Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

1. Vận tải biển được hiểu là như thế nào?

Vận chuyển đường biển đóng vai trò không thể thiếu trong hệ thống toàn cầu của ngày nay, đó là một con đường kết nối các quốc gia và mở ra không gian thương mại rộng lớn. Qua việc vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác thông qua các cảng biển, nó tạo điều kiện thuận lợi cho sự trao đổi, mua bán và hợp tác quốc tế.

Quá trình này không chỉ đơn giản là việc di chuyển hàng hoá. Nó bao gồm một chuỗi các bước kỹ thuật và quản lý khắt khe để đảm bảo rằng hàng hóa được bảo quản, vận chuyển an toàn và giao đến đích một cách hiệu quả. Từ việc đóng gói hàng hóa một cách cẩn thận để đối phó với những biến đổi của biển cả, đến việc sắp xếp tải hàng lên tàu thuyền với sự chính xác và khéo léo, và cuối cùng là quá trình kiểm soát và giám sát hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.

Phương tiện chủ chốt trong vận chuyển đường biển vẫn là những con tàu thuyền mạnh mẽ, được thiết kế để vượt qua sóng biển và duy trì quãng đường xa. Tuy nhiên, không thể bỏ qua vai trò quan trọng của các thiết bị hỗ trợ như cẩu, xe cẩu tự hành và hạng tuần hoàn. Đó là những yếu tố không thể thiếu để tạo ra một hệ thống vận chuyển đa dạng và linh hoạt, phù hợp với các loại hàng hóa khác nhau.

Các cảng biển và cảng trung chuyển tàu thuyền chính là những cột mốc quan trọng trong mạch vận chuyển này. Chúng không chỉ đóng vai trò như nơi tập kết và phân phối hàng hóa, mà còn đóng góp vào sự phát triển kinh tế của các vùng lân cận. Quá trình vận chuyển đường biển không chỉ là về hàng hóa, mà còn là về sự liên kết, gắn kết và sự thịnh vượng chung.

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho doanh nghiệp, cho phép họ lựa chọn giữa hàng container đầy (FCL) hoặc hàng lẻ (LCL) dựa trên yêu cầu cụ thể của họ. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển và giảm thiểu thời gian và chi phí. Đối với những quốc gia có đường bờ biển dài, việc sử dụng vận chuyển đường biển là một lựa chọn chiến lược mang lại lợi ích lớn trong việc mở rộng thị trường và tăng cường hợp tác quốc tế.

Vận tải đường biển đang nắm giữ vị trí quan trọng nhất trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, chiếm hơn 60% khối lượng hàng hóa được vận chuyển trên toàn thế giới. Loại hình vận tải này không chỉ đảm bảo sự liên kết toàn cầu mà còn giúp tối ưu hóa quá trình di chuyển hàng hóa một cách hiệu quả. Dưới đây là một số đặc điểm quan trọng của vận tải đường biển:

- Tàu chở hàng rời (Bulk Carrier): Đây là loại tàu được thiết kế để chở các loại hàng hóa đổ, như khoáng sản, ngũ cốc và các nguyên liệu khác. Tàu chở hàng rời thường có khả năng chứa lượng hàng lớn và có cấu trúc đặc biệt để dễ dàng xếp dỡ hàng hóa.

- Tàu chứa hàng: Các loại tàu chở hàng đa dạng như tàu chở container, tàu chở hàng đông lạnh và tàu bách hóa. Tàu chở container (container ship) được thiết kế để chứa các container chứa hàng hóa, đây là phương tiện vận chuyển chủ chốt trong hệ thống logistics hiện nay. Tàu chở hàng đông lạnh (Reefer Ship) chuyên vận chuyển hàng hóa đông lạnh như thực phẩm. Tàu bách hóa (general cargo vessels) có khả năng vận chuyển nhiều loại hàng hóa khác nhau.

- Container chứa hàng: Container là một phần không thể thiếu của vận tải đường biển. Chúng được thiết kế để chứa hàng hóa theo các mục đích khác nhau như hàng thường, hàng đông lạnh và hàng lỏng. Các loại container như container thường, container lạnh, container hoán cải và container mở lóc đều đáp ứng nhu cầu đa dạng của ngành vận tải.

- Các loại hình vận tải: Vận tải đường biển chia thành hai loại hình chính: Hàng nguyên container (FCL) - trong đó một container chỉ chứa hàng của một người gửi hoặc người nhận, và hàng lẻ container (LCL) - trong đó một container chứa hàng của nhiều người gửi và người nhận khác nhau.

- Chứng từ sử dụng trong quy trình vận tải đường biển: Quy trình vận tải đường biển liên quan đến nhiều chứng từ, bao gồm Booking Note (thư đặt chỗ), GVM (Gross Vehicle Mass), SI (Shipping Instruction), Bill of Lading (vận đơn), AN (Authorization Note), DO (Delivery Order) và nhiều tài liệu khác, đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra trơn tru và đúng hẹn.

Vận tải đường biển không chỉ đóng góp quan trọng vào sự phát triển kinh tế toàn cầu mà còn là cột mốc quan trọng trong lĩnh vực logistics, tạo nên một môi trường giao thoa và kết nối giữa các quốc gia và châu lục khác nhau.

2. Thời gian giao nhận hàng hóa đường biển là bao lâu?

Thời gian vận tải đường biển là một yếu tố quan trọng đối với quyết định lựa chọn phương thức giao nhận hàng hóa. Thời gian này thường dựa vào một số yếu tố chính như tuyến đường vận chuyển và hình thức vận tải được áp dụng, bao gồm vận tải đi thẳng (direct) hoặc chuyển tải (transshipment) qua các cảng trung chuyển.

Với những tuyến đường ngắn, thời gian vận tải đường biển có thể từ 2 đến 7 ngày. Những tuyến đường này thường liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa giữa các cảng cách xa nhau một khoảng ngắn. Thời gian ngắn này có thể đảm bảo sự nhanh chóng và linh hoạt trong việc chuyển hàng hóa, phù hợp cho các loại hàng cần giao nhanh và hiệu suất cao.

Tuy nhiên, với những tuyến đường dài hơn, thời gian vận tải sẽ kéo dài hơn, thường từ 12 đến 45 ngày. Những tuyến đường này bao gồm những hành trình xa xôi và chuyển biến đa dạng, đòi hỏi một khoảng thời gian dài hơn để hoàn thành quá trình vận chuyển. Điều này có thể áp dụng cho việc giao nhận hàng hóa giữa các lục địa khác nhau hoặc qua các khu vực biển khó khăn.

Tuy thời gian vận tải đường biển có thể biến đổi tùy theo các yếu tố cụ thể, nhưng nó thường được quản lý và dự đoán một cách chính xác để đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng hẹn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Quyết định lựa chọn vận tải đường biển cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố về thời gian, chi phí và tính khả thi của mỗi tùy chọn, nhằm đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra một cách hiệu quả và hiệu suất.

3. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển năm 2023

Bước 1: Booking

Booking (Đặt chỗ) hay còn gọi là việc thuê tàu, các doanh nghiệp xuất khẩu sẽ liên lạc để thuê các đơn vị vận chuyển để có thể có được giá tốt và cạnh tranh nhất. Khi đã nhận được booking từ phía vận chuyển thì người xuất khẩu nên cung cấp rõ ràng các thông tin chi tiết và kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin đó đã đúng chưa như cảng đi, cảng đến, thời gian đi đến, loại hàng loại cont, số lượng cont,… để có thể giao hàng cho đơn vị vận chuyển đúng thời gian và địa điểm đã thoả thuận.

Bước 2: Đóng hàng

Nếu hàng gửi đi là hàng lẻ (LCL) thì sẽ được đóng gói tại kho và ký mã hiệu cho kiện hàng đó (gọi là Shipping mark) theo yêu cầu của người nhập khẩu. Sau đó, đơn vị vận chuyển sẽ đưa hàng ra kho hàng lẻ tại cảng và tiến hành đóng hàng vào cont chung với các kiện hàng của nhiều chủ hàng khác.

Nếu hàng gửi đi là hàng nguyên container (FCL) thì sẽ được đóng container, kẹp chì hải quan (Seal container) ngay tại kho của người xuất khẩu. Sau đó thì được bàn giao cho bên đơn vị vận chuyển để đưa hàng ra bãi container tại cảng (CY).

Bước 3: Thủ tục hải quan

Khi hàng hoá đã tới cảng, doanh nghiệp phải chuẩn bị toàn bộ các chứng từ liên quan cho việc làm thủ tục hải quan – đây là bước quan trọng để hàng hoá có thể được thông quan. Đây là công việc yêu cầu tính nghiệp vụ rất cao, vì vậy nếu được thì doanh nghiệp nên cân nhắc việc thuê các dịch vụ hải quan để giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho lô hàng.

Bước 4: Phát hành B/L 

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu, lô hàng được người vận tải đưa lên tàu và rời cảng. Người xuất khẩu cung cấp thông tin làm vận đơn (SI) cho công ty giao nhận từ khi chuẩn bị đóng hàng. Thông tin này sẽ được gửi cho hãng tàu để phát hành B/L cho người xuất khẩu sau khi tàu chạy.

Bước 5: Gửi chứng từ

Người xuất khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu và gửi bộ chứng từ đó cho người nhập khẩu trực tiếp (nếu thanh toán bằng TT) hoặc gửi qua ngân hàng (nếu thanh toán bằng L/C) , gồm có:

- Hợp đồng thương mại (Contract)

- Hóa đơn thương mại (Invoice) 

- Phiếu đóng gói hàng hóa chi tiết (Packing List)

- Vận đơn (Bill of Lading)

- Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (C/O) ,… 

- Catalogue của sản phẩm

Bước 6: Thông báo hàng đến

Đại lý của hãng vận tải tại cảng sẽ gửi thông báo hàng đến (Notice of Arrival) cho doanh nghiệp nhập khẩu hay đơn vị vận chuyển (nếu doanh nghiệp thuê) trước ngày mà tàu cập cảng. Khi có thông báo gửi đến thì cần kiểm tra kỹ các thông tin để chủ động cho việc làm thủ tục hải quan.

Bước 7: Nhận lệnh giao hàng và làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Doanh nghiệp nhập khẩu cung cấp cho đơn vị vận chuyển để xuất trình B/L gốc và nộp các phí rồi sau đó nhận lệnh giao hàng.

Ngay cả khi hàng chưa cập cảng thì doanh nghiệp cũng có thể bắt đầu mở tờ khai hải quan điện tử để khi hàng hóa nhập cảng thì doanh nghiệp tiến hành thực hiện thông quan hàng hoá. Đối với một số mặt hàng đặc thù thì doanh nghiệp cần chuẩn bị một số chứng từ và mang hàng đó đi kiểm tra chất lượng để lô hàng được cấp chứng nhận công bố hợp quy.

Bước 8: Dỡ hàng

Sau khi các thủ tục hải quan được hoàn thành thì bên đơn vị vận chuyển dỡ hàng khỏi container và trả cont rỗng về cho hãng tàu (nếu là hàng nguyên FCL).

Xem thêm bài viết: Khái niệm vận đơn trong hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Khi có thắc mắc về quy định pháp luật, hãy liên hệ hotline 19006162 hoặc gửi thư yêu cầu tư vấn đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn