Mục lục bài viết

Các thủ tục này được áp dụng chung cho các công ty hợp danh, công ty hợp vốn đơn giản, công ty trách nhiệm hữu hạn cũng như các công ty cổ phần không công khai gọi vốn.

Đối với các công ty có công khai gọi vốn, pháp luật đòi hỏi phải có thêm các thủ tục bổ sung.

1 Việc soạn thảo điều lệ

Nội dung.
Trong tất cả các công ty kinh doanh, bản điều lệ phải chỉ rõ hình thức công ty, thời hạn hoạt động và không được qúa 99 năm, bảng hiệu hay tên gọi công ty, trụ sở, mục đích, số vốn của công ty, sự phân chia các phần góp vốn giữa các thành viên khác nhau và tính chất các phần góp đó (Điều 2 của luật).
Đối với các công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn còn có một số nội dung bắt buộc khác .
Các điều khoản nào trong điều lệ trái với các quy định của pháp luật thì coi như không có. Chúng không thể được viện dẫn bởi các thành viên và cả người ngoài
Hình thức.
Các bản điều lệ có thể được lập dưới dạng công chứng thực hoặc tờ chứng thực Nhưng cũng như trước đây việc lập dưới dạng công chứng thực là bắt buộc trong trường hợp có góp vốn bằng bất động sản.
Việc ký kết.
Tất cả các thành viên sáng lập, đều phải ký vào bản điều lệ. Tuy nhiên, đối với các công ty cổ phần có công khai gọi vốn thì dự thảo điều lệ phải được các sáng lập viên ký vào văn bản điều lệ phải được đại hội thành lập thông qua.
Số bản điều lệ
Trong trường hợp bạn điều lệ được lặp dưới dạng tờ chứng thực, thì phải lặp đủ số bản chính cần thiết để lưu giữ một bản ở trụ sở công ty, thực hiện các thủ tục đăng ký (hai bản), trước bạ (một bản), và sau cũng giao cho mỗi thành viên một bản. 
Trong các công ty cổ phần, không giao cho mỗi cơ động một bản chính điều lệ, mà chỉ có thể được giao một bản sao bản điều lệ chính được lưu  giữ  trụ sở công ty. 

2 Đăng tin trên báo

Việc thành lập công ty phải đăng tin trên báo Với một số nội dung được nêu cụ thể trong sắc lệnh nhất là:
1. Bảng hiệu hay tên gọi công ty và khi cần thiết cả huy hiệu của công ty. 
2. Loại hình công ty
3. Vốn của công ty.
4. Địa chỉ trụ sở công ty. 
5. Mục đích của công ty được nêu tóm tắt
6. Thời hạn hoạt động của công ty.
Đơn xin đăng ký vào sổ thương mại  chỉ được làm sau khi thông báo nói trên đã được công bố trên tờ báo.Việc đăng ký được thực hiện tại Phòng lục sự Tòa án thương mại nơi đặt trụ sở công ty.Đơn phải do các đại diện hợp pháp của công ty trình nộp.Đơn được kèm theo một số tài liệu được nêu trong các điều 48 và tiếp theo của sắc lệnh số 84 - 406 ngày 30-5-1984 về "sổ thương mại và công ty".

3 Thủ tục thành lập công ty kinh doanh thương mại

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ tại sở kế hoạch đầu tư xin cấp đăng ký kinh doanh

Hồ sơ thực hiện thủ tục thành lập công ty kinh doanh thương mại

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

- Điều lệ công ty;

- Danh sách thành viên hoặc cổ đông công ty (nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần);

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực:

- Giấy CMND, còn hiệu lực hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân;

- Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN đối với tổ chức (trừ trường hợp tổ chức là Bộ/UBND tỉnh, thành phố) và kèm theo giấy tờ chứng thực cá nhân, quyết định uỷ quyền của Người đại diện theo uỷ quyền của tổ chức;

- Quyết định góp vốn đối với thành viên là tổ chức;

 Thủ tục thành lập công ty tại Phòng đăng ký kinh doanh cho đến khi có được đăng kinh doanh 

Bước 2: Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin về ngành, nghề kinh doanh. Lệ phí công bố là:100.000 đồng (Bằng chữ: Một trăm nghìn đồng).

Lưu ý: Nếu Quý khách hàng tự công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp cần thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng và phải khắc phục hậu quả là: buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Khắc dấu của doanh nghiệp

Hiện nay, Luật không quy định về thủ tục thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp. Con dấu sẽ do doanh nghiệp tự khắc và tự chịu trách nhiệm.

4 Chế tài không tuân thủ nguyên tắc thành lập công ty 

1. Khởi kiện đòi hợp thức hóa,
 Nếu điều lệ không chứa đựng tất cả các điểm bắt buộc về nội dụng,hoặc nếu một thủ tục quy định về việc thành lập công ty  bị bỏ sót hoặc được thực hiện một cách lệch lạc, thì mọi người có liên quan được quyền yêu cầu Tòa án thương mại nơi đặt trụ sở công ty ra quyết định phải sửa lại để việc thành lập đựợc hợp lệ, nếu không sẽ bị xử phạt.
Quyền khởi kiện này sau 3 năm, kể từ ngày đăng ký việc thành lập công ty vào sổ đăng ký kinh doanh, không còn nửa do hết thời hiệu
Quyền khởi kiện yêu cầu hợp thức hóa việc thành lập công ty cũng có thể do công tố viên thực hiện
Các quyết định của tòa án.
Nếu một hoặc nhiều điểm bắt buộc về nội dung theo luật quy định không được nêu trong điều lệ thì Tòa án ra quyết định chọ công ty phải bô sung
. Nếu một thủ tục được luật quy định để thành lập công ty đã bị bỏ sót, hoặc được thực hiện một cách lệch lạc, thì Tòa án ra quyết định phải thực hiện hoặc phải làm lại thủ tục đó
2 Khởi kiện về trách nhiệm.
Các sáng lập viên và những người lãnh đạo đầu tiên phải chịu trách nhiệm liên đới về các thiệt hại gây ra do việc không nêu một điểm bắt buộc về nội dung vào trong điều lệ, Cũng như do việc bỏ quên hoặc thực hiện lệch lạc một thủ tục mà luật và các pháp quy quy định.
Thời  hiệu của việc khỏi kiện này là 10 hăm, kể từ ngày đăng ký vào sổ đăng ký kinh doanh.
Các sáng lập viên và  những người lãnh đạọ đầu tiên cũng phải chịu trách nhiệm hình sự khi có sự gian dối trong bản xác nhận về sự hợp lệ trong trình tự lập công ty

5 Một số tư vấn, lưu ý quan trọng khi thành lập công ty

Về trụ sở công ty
Trụ sở công ty không được ở nhà tập thể, nhà chung cư.
Để bảo đảm hoạt động kinh doanh khi thuê nhà, mượn nhà làm trụ sở công ty thì nên ký kết hợp đồng thuê nhà, mượn nhà và yêu cầu chủ nhà cung cấp cho 02 bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ tương đương.
Trụ sở công ty phải liên hệ được, có người nhận thư báo, tránh trường hợp cơ quan thuế, cơ quan đăng ký doanh nghiệp gửi thư phát không có người nhận sẽ bị liệt vào công ty không kinh doanh tại trụ sở và bị đóng mã số thuế, khóa mã số doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên cố định trụ sở theo quận huyện vì khi thay đổi trụ sở khác quận, huyện đang đăng ký phải thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận trước khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
Về lựa chọn loại hình doanh nghiệp
Theo ghi nhận của Luật Doanh nghiệp hiện hành (Luật doanh nghiệp 2020), có thể lựa chọn các loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh. Tuy nhiên, căn cứ vào thực tế thì nếu Quý khách hàng kinh doanh các ngành nghề thông thường nên lựa chọn 3 loại hình doanh nghiệp phổ biến là Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần.
Trên thực tế sự khác biệt lớn nhất của công ty cổ phần so với công ty TNHH là ở chỗ công ty cổ phần có thể huy động vốn linh hoạt và tham gia thị trường chứng khoán. Theo đó, số lượng cổ đông của công ty cổ phần tối thiểu có 03 người và không hạn chế tối đa, dễ dàng chuyển nhượng sau khi không còn là cổ đông sáng lập. Còn ưu việt lớn nhất của công ty TNHH là sự tham gia của các thành viên vào công ty là rất chặt chẽ, số lượng người tham gia hạn chế từ 01 đến 50 người.
Ngoài ra, chỉ khi công ty có nhu cầu tham gia thị trường chứng khoán sau này mới nên lựa chọn loại hình công ty cổ phần bởi hoạt động của công ty cổ phần, cơ cấu tổ chức và các quy định về vấn đề nội bộ của công ty cổ phần tương đối phức tạp mà doanh nghiệp chỉ sơ suất nhỏ có thể đã vi phạm các quy định của pháp luật liên quan đến các vấn đề pháp lý nội bộ của công ty cổ phần.
Về đặt tên công ty cho công ty
Trên thực tế tên công ty ngày càng hạn chế do số lượng doanh nghiệp ngày một nhiều. Tuy nhiên, để có thể đặt được tên công ty theo mong muốn rất đơn giản bằng cách thêm các tiền tố hoặc hậu tố vào tên công ty là có thể đăng ký được.
Khi đặt tên công ty cần tránh các tên riêng có thành tố riêng nổi tiếng ví dụ như: Samsung, Nokia, Honda,… hoặc các nhãn hiệu đã đăng ký độc quyền vì có thể doanh nghiệp có nguy cơ bị yêu cầu đổi tên do trùng với nhãn hiệu đã được bảo hộ độc quyền tại Việt Nam trước thời điểm doanh nghiệp đăng ký tên công ty bị trùng lặp.
Ngoài ra, đặt tên công ty cũng nên tính đến việc tên riêng công ty có khả năng đăng ký nhãn hiệu, tên miền để nhận diện thương hiệu doanh nghiệp trong tương lai mang tính đồng bộ, chuyên nghiệp.
Về đăng ký, kê khai vốn điều lệ khi thành lập công ty
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì vốn điều lệ do doanh nghiệp tự kê khai và tự chịu trách nhiệm (kể cả các ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định thì doanh nghiệp cũng chỉ cần kê khai đủ mức vốn quy định mà không cần chứng minh hay xác nhận nguồn vốn thực tế).
Căn cứ vào nhu cầu hoạt động như: mức hợp đồng ký kết với đối tác, sự tham gia vào dự án, số vốn phải ký quỹ đối với một số ngành đặc thù, mức thuế môn bài muốn đóng mà doanh nghiệp lựa chọn mức vốn điều lệ hợp lý, phù hợp và tính đến tính chịu trách nhiệm của các chủ sở hữu doanh nghiệp/công ty khi cam kết mức vốn của mình.
Thời hạn góp vốn là 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đối với cá nhân thành lập công ty có thể lựa chọn góp vốn bằng hình thức hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty. Tuy nhiên, đối với tổ chức là thành viên/cổ đông công ty thì việc góp vốn phải thực hiện bằng hình thức chuyển khoản vốn góp vào tài khoản của công ty có đăng ký với cơ quan đăng ký doanh nghiệp (Tham khảo quy định tại Nghị định 222/2013/NĐ – CP và Thông tư 09/20215/BTC ngày 29/01/2015).
Theo quy định của pháp luật, thủ tục tăng vốn điều lệ công ty tương đối đơn giản, trong khi đó thủ tục giảm vốn điều lệ công ty lại tương đối nhiều điều kiện và cần thời gian nhất định trừ trường hợp thành viên, cổ đông không góp đủ vốn trong vòng 90 ngày thì công ty phải hoạt động đủ 02 năm mới có thể đăng ký giảm vốn điều lệ cùng một số điều kiện nhất định. Do đó, công ty nên cân nhắc mức vốn khi kê khai vốn điều lệ trong hồ sơ thành lập công ty để đảm bảo việc góp vốn cũng như cân bằng lợi ích các thành viên/cổ đông trong công ty.
Về ngành nghề kinh doanh
Hiện nay, doanh nghiệp được kinh doanh các ngành nghề pháp luật không cấm. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ được phép kinh doanh các ngành nghề mà mình đã đăng ký và kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp nên lựa chọn phạm vi rộng khi đăng ký các ngành nghề kinh doanh cho công ty trong hồ sơ đăng thành lập công ty.
Có thể nói điểm ưu việt của Luật Doanh nghiệp hiện hành là doanh nghiệp chưa cần xuất trình các điều kiện đối với các ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề. Do đó, tùy thuộc vào nhu cầu hoạt động doanh nghiệp có thể lựa chọn mở rộng các ngành nghề kinh doanh để tránh sau khi hoạt động phát sinh thêm thủ tục bổ sung ngành nghề do khi thành lập chưa bao quát các ngành nghề dự định kinh doanh.
Việc áp mã ngành nghề kinh doanh của công ty thực hiện theo mã ngành cấp 4 theo quy định tại hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam (Áp dụng theo Quyết định số: 27/2018/QĐ-TTg ngày 06 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ).

Mọi vướng mắc về các vấn đề pháp lý liên quan đến bài viết , Hãy gọi ngay: 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật hình sự trực tuyến qua tổng đài.

Công Ty Luật Minh Khuê xin cảm ơn!!