Tác giả:: Mục lục bài viết
Trân trọng cảm ơn.
Người gửi: K.P
Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục Tư vấn luật doanh nghiệp của Công ty Luật Minh Khuê.
.jpg)
Luật sư tư vấn luật doanh nghiệp gọi số:19006162
Trả lời:
Chào bạn! Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về cho chúng tôi. Về vấn đề này chúng tôi giải đáp như sau:
1. Cơ sở pháp lý
Luật doanh nghiệp 2020
2. Nội dung tư vấn
Theo quy định tại Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì:
"Điều 22. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao
1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền."
Trường hợp của bạn thuộc vào khoản 6 Điều luật này, tức là điều lệ công ty của công ty bạn chưa có dấu của Sở Kế hoạch và Đầu tư thì được xem là bản chính không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Vì vậy, trước khi tiến hành sao y bản chính cho điều lệ công ty bạn cần phải xin dấu cho bản chính điều lệ công ty. Theo đó, bạn đến Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty bạn tiến hành đăng ký kinh doanh xin xác nhận cho bản gốc của điều lệ công ty.
Sau đó, bạn tiến hành thủ tục để làm bản sao y bản chính, cụ thể, bạn làm bản sao cho điều lệ công ty có nội dung và hình thức y hệt như bản chính, đồng thời xuất trình bản chính điều lệ công ty bạn đã xin được dấu với Sở Kế hoạch & Đầu tư. Thì sau khi xem xét, đối chiếu bản chính và bản sao thì nếu hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ thực hiện chứng thực cho bạn.
3. Công ty có quyền tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?
Sao y bản chính là sao chép toàn bộ nội dung và hình thức của một văn bản từ bản chính, đồng thời kèm theo dấu thị thực của cơ quan có thẩm nguyền.
Đây chính là việc của cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc và căn cứ vào sổ gốc (bản chính) để cấp bản sao như theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Con dấu là một vật không thể thiếu trong các Cơ Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp phục vụ cho rất nhiều công việc quan trọng. Có thể nói, con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Mặt khác, Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
Để thực hiện đăng ký mẫu dấu thì cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải chuẩn bị một bộ hồ sơ với những giấy tờ pháp lý hợp lệ nộp cho các Cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu dấu. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).
Theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu: Những cơ quan, chủ thể có thẩm quyền sau đây sẽ thực hiện đăng ký mẫu dấu:
+ Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu
+ Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Dùng trong doanh nghiệp, tổ chức: Con dấu này được sử dụng trong việc cần xác thực các giấy tờ, văn bản photo từ bản gốc do chính doanh nghiệp, tổ chức ban hành. Khi đóng dấu bắt buộc phải có bản gốc của văn bản để đối chiếu. Như vậy thì việc đóng dấu sao y bản chính đó là có giá trị. Tuy nhiên nếu như là đóng dấu sao y bản chính ở công ty khác thì không được phép.
Lưu ý doanh nghiệp, tổ chức không được sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền. Nếu vượt quá thẩm quyền con dấu được sử dụng không có giá trị pháp lí và tài liệu được sao ra không được sử dụng như bản chính.
Dùng trong các văn phòng công chứng, cơ quan nhà nước
+ Xác thực các giấy tờ bản sao từ các bản chính của mọi ngành nghề, công việc khác nhau. Khi chứng thực bắt buộc phải xuất trình chứng minh thư gốc của người cần công chứng.
+ Xác thực bản sao của các giấy tờ hợp đồng lao động của doanh nghiệp trong nước.
4. Thẩm quyền chứng thực
Theo nội dung chứng thực được đề cập trong Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thì việc sao y bản chính được các cơ quan sau có thẩm quyền chứng thực:
- Phòng Tư pháp.
- UBND xã, phường.
- Cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan đại diện ngoại giao.
- Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
- Công chứng viên.
5. Đăng ký mẫu con dấu
Theo quy định của Khoản 11, Điều 3, Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu: “Đăng ký mẫu con dấu là việc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu thực hiện đăng ký mẫu con dấu với cơ quan đăng ký mẫu con dấu.”
Như vậy có thể thấy con dấu là hương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Ngoài ra, như đã được nhắc đến ở bên trên thì cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền thì phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng. Theo quy định của pháp luật thì nghiêm cấm các cá nhân, cơ quan , tổ chức, doanh nghiệp làm con dấu giả.
Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới được quy định tại Điều 13, Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Theo đó đối với mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ có yêu cầu khác nhau:
+ Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
+ Đối với cơ quan có chức năng quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
+ Tổ chức sự nghiệp, hồ sơ gồm:
– Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
– Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
+ Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm:
– Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
– Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
+ Tổ chức trực thuộc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm:
– Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
– Văn bản quy định về tổ chức, hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật;
– Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
+ Đối với tổ chức tôn giáo: Quyết định công nhận tổ chức của cơ quan có thẩm quyền.
+ Tổ chức trực thuộc tổ chức tôn giáo, hồ sơ gồm:
– Quyết định của tổ chức tôn giáo về việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;
– Văn bản của cơ quan có thẩm quyền chấp thuận việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;
– Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
+ Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã: Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy đăng ký hoạt động hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật.
+ Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật, hồ sơ gồm:
– Quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền;
– Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
+ Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam: Giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.
+ Tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
Trân trọng ./.
Bộ phận tư vấn Luật Doanh nghiệp.
