Quyền được cung cấp thông tin của ban kiểm soát công ty cổ phần ?

1. Giới thiệu về công ty cổ phần

Theo quy định tại Điều 111, Luật doanh nghiệp 2020 Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó:

+/ Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;

+/ Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa;

+/ Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;

+/ Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật Doanh nghiệp.

+/ Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

+/ Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần các loại để huy động vốn.

Theo luật pháp của các quốc gia trên thế giới, việc quản lý Công ty cổ phần có thể được tổ chức theo hai phương án: hoặc một Hội đồng quản trị với một Chủ tịch có Tổng giám đốc phụ tá, hoặc một Ban chỉ đạo và một Ban kiểm soát (Pháp, Đức). Công ty cổ phần có thể tự do lựa chọn giữa hai phương án này. Ngoài ra, sau khi đã lựa chọn một phương án công ty có thể đổi sang phương án kia; chỉ cần sửa đổi lại Điều lệ mà không phải chuyển đổi công ty. 

Xem thêm: Công ty TNHH một thành viên là gì? Có đặc điểm, quyền nghĩa vụ gì?

2. Ban kiểm soát của Công ty cổ phần

Công ty cổ phần là loại hình công ty đối vốn điển hình, theo đó, số lượng thành viên rất đông, luôn thay đổi và họ không trực tiếp quản lý công ty. Mọi hoạt động của công ty đều do Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc thực hiện. Vì vậy, để bảo vệ quyền lợi chủ sở hữu, các cổ đông của công ty cổ phần lập ra Ban kiểm soát.

2.1. Khái niệm về ban kiểm soát

Ban kiểm soát trong doanh nghiệp là tổ chức được lập ra bởi Hội đồng quản trị của công ty nhằm giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, ghi chép sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và việc chấp hành điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị và Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Cơ cấu Ban kiểm soát thường bao gồm: Trưởng ban Kiểm soát; Thành viên Ban kiểm soát chuyên trách; Thành viên Ban kiểm soát không chuyên trách.

2.2. Cơ cấu tổ chức của Ban kiểm soát

Căn cứ pháp luật về doanh nghiệp thì cơ cấu tổ chức của ban kiểm soát như sau:

Ban kiểm soát có từ 01 đến 05 Kiểm soát viên. Nhiệm kỳ Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Trường hợp Ban kiểm soát chỉ có 01 Kiểm soát viên thì Kiểm soát viên đó đồng thời là Trưởng Ban kiểm soát và phải đáp ứng tiêu chuẩn của Trưởng Ban kiểm soát.

Trưởng Ban kiểm soát do Ban kiểm soát bầu trong số các Kiểm soát viên; việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo nguyên tắc đa số. Quyền và nghĩa vụ của Trưởng Ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định. 

Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số Kiểm soát viên thường trú tại Việt Nam. Trưởng Ban kiểm soát phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên thuộc một trong các chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tiêu chuẩn khác cao hơn.

2.3. Quyền được cung cấp thông tin của Ban kiểm soát

Để phục vụ hoạt động của Ban kiểm soát, pháp luật cho phép Ban kiểm soát có quyền được tiếp cận thông tin. Vây cụ thể quy định về việc cung cấp thông tin cho Ban kiểm soát như thế nào? Luật Minh Khuê xin được giải đáp dưới đây:

Thứ nhất, tài liệu và thông tin phải được gửi đến Kiểm soát viên cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị, bao gồm: Thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên Hội đồng quản trị và tài liệu kèm theo; Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; Báo cáo của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị hoặc tài liệu khác do công ty phát hành.

Như vậy, pháp luật quy định rõ các loại tài liệu và thông tin mà Ban kiểm soát có quyền được cung cấp là các tài liệu nêu trên. Những tài liệu và thông tin trên đều là những tài liệu quan trọng trực tiếp ghi lại hoạt động của Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, Giám đốc và Tổng giám đốc. Vì vậy, Ban kiểm soát phải được thông tin, nắm rõ để kiểm tra, giám sát thực hiện, tránh những sai phạm không đáng có gây ảnh hưởng đến lợi ích của công ty.

Quyền tiếp cận thông tin của Ban kiểm soát không chỉ đơn giản là được báo cáo bằng văn bản hoặc lời nói về hoạt động của công ty, mà nếu cần, kiểm soát viên có quyền tiếp cận hồ sơ, tài liệu của công ty lưu giữ tại trụ sở chính, chi nhánh và địa điểm khác; có quyền đến địa điểm làm việc của người quản lý và nhân viên của công ty trong giờ làm việc. Người quản lý trong công ty cổ phần gồm Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty. 

Người đứng đầu công ty là người có thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời về tình hình kinh doanh, tài chính và các hoạt động khác của công ty. Việc cung cấp thông tin này cho Kiểm soát viên hoặc Ban kiểm soát giúp họ có cái nhìn toàn diện về hoạt động của công ty và đưa ra các đánh giá, đề xuất hoặc quyết định phù hợp. Ngoài ra, điều này giúp đảm bảo sự tuân thủ quy trình, chính sách và quy định, phát hiện và ngăn chặn các vi phạm, lỗi sai và rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

3. Công ty cổ phần có nhất thiết phải thành lập ban kiểm soát không?