Luật sư tư vấn:
1. Khái niệm sao y, sao y bản chính
Về sao y bản chính, văn bản hiện hành đang điều chỉnh lĩnh vực này là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Trên thực tế, thuật ngữ thường được sử dụng trong các văn bản pháp luật không phải là thuật ngữ "Sao y bản chính". Sao y bản chính là cách nhiều người hay sử dụng để nói nôm na cho việc tạo ra một văn bản, tài liệu khác có nội dung và thể thức y hệt bản gốc hoặc bản chính, sử dụng nhiều thành ra quen miệng. Còn nếu chuẩn ngôn ngữ luật thì chỉ có "Sao y" thôi.
Sao y là việc chủ thể thẩm quyền thực hiện việc tạo ra một hoặc nhiều bản sao có đầy đủ nội dung và chính xác như bản gốc hoặc bản chính và tuân theo thể thức, kỹ thuật trình bày luật định. Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, sao y bao gồm các hoạt động sau: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. Trong đó:
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc/bản chính văn bản giấy sang giấy.
- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức (ví dụ như hoạt động scan tài liệu).
Tài liệu để tiến hành sao y bao gồm có hai loại là Bản gốc hoặc Bản chính được tạo ra từ bản gốc. Nhắc đến hai khái niệm Bản gốc và Bản chính, đôi khi chúng ta bị nhầm lẫn đây là cũng một loại tài liệu nhưng trong thực tế công tác văn thư, lưu trữ, đây là hai khái niệm riêng biệt. Cụ thể:
Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giải thích hai khái niệm này như sau:
- Bản gốc văn bản là bản đầu tiên, là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. Tức là người có thẩm quyền sẽ chỉ ký một lần trên bản gốc này.
- Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Có thể có nhiều bản chính nhưng chỉ có một bản gốc. Trong bản chính sẽ không có chữ ký "tươi" của người có thẩm quyền mà có khả năng chỉ có dấu. Các bản chính này đều có hiệu lực pháp lý như nhau. Hoạt động tạo các bản sao từ bản chính nêu trên chính là công tác "sao y bản chính" mà chúng ta hay sử dụng.
Trong thực tiễn, sao y là một trong các hoạt động nằm trong nội dung công tác văn thư diễn ra trong nội bộ các cơ quan, đơn vị, tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp.
2. Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính là gì ?
Cấp bản sao từ sổ gốc hay chứng thực bản sao từ bản chính, nếu nói bản chất thì hoạt động này cũng không khác gì với "sao y từ bản gốc hay sao y từ bản chính cả". Tuy nhiên, do các lĩnh vực khác nhau nên các thuật ngữ cũng được sử dụng khác nhau. Sao y thường dùng trong công tác văn thư. Còn cấp bản sao hoặc chứng thực bản sao là các hoạt động được thực hiện dựa trên thủ tục hành chính liên quan tới công tác hộ tịch, liên quan đến hộ tịch, hoặc các lĩnh vực công chứng, chứng thực,...
Việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính được hướng dẫn bởi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 01/2020/TT-BTP. Theo đó, hai hoạt động này được hiểu như sau:
- Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc;
- Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Bản phô tô thực chất là một loại bản sao, được chụp bằng việc sử dụng các công nghệ hiện đại trong lĩnh vực in ấn. Để bản photo có giá trị pháp lý như bản chính cần thực hiện chứng thực bản photo đó.
Còn trích lục là gì ? Trích lục là thuật ngữ được sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính như trích lục hộ tịch, trích lục bản án, trích lục hồ sơ. Trích lục hộ tịch là việc cơ quan có thẩm quyền cấp các văn bản nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch (trong đó có trích lục khai sinh). Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Bản phô tô chứng thực từ bản chính không được gọi là bản sao y. Bản trích lục hộ tịch cũng không phải là bản sao lục hoặc bản trích sao. Bởi các lĩnh vực hoạt động khác nhau nên tên gọi và bản chất của các hoạt động này cũng không giống nhau.
3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính?
- Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 01/2020/TT-BTP, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Nếu người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản và không thuộc các trường hợp bản chính không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao theo quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sau đó thực hiện việc chứng thực theo quy định sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Sau đó ghi số chứng thực theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.
4. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc
- Chủ thể có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc: cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.
- Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:
+ Chủ thể yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
Nếu người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là không phải là người, tổ chức được cấp bản chính thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.
+ Chủ thể có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Nếu không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung được yêu cầu cấp bản sao thì phải trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.
+ Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh nhân thân và chứng minh quan hệ kèm theo 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
- Thời hạn thực hiện yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp nhận hồ sơ qua đường bưu điện, thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.
5. Phải làm gì khi mất giấy khai sinh ?
Trước Luật Hộ tịch 2014, trường hợp mất giấy khai sinh, công dân có thể thực hiện việc xin cấp lại bản chính Giấy khai sinh đó. Tuy nhiên, kể từ thời điểm 01/01/2016 khi Luật Hộ tịch 2014 có hiệu lực thì không còn quy định về việc cấp lại bản chính giấy khai sinh khi bị mất nữa. Nếu không may làm mất Giấy khai sinh thì công dân có thể thực hiện một trong các thủ tục sau: Thứ nhất là thủ tục chứng thực bản sao trích lục từ bản chính trích lục khai sinh; Thứ hai, nếu không còn bản chính trích lục thì xin cấp bản sao trích lục khai sinh hoặc Thứ ba là thủ tục đăng ký khai sinh lại.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính không khó khăn nếu công dân còn lưu giữ bản chính. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính bạn có thể tham khảo ở mục số 3 nêu trên.
Việc xin cấp bản sao trích lục khai sinh về cũng không có vấn đề gì nếu thông tin về việc khai sinh của công dân còn lưu trong hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch. Thủ tục xin cấp bản sao trích mục khai sinh cũng không phức tạp. Bạn mang theo giấy tờ tuy thân tới Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi thực hiện đăng ký khai sinh trước đây, xin mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục khai sinh, điền thông tin. Sau đó nộp trực tiếp hồ sơ tại bộ phận một cửa hoặc uỷ quyền cho người khác nộp thay. Công chức hộ tịch sẽ kiểm tra xác minh và thực hiện cấp bản sao trích lục khai sinh trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn nếu hồ sơ của bạn đầy đủ và phù hợp.
Đối với trường hợp đăng ký lại việc khai sinh. Bạn sẽ được đăng ký lại khai sinh nếu việc khai sinh trước đây của bạn được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm có:
- Tờ khai theo mẫu quy định;
- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;
- Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ nêu trên phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
- Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh: Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú.
- Thời hạn thực hiện: Thông thường là 5 ngày làm việc, trường hợp cần xác minh hoặc đăng ký lại việc khai sinh tại nơi không phải nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì thời hạn thực hiện có thể kéo dài 08 ngày làm việc.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi về yêu cầu của bạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900.6162 để được giải đáp. Rất mong nhận được sự hợp tác!
