1. Quy định về dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử từ 1/7/2026 có gì mới?

Từ ngày 1/7/2026, khung pháp lý điều chỉnh dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trong thương mại chính thức bước sang giai đoạn thực thi toàn diện. Đây không chỉ là mốc đánh dấu việc áp dụng đồng bộ Luật Giao dịch điện tử năm 2023, Luật Thương mại điện tử năm 2025 cùng các nghị định hướng dẫn, mà còn là thời điểm nhiều quy định về hạ tầng kỹ thuật, điều kiện kinh doanh và cơ chế chứng thực được đưa vào vận hành thống nhất trên phạm vi cả nước.

So với giai đoạn trước, dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử không còn được xem là một giải pháp hỗ trợ trong thương mại điện tử mà đã trở thành một loại dịch vụ tin cậy được quản lý chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Điều này đồng nghĩa với việc các tổ chức cung cấp dịch vụ phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về nhân sự, tài chính, hạ tầng công nghệ, an toàn thông tin và chịu sự giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Một trong những thay đổi quan trọng là việc hoàn thiện Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam và các nền tảng quốc gia liên quan. Các tổ chức được cấp phép sẽ thực hiện chứng thực hợp đồng điện tử thông qua cơ chế kết nối với hệ thống này nhằm xác nhận tính toàn vẹn của hợp đồng, thời điểm ký kết và thông tin định danh của các bên tham gia giao dịch.

Đối với doanh nghiệp, mốc 1/7/2026 còn mang ý nghĩa chuyển đổi từ giai đoạn khuyến khích sử dụng hợp đồng điện tử sang giai đoạn chuẩn hóa quy trình giao kết. Trong một số lĩnh vực như hợp đồng lao động điện tử và giao dịch thương mại trên môi trường số, việc sử dụng dịch vụ chứng thực của tổ chức được cấp phép sẽ giúp tăng tính an toàn pháp lý, nâng cao giá trị chứng cứ và hạn chế đáng kể rủi ro khi phát sinh tranh chấp.

Có thể thấy, các quy định mới hướng đến ba mục tiêu lớn:

  • Chuẩn hóa hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.
  • Nâng cao mức độ tin cậy của giao dịch điện tử.
  • Tăng cường khả năng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên khi tham gia giao dịch trên môi trường số.

 

2. Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là gì? CeCA là gì?

Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là dịch vụ do tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép cung cấp nhằm xác nhận tính toàn vẹn của hợp đồng điện tử, xác thực thông tin giao kết và bảo đảm hợp đồng không bị sửa đổi sau khi các bên hoàn tất việc ký kết.

Khác với việc chỉ ký điện tử hoặc ký số trên một văn bản, dịch vụ chứng thực còn bổ sung thêm một lớp bảo đảm từ bên thứ ba độc lập. Tổ chức cung cấp dịch vụ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của quá trình giao kết, ghi nhận thời điểm ký, lưu trữ dữ liệu theo quy định và tạo căn cứ để các bên chứng minh giá trị pháp lý của hợp đồng khi cần thiết.

Theo quy định hiện hành, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được gọi là CeCA. Đây là tổ chức được Bộ Công Thương cấp phép để thực hiện hoạt động lưu trữ, quản lý và xác nhận tính toàn vẹn của hợp đồng điện tử trong lĩnh vực thương mại.

CeCA không phải là một doanh nghiệp cung cấp phần mềm thông thường mà đóng vai trò là bên thứ ba độc lập, có trách nhiệm bảo đảm sự minh bạch và tin cậy của quá trình giao kết hợp đồng. Sau khi các bên hoàn tất việc ký kết, CeCA sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giao dịch, thực hiện chứng thực và gửi các thông tin cần thiết lên Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam theo quy định.

Vai trò của CeCA thể hiện ở ba nội dung quan trọng.

Thứ nhất, xác thực chủ thể tham gia giao kết. Thông qua các giải pháp xác thực điện tử, CeCA góp phần bảo đảm người thực hiện việc ký kết đúng là chủ thể có quyền ký hợp đồng.

Thứ hai, bảo đảm tính toàn vẹn của hợp đồng. Sau khi được chứng thực, mọi thay đổi đối với nội dung hợp đồng đều có thể bị phát hiện thông qua cơ chế kiểm tra dữ liệu, giúp hạn chế nguy cơ sửa đổi tài liệu sau khi ký.

Thứ ba, phòng ngừa hành vi chối bỏ giao dịch. Thông tin về thời điểm ký, lịch sử xử lý và dữ liệu xác thực được lưu giữ đầy đủ sẽ tạo cơ sở quan trọng để giải quyết tranh chấp phát sinh sau này.

Nhờ có cơ chế chứng thực của CeCA, hợp đồng điện tử không chỉ đáp ứng điều kiện có hiệu lực theo quy định của pháp luật mà còn có độ tin cậy cao hơn khi được sử dụng làm chứng cứ trong quá trình giải quyết tranh chấp.

 

3. Điều kiện để tổ chức được cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và Nghị định số 23/2025/NĐ-CP, không phải mọi doanh nghiệp công nghệ đều được phép cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử. Đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, đòi hỏi tổ chức cung cấp dịch vụ phải đáp ứng đồng thời các yêu cầu về pháp lý, tài chính, nhân sự và hạ tầng kỹ thuật.

Mục tiêu của các điều kiện này là bảo đảm chỉ những tổ chức có đủ năng lực mới được tham gia xác nhận các giao dịch có giá trị pháp lý lớn, qua đó bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người sử dụng dịch vụ.

Về nhân sự và tổ chức, đơn vị cung cấp dịch vụ phải xây dựng bộ máy chuyên trách đáp ứng yêu cầu vận hành hệ thống liên tục, an toàn và ổn định. Đội ngũ nhân sự phải có chuyên môn phù hợp trong lĩnh vực công nghệ thông tin, an toàn thông tin và pháp luật. Đồng thời, tổ chức phải có bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng quy trình quản lý, kiểm soát rủi ro và bảo đảm việc cung cấp dịch vụ tuân thủ quy định pháp luật.

Về năng lực tài chính, pháp luật đặt ra các yêu cầu tương đối nghiêm ngặt nhằm bảo đảm khả năng bồi thường thiệt hại khi xảy ra sự cố. Theo quy định hiện hành, tổ chức cung cấp dịch vụ phải đáp ứng các điều kiện về vốn, thực hiện ký quỹ theo mức tối thiểu tương ứng với quy mô thuê bao và có phương án bảo hiểm trách nhiệm trong trường hợp pháp luật hoặc hoạt động kinh doanh yêu cầu.

Về hạ tầng kỹ thuật, hệ thống thông tin phục vụ hoạt động chứng thực phải đáp ứng yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin mạng tối thiểu cấp độ 3. Ngoài ra, hệ thống phải được đặt tại Việt Nam, có phương án sao lưu, phục hồi dữ liệu, bảo đảm khả năng vận hành liên tục và khắc phục sự cố trong thời gian theo quy định.

Bên cạnh đó, tổ chức cung cấp dịch vụ còn phải xây dựng hệ thống kỹ thuật phục vụ việc xác thực người ký, lưu trữ thông điệp dữ liệu, ghi nhận lịch sử giao dịch và kết nối với Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam theo tiêu chuẩn do cơ quan quản lý ban hành.

Những điều kiện nêu trên cho thấy hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử không đơn thuần là dịch vụ công nghệ mà là một hoạt động có tính chất bảo đảm pháp lý, đòi hỏi mức độ an toàn, tin cậy và trách nhiệm rất cao.

 

4. Hợp đồng điện tử được chứng thực có giá trị pháp lý như thế nào?

Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Vì vậy, hợp đồng điện tử có thể có hiệu lực tương tự hợp đồng bằng văn bản nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chủ thể, ý chí tự nguyện, nội dung và hình thức theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, trên thực tế, giá trị chứng minh của hợp đồng điện tử sẽ khác nhau tùy thuộc vào phương thức giao kết và mức độ bảo đảm của hệ thống lưu trữ, xác thực.

Đối với hợp đồng điện tử đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực xác nhận, giá trị pháp lý được củng cố đáng kể nhờ có sự tham gia của bên thứ ba độc lập. Sau khi hoàn tất quá trình chứng thực, hợp đồng được gắn với các thông tin xác thực về thời điểm ký kết, danh tính chủ thể và dữ liệu kiểm tra tính toàn vẹn.

Khi phát sinh tranh chấp, những dữ liệu này có ý nghĩa quan trọng trong việc chứng minh:

  • Chủ thể nào đã thực hiện việc ký kết.
  • Hợp đồng được xác lập vào thời điểm nào.
  • Nội dung hợp đồng có bị sửa đổi sau khi ký hay không.
  • Quá trình giao kết có tuân thủ quy trình kỹ thuật theo quy định hay không.

Việc lưu giữ dữ liệu trên hệ thống của tổ chức chứng thực và kết nối với Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam giúp tăng tính khách quan của chứng cứ, đồng thời giảm đáng kể thời gian và chi phí xác minh trong quá trình giải quyết tranh chấp.

Mặc dù pháp luật không bắt buộc mọi hợp đồng điện tử đều phải được chứng thực mới có hiệu lực, nhưng đối với các giao dịch có giá trị lớn hoặc tiềm ẩn nhiều rủi ro, việc sử dụng dịch vụ chứng thực là giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng bảo vệ quyền lợi của mình trước cơ quan có thẩm quyền.

 

5. So sánh hợp đồng điện tử thông thường và hợp đồng điện tử được chứng thực

Cả hợp đồng điện tử thông thường và hợp đồng điện tử được chứng thực đều có thể phát sinh hiệu lực nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định của Bộ luật Dân sự và Luật Giao dịch điện tử. Tuy nhiên, hai loại hợp đồng này có sự khác biệt đáng kể về mức độ bảo đảm pháp lý và khả năng chứng minh khi xảy ra tranh chấp.

Tiêu chí Hợp đồng điện tử thông thường Hợp đồng điện tử được chứng thực
Chủ thể xác nhận Chỉ có các bên tham gia giao kết Có thêm tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực tham gia xác nhận
Tính toàn vẹn Phụ thuộc vào hệ thống lưu trữ của các bên Được kiểm tra và xác nhận thông qua cơ chế bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu
Khả năng chứng minh Có thể phải bổ sung nhiều tài liệu để chứng minh khi phát sinh tranh chấp Có thêm dữ liệu chứng thực, lịch sử giao dịch và thông tin xác nhận của bên thứ ba
Khả năng tra cứu Chủ yếu lưu giữ trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ Có thể tra cứu thông tin chứng thực theo quy định thông qua hệ thống được cơ quan quản lý kết nối
Mức độ an toàn pháp lý Phụ thuộc vào quy trình quản lý của từng doanh nghiệp Có mức độ tin cậy cao hơn nhờ đáp ứng quy trình chứng thực theo quy định của pháp luật

Từ góc độ quản trị rủi ro pháp lý, hợp đồng điện tử thông thường vẫn là giải pháp phù hợp đối với các giao dịch đơn giản, giá trị nhỏ hoặc ít phát sinh tranh chấp. Trong khi đó, đối với hợp đồng thương mại, hợp đồng lao động hoặc các giao dịch có giá trị lớn, việc sử dụng dịch vụ chứng thực sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng chứng minh quyền và nghĩa vụ của các bên, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong quá trình giải quyết tranh chấp.

 

6. Quy trình chứng thực hợp đồng điện tử diễn ra như thế nào?

Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và các văn bản hướng dẫn, quy trình chứng thực hợp đồng điện tử được thiết kế theo hướng tự động hóa nhưng vẫn bảo đảm khả năng kiểm soát, xác thực và lưu vết toàn bộ quá trình giao kết. Khi sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được cấp phép, doanh nghiệp thường trải qua các bước sau:

Bước 1. Khởi tạo và soạn thảo hợp đồng điện tử

Bên đề nghị giao kết tạo lập hợp đồng trên hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc trên phần mềm quản lý hợp đồng của doanh nghiệp đã được tích hợp với hệ thống chứng thực.

Ở giai đoạn này, các bên xác định nội dung hợp đồng, chủ thể tham gia ký kết, thứ tự ký, phương thức xác thực và các điều kiện liên quan đến việc hoàn tất giao dịch.

Bước 2. Xác thực danh tính người ký

Đây là bước có ý nghĩa quyết định đối với giá trị pháp lý của hợp đồng.

Tùy từng trường hợp, việc xác thực có thể được thực hiện thông qua:

  • Tài khoản định danh điện tử theo quy định.
  • Chữ ký số hợp lệ.
  • Xác thực bằng mã xác nhận một lần.
  • Các phương thức xác thực điện tử khác theo quy định của pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Việc xác thực nhằm bảo đảm người thực hiện việc ký đúng là chủ thể có quyền ký kết hợp đồng.

Bước 3. Các bên thực hiện ký điện tử

Sau khi hoàn tất việc xác thực, các bên tiến hành ký điện tử theo quy trình đã thiết lập.

Hệ thống sẽ ghi nhận đầy đủ các thông tin như:

  • Thời điểm ký.
  • Chủ thể ký.
  • Thiết bị hoặc phương thức ký.
  • Nhật ký xử lý của toàn bộ quá trình giao kết.

Những dữ liệu này có ý nghĩa quan trọng khi giải quyết tranh chấp sau này.

Bước 4. Tổ chức chứng thực kiểm tra và xác nhận hợp đồng

Sau khi các bên hoàn tất việc ký, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực sẽ tiến hành:

  • Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký điện tử hoặc chữ ký số.
  • Kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu.
  • Gắn thông tin chứng thực theo quy định.
  • Xác nhận thời điểm hoàn thành giao dịch.

Nếu hợp đồng đáp ứng đầy đủ các điều kiện kỹ thuật và pháp lý, hệ thống sẽ hoàn tất việc chứng thực.

Bước 5. Gửi thông tin lên Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam

Theo quy định hiện hành, tổ chức cung cấp dịch vụ sẽ gửi các thông tin định danh và dữ liệu phục vụ việc xác thực lên Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam.

Điểm cần lưu ý là hệ thống không gửi toàn bộ nội dung hợp đồng mà chỉ gửi các dữ liệu cần thiết để phục vụ việc xác minh tính toàn vẹn của hợp đồng, qua đó vẫn bảo đảm bí mật kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 6. Lưu trữ và tra cứu hợp đồng

Sau khi hoàn tất việc chứng thực, hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống theo thời hạn pháp luật quy định.

Các bên có thể tra cứu thông tin hợp đồng, kiểm tra tình trạng chứng thực hoặc cung cấp dữ liệu cho cơ quan có thẩm quyền khi phát sinh yêu cầu giải quyết tranh chấp.

Nhờ quy trình này, hợp đồng điện tử không chỉ được xác lập hợp lệ mà còn hình thành một hệ thống chứng cứ điện tử đầy đủ về chủ thể, thời điểm giao kết và tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng.

 

7. Những đối tượng nào nên sử dụng dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử?

Pháp luật hiện hành không quy định mọi hợp đồng điện tử đều bắt buộc phải được chứng thực. Tuy nhiên, đối với các giao dịch có giá trị lớn, thực hiện từ xa hoặc tiềm ẩn nhiều rủi ro tranh chấp, việc sử dụng dịch vụ chứng thực là giải pháp giúp tăng cường mức độ an toàn pháp lý.

Một số nhóm đối tượng nên ưu tiên áp dụng gồm:

- Doanh nghiệp thường xuyên ký kết hợp đồng với khách hàng và đối tác

Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, sản xuất, phân phối, logistics, tài chính hoặc dịch vụ thường phát sinh số lượng lớn hợp đồng mỗi năm.

Việc áp dụng chứng thực hợp đồng điện tử giúp:

  • Rút ngắn thời gian ký kết.
  • Giảm chi phí in ấn và lưu trữ.
  • Dễ dàng quản lý hợp đồng tập trung.
  • Hạn chế tranh chấp về thời điểm và nội dung ký kết.

- Doanh nghiệp sử dụng hợp đồng lao động điện tử

Từ khi hạ tầng hợp đồng lao động điện tử quốc gia được triển khai đồng bộ, việc sử dụng hợp đồng điện tử có chứng thực giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong công tác quản lý nhân sự, thanh tra lao động và giải quyết tranh chấp lao động.

- Sàn thương mại điện tử và nền tảng số

Các đơn vị vận hành nền tảng trực tuyến thường phát sinh lượng lớn hợp đồng với người bán, đối tác và khách hàng.

Việc sử dụng dịch vụ chứng thực góp phần nâng cao tính minh bạch của giao dịch và tăng niềm tin của người sử dụng.

- Doanh nghiệp có nhiều giao dịch từ xa

Đối với doanh nghiệp có chi nhánh tại nhiều địa phương hoặc thường xuyên ký kết với đối tác nước ngoài, chứng thực hợp đồng điện tử giúp loại bỏ yêu cầu gặp mặt trực tiếp nhưng vẫn bảo đảm giá trị pháp lý của giao dịch.

- Cơ quan, tổ chức có nhu cầu lưu trữ lâu dài

Những đơn vị cần lưu trữ hợp đồng trong nhiều năm nên sử dụng dịch vụ chứng thực để bảo đảm dữ liệu luôn có thể kiểm tra, xác minh và sử dụng làm chứng cứ khi cần thiết.

 

8. Cách lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử uy tín

Hiệu lực pháp lý của hợp đồng không chỉ phụ thuộc vào nội dung giao kết mà còn chịu ảnh hưởng đáng kể từ năng lực của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn nhà cung cấp.

Kiểm tra tình trạng cấp phép

Tiêu chí đầu tiên là đơn vị phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép theo quy định.

Doanh nghiệp nên tra cứu danh sách các tổ chức được phép cung cấp dịch vụ trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử hoặc các kênh thông tin chính thức của cơ quan quản lý.

Đánh giá khả năng kết nối với hệ thống quốc gia

Đơn vị cung cấp dịch vụ cần bảo đảm khả năng kết nối với Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam theo đúng quy định, từ đó bảo đảm việc xác thực và tra cứu thông tin hợp đồng được thực hiện thuận lợi.

Kiểm tra tiêu chuẩn an toàn thông tin

Do hợp đồng điện tử chứa nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp, nhà cung cấp cần có hệ thống đáp ứng yêu cầu về an toàn thông tin mạng, mã hóa dữ liệu, sao lưu và phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự cố.

Đánh giá năng lực kỹ thuật và hỗ trợ

Doanh nghiệp nên ưu tiên các đơn vị có:

  • Hệ thống vận hành ổn định.
  • Khả năng tích hợp với phần mềm quản trị doanh nghiệp.
  • Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật liên tục.
  • Kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp.

Xem xét chính sách lưu trữ dữ liệu

Đơn vị cung cấp dịch vụ cần có quy trình lưu trữ, bảo mật và cung cấp dữ liệu theo đúng quy định của pháp luật, đồng thời có phương án dự phòng nhằm hạn chế rủi ro mất dữ liệu.

 

9. Chi phí chứng thực hợp đồng điện tử hiện nay là bao nhiêu?

Hiện nay, pháp luật không quy định mức phí thống nhất đối với dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử. Giá dịch vụ do từng tổ chức cung cấp xây dựng trên cơ sở nhu cầu thị trường và phạm vi dịch vụ cung cấp.

Thông thường, chi phí sẽ bao gồm một hoặc nhiều khoản sau:

  • Phí thuê bao phần mềm theo tháng hoặc theo năm.
  • Phí chứng thực tính trên từng hợp đồng hoặc từng lượt ký.
  • Chi phí tích hợp với hệ thống quản trị của doanh nghiệp.
  • Phí lưu trữ dữ liệu và các dịch vụ bổ sung nếu có.

Đối với các doanh nghiệp có số lượng hợp đồng lớn, nhiều đơn vị cung cấp áp dụng chính sách tính phí theo gói nhằm giảm chi phí bình quân trên mỗi hợp đồng.

Theo mặt bằng thị trường hiện nay, mức phí chứng thực một hợp đồng điện tử thường chỉ từ vài nghìn đồng mỗi lượt ký đối với các gói dịch vụ cơ bản. Tuy nhiên, mức giá thực tế có thể thay đổi tùy theo:

  • Quy mô doanh nghiệp.
  • Số lượng hợp đồng phát sinh.
  • Phương thức xác thực.
  • Yêu cầu về lưu trữ.
  • Mức độ tích hợp với hệ thống hiện có.

Do đó, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá chi tiết từ nhiều nhà cung cấp để lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu sử dụng.

 

10. Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử từ 1/7/2026

Việc chuyển đổi sang hợp đồng điện tử không chỉ là vấn đề công nghệ mà còn là yêu cầu về quản trị rủi ro pháp lý. Để bảo đảm hiệu quả khi áp dụng, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau.

Chỉ sử dụng dịch vụ của tổ chức được cấp phép

Việc sử dụng dịch vụ của đơn vị không đủ điều kiện có thể ảnh hưởng đến khả năng chứng minh giá trị pháp lý của hợp đồng khi xảy ra tranh chấp.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân

Hợp đồng điện tử thường chứa nhiều thông tin cá nhân của khách hàng và người lao động. Doanh nghiệp cần bảo đảm việc thu thập, xử lý, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đồng thời, cần có thỏa thuận rõ ràng với đơn vị cung cấp dịch vụ về trách nhiệm bảo mật thông tin.

Kiểm soát chặt chẽ quyền ký hợp đồng

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình phân quyền, quản lý tài khoản ký điện tử và kiểm soát người có thẩm quyền ký nhằm hạn chế rủi ro phát sinh từ việc sử dụng trái phép tài khoản hoặc chữ ký số.

Không thực hiện việc ký lùi thời gian

Hệ thống chứng thực ghi nhận chính xác thời điểm giao kết thông qua cơ chế xác nhận thời gian và lưu vết giao dịch. Vì vậy, việc cố tình ký lùi ngày hoặc điều chỉnh thời điểm giao kết không chỉ khó thực hiện về mặt kỹ thuật mà còn có thể làm phát sinh rủi ro pháp lý nếu bị phát hiện.

Xây dựng quy trình lưu trữ hợp đồng điện tử

Doanh nghiệp cần ban hành quy chế quản lý hợp đồng điện tử, quy định rõ thời hạn lưu trữ, trách nhiệm quản lý dữ liệu và quy trình cung cấp hợp đồng khi cơ quan nhà nước hoặc cơ quan giải quyết tranh chấp yêu cầu.

Việc chuẩn bị đầy đủ các nội dung trên sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp luật từ ngày 1/7/2026 mà còn nâng cao hiệu quả quản trị, giảm chi phí vận hành và tăng cường khả năng bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong quá trình kinh doanh trên môi trường số.

Quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm các bài viết pháp lý liên quan về chủ đề chứng thực hợp đồng điện tử khác như: