1. Số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính là gì?

Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, đã phần nào đề cập tới khái niệm số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính theo đó: "Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử".

Từ đây suy ra, có thể hiểu khái niệm số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính là việc chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử.

Bên cạnh đó, Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử còn quy định về các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa (tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 4) bao gồm:

Thứ nhất, giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại như sau:

- Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;

- Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

- Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Thành phần hồ sơ không thuộc loại ba loại nêu trên và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Theo đó, các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Thứ hai, kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Thứ ba, kết quả giải quyết của thủ tục hành chính còn hiệu lực theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

2. Quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính ngành BHXH

Tương tự như thủ tục hành chính của các ngành khác, việc số hóa hồ sơ giấy tờ, thủ tục hành chính ngành BHXH cũng cần phải tuân theo các quy định của pháp luật hiện hành về số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính nói chung.

Theo đó, việc thực hiện số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính ngành BHXH được thực hiện theo quy trình như sau:

Bước 1: Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử

Việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 8 Quyết định số 1333/QĐ-BHXH ngày 25/9/2023 của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam. Theo đó, người thực hiện số hóa sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử trước khi chuyển sang bóc tách dữ liệu. Đồng thời, việc ký số bảo đảm thông tin gồm tên người sao chụp và thời gian thực hiện sao chụp, vị trí chữ ký số được thể hiện tại góc trên bên trái trang đầu tiên của tài liệu.

Bước 2: Bóc tách dữ liệu

Quá trình bóc tách dữ liệu phải được thực hiện theo quy định tại Điều 9 Quyết định số 1333/QĐ-BHXH ngày 25/9/2023 của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam. Theo đó, việc bóc tách dữ liệu được thực hiện thông qua sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học; trường hợp không sử dụng được công nghệ nhận dạng ký tự quang học thì viên chức tự nhập dữ liệu, bảo đảm tính chính xác so với bản giấy. Việc bóc tách dữ liệu phải bảo đảm tối đa các thông tin của giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác, sử dụng.

Bước 3: Cấp mã kết quả số hóa

Bước cấp mã kết quả số hóa cũng được quy định tại Điều 10 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ. Theo đó, kết quả số hóa của giấy tờ được lưu theo mã số có cấu trúc sau: <mã định danh của tổ chức, cá nhân>.<mã loại giấy tờ>.<số, ký hiệu giấy tờ>.

Còn đối với giấy tờ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì mã loại giấy tờ là mã kết quả giải quyết thủ tục hành chính của BHXH Việt Nam thực hiện theo Quyết định số 2268/QĐ-BHXH ngày 06/9/2022 của BHXH Việt Nam. Trường hợp không có mã định danh của tổ chức, cá nhân thì để trống và bổ sung dữ liệu đặc tả được nêu tại điểm b khoản 2 Điều 9 Quyết định số 1333/QĐ-BHXH ngày 25/9/2023 của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam.

Đối với các giấy tờ khác không phải là kết quả giải quyết TTHC thì ghi theo cấu trúc: <mã định danh của tổ chức, cá nhân>.<mã số thủ tục hành chính>.<mã loại giấy tờ theo quy định của BHXH Việt Nam >.<số, ký hiệu giấy tờ>.

Bước 4: Lưu kết quả số hóa

Bước cuối cùng của quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính ngành BHXH cũng được thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ, cụ thể: Đối với kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ được người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính cập nhật, lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành BHXH Việt Nam; Đối với kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ có đầy đủ thông tin mã định danh của tổ chức, cá nhân thì được tổ chức và hiển thị tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành BHXH Việt Nam.

Sau khi kết quả số hóa giấy tờ đã được ký số cơ quan, lưu theo quy định và có giá trị pháp lý thì các dữ liệu đặc tả đã được bóc tách của giấy tờ có giá trị sử dụng như các thông tin trong giấy tờ được số hóa. Mặt khác, các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính dạng giấy sau khi số hóa được chuyển cho Phòng, bộ phận nghiệp vụ giải quyết cùng dữ liệu trên phần mềm để đảm bảo tập hợp thành một bộ hồ sơ đầy đủ. Sau khi được giải quyết, thực hiện chuyển về bộ phận lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định của BHXH Việt Nam. Hồ sơ giấy có giá trị xác minh cao nhất trong trường hợp xảy ra khiếu nại, tranh chấp.

Ngoài ra, thời hạn lưu trữ điện tử đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành.

Trên đây chính là quy trình được quy định tại Điều 7 Quyết định số 1333/QĐ-BHXH ngày 25/9/2023 của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam, đồng thời cũng là quy định thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Bên cạnh, các giấy tờ, tài liệu ngành BHXH thuộc phạm vi thực hiện số hóa cũng đã được pháp luật quy định cụ thể, bao gồm:

- Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện TTHC, đó là: (i) Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của TTHC trước đó; (ii) Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật về lĩnh vực BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quy định liên quan; (iii) Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý của BHXH Việt Nam: thực hiện theo Quyết định ban hành danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam thực hiện số hóa; và (iv) Thành phần hồ sơ không thuộc ba loại trước đó và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện TTHC.

- Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết TTHC (nếu là bản giấy), trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Nhìn chung, việc nắm được các loại giấy tờ, tài liệu thuộc ngành BHXH phải thực hiện số hóa sẽ góp phần đẩy nhanh tốc độ số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính của ngành BHXH.

Công ty Luật Minh Khuê muốn bày tỏ lòng tri ân chân thành đến quý vị vì đã ủng hộ và tin tưởng chúng tôi. Chúng tôi cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng quý vị trong mọi vấn đề pháp lý hoặc câu hỏi có thể xuất hiện.

Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp của chúng tôi luôn lắng nghe và hỗ trợ quý vị 24/7. Quý vị có thể liên hệ với chúng tôi qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến tại số hotline 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu của quý vị qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi cam kết cung cấp sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả để đáp ứng mọi nhu cầu pháp lý của quý vị.

Chúng tôi trân trọng mọi đóng góp quý báu từ phía quý vị và luôn lắng nghe để phục vụ quý vị tốt hơn hàng ngày. Cảm ơn sự hợp tác và sự ủng hộ đáng quý của quý vị, đó là nguồn động viên quý báu giúp chúng tôi phát triển và phục vụ quý vị tốt hơn.