1. Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là gì?
Dựa vào quy định tại Điều 3 Nghị định 52/2013/NĐ-CP, dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đề cập đến việc cung cấp dịch vụ lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ điện tử được tạo ra bởi các bên trong quá trình thực hiện và ký kết hợp đồng.
Dựa theo quy định tại khoản 22 của Điều 1 Nghị định số 85/2021/NĐ-CP, các điều kiện để thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử bao gồm:
- Là doanh nghiệp hoặc tổ chức được thành lập và hợp pháp hoạt động theo luật pháp của Việt Nam.
- Phải có Đề án hoạt động cung cấp dịch vụ, theo mẫu quy định tại khoản 8 của Điều này, và được Bộ Công Thương xem xét và thẩm định. Đề án này cần bao gồm các nội dung tối thiểu sau đây:
+ Thông tin giới thiệu về doanh nghiệp hoặc tổ chức, bao gồm kinh nghiệm và năng lực phù hợp với hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.
+ Mô tả chi tiết về phương án kỹ thuật phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, bao gồm thuyết minh về hệ thống công nghệ thông tin, giải pháp công nghệ, quy trình vận hành, chứng thực hợp đồng điện tử, lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử.
+ Phải có phương án định danh và chứng thực điện tử của các bên liên quan đến hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử theo quy định của pháp luật.
+ Ngoài ra, cần mô tả phương án tra cứu hợp đồng điện tử đã được chứng thực trên hệ thống, phương án bảo mật hệ thống cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, và phương án kỹ thuật để đảm bảo duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra.
2. Chức năng nhiệm vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử
Các tổ chức chứng thực hợp đồng điện tử phải đảm bảo rằng hệ thống của họ hoạt động một cách an toàn, bảo mật và đáng tin cậy. Điều này đòi hỏi các tổ chức này phải đáp ứng các điều kiện được cấp phép bởi Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương, dựa trên quy định trong "Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16 tháng 05 năm 2013 về Thương mại điện tử".
Mục tiêu chính của họ là đảm bảo rằng các hợp đồng điện tử không chỉ đạt đến các tiêu chuẩn mà còn không bị từ chối. Các tổ chức này đóng góp vào việc thực hiện chính sách chuyển đổi số của quốc gia theo hướng dẫn của Thủ tướng Chính phủ.
Cụ thể, chức năng và nhiệm vụ của các tổ chức này bao gồm:
- Quản lý và vận hành hệ thống kỹ thuật hợp đồng điện tử, đồng thời kết nối với Hệ thống Hợp đồng điện tử Việt Nam.
- Chịu trách nhiệm cho việc khởi tạo và quản lý các hợp đồng điện tử, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn và điều kiện theo pháp luật tại Điều 33, 34 Luật Giao dịch điện tử 2005.
- Đảm bảo và chịu trách nhiệm cho việc bảo mật, giữ gìn tính toàn vẹn, xác định nguồn gốc và đảm bảo tính không thể từ chối của các hợp đồng điện tử.
- Cập nhật và tối ưu hệ thống định kỳ, đồng thời phát triển trên nhiều nền tảng để tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng.
- Hợp tác chặt chẽ với các cơ quan quản lý nhà nước, đảm bảo mọi hoạt động và xử lý sự cố diễn ra đúng quy định, bảo vệ quyền lợi của các bên ký kết hợp đồng điện tử.
3. Quy chế hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử bao gồm nội dung gì?
Nội dung này được thể hiện trong Thông tư 01/2022/TT-BCT, sửa đổi Thông tư 47/2014/TT-BCT về quản lý website thương mại điện tử và Thông tư 59/2015/TT-BCT về quản lý hoạt động thương mại điện tử qua ứng dụng trên thiết bị di động. Theo quy định này, quy chế hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử cần phải được công bố công khai trên trang chủ của website, bao gồm các điều sau:
- Quyền và nghĩa vụ của thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng dịch vụ.
- Mô tả phương thức và quy trình thực hiện hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử.
- Giới hạn trách nhiệm của thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.
- Quy định về an toàn thông tin và quản lý thông tin trong hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.
- Cơ chế giải quyết khiếu nại và tranh chấp giữa các bên liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.
- Biện pháp xử lý vi phạm đối với những người không tuân thủ quy chế hoạt động.
Thông tư 01/2022/TT-BCT có hiệu lực từ ngày 08/3/2022.
4. Quy trình đăng ký thực hiện dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử?
Dựa trên quy định của khoản 22 Điều 1 trong Nghị định 85/2021/NĐ-CP về quy trình đăng ký thực hiện dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, quy trình này được thực hiện theo các bước sau: Việc nộp, tiếp nhận, và xử lý hồ sơ đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử sẽ được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử tại địa chỉ www.online.gov.vn bởi Bộ Công Thương.
Quy trình đăng ký bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Thương nhân hoặc tổ chức cần đăng ký tài khoản đăng nhập hệ thống bằng cách cung cấp các thông tin như tên thương nhân hoặc tổ chức, số đăng ký kinh doanh hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở, và thông tin liên hệ như số điện thoại, fax, và địa chỉ thư điện tử.
Bước 2: Trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc, tính từ ngày cung cấp thông tin ở Bước 1, thương nhân hoặc tổ chức sẽ nhận kết quả từ Bộ Công Thương qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký. Kết quả này có thể bao gồm:
- Nếu thông tin đăng ký tài khoản đầy đủ, thương nhân hoặc tổ chức sẽ được cấp một tài khoản đăng nhập hệ thống và tiếp tục với Bước 3.
- Trong trường hợp đăng ký tài khoản bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung thông tin, thương nhân hoặc tổ chức cần thực hiện lại quy trình đăng ký hoặc bổ sung thông tin theo yêu cầu.
Bước 3: Thương nhân hoặc tổ chức đăng nhập vào tài khoản của mình trên hệ thống và chọn chức năng "Đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử." Sau đó, họ tiến hành khai báo thông tin theo mẫu và đính kèm hồ sơ đăng ký.
Bước 4: Trong thời hạn 20 ngày, tính từ ngày đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ ở Bước 3, thương nhân hoặc tổ chức sẽ nhận thông tin phản hồi từ Bộ Công Thương qua thư điện tử, với một trong các nội dung sau:
- Xác nhận rằng hồ sơ đăng ký đầy đủ, hợp lệ và yêu cầu thương nhân hoặc tổ chức tiếp tục với Bước 5.
- Thông báo rằng hồ sơ đăng ký không hợp lệ hoặc cần bổ sung thông tin. Trong trường hợp này, thương nhân hoặc tổ chức sẽ quay lại Bước 3 để khai báo lại hoặc bổ sung thông tin theo yêu cầu.
Bước 5: Sau khi nhận được thông báo xác nhận rằng hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thương nhân hoặc tổ chức sẽ gửi bộ hồ sơ đăng ký hoàn chỉnh (bản giấy) về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số).
- Thương nhân hoặc tổ chức phải theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ qua thư điện tử hoặc tài khoản truy cập hệ thống đã được cấp để có thể cập nhật và chỉnh sửa thông tin theo yêu cầu.
- Trong thời hạn 30 ngày, tính từ ngày nhận được thông báo yêu cầu bổ sung thông tin ở Bước 4, nếu không có phản hồi từ thương nhân hoặc tổ chức, hồ sơ đăng ký trên hệ thống sẽ bị chấm dứt. Thương nhân hoặc tổ chức sẽ phải tiến hành đăng ký lại từ đầu.
Bài viết liên quan: Hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được thực hiện như thế nào?
Trên đây là nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về quy chế hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử. Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!
