Sổ kế toán, chứng từ kế toán phải lưu giữ tại trụ sở chính doanh nghiệp?

1. Hiểu thế nào về trụ sở chính của doanh nghiệp?

Theo quy định tại Điều 42 của Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của một doanh nghiệp được đặt tại lãnh thổ của Việt Nam và đó là địa chỉ mà doanh nghiệp sử dụng để liên lạc. Địa chỉ trụ sở chính này sẽ được xác định dựa trên địa giới của đơn vị hành chính mà doanh nghiệp thuộc về.

Trụ sở chính của một doanh nghiệp không chỉ đơn giản là nơi mà doanh nghiệp đặt bàn làm việc và hoạt động kinh doanh, mà còn là địa điểm mà các cá nhân và tổ chức khác có thể tiếp cận và liên lạc với doanh nghiệp đó. Do đó, việc xác định trụ sở chính cần tuân thủ các quy định về địa giới hành chính và các quy định pháp luật liên quan khác.

Ngoài địa chỉ trụ sở chính, một doanh nghiệp cũng cần cung cấp các thông tin liên lạc khác như số điện thoại, số fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có). Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và liên lạc giữa doanh nghiệp và các bên liên quan, bao gồm khách hàng, đối tác kinh doanh, cơ quan nhà nước và các tổ chức xã hội khác.

Theo quy định tại Điều 42 của Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của một doanh nghiệp được đặt tại lãnh thổ của Việt Nam và đó là địa chỉ mà doanh nghiệp sử dụng để liên lạc. Trụ sở chính là trung tâm hoạt động quan trọng của doanh nghiệp, nơi mà các quyết định chiến lược được đưa ra và các hoạt động kinh doanh được điều phối.

Việc đặt trụ sở chính tại lãnh thổ Việt Nam có ý nghĩa quan trọng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, giám sát và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Nó đồng thời cũng là cơ sở để kiểm soát và thực thi quy định pháp luật đối với doanh nghiệp đó trên lãnh thổ Việt Nam. Trụ sở chính cũng là địa chỉ mà doanh nghiệp sẽ được liên hệ và tương tác với các cá nhân, tổ chức, khách hàng và đối tác kinh doanh khác.

Trụ sở chính của doanh nghiệp cần có đầy đủ thông tin liên lạc như số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Các thông tin này không chỉ giúp đảm bảo tính liên lạc hiệu quả mà còn là cơ sở để thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và đối tác kinh doanh. Số điện thoại và số fax giúp cho việc trao đổi thông tin, giải quyết các vấn đề và thực hiện các giao dịch nhanh chóng và thuận tiện. Thư điện tử cũng đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi thông tin và giao tiếp với các bên liên quan.

Việc định vị trụ sở chính và cung cấp thông tin liên lạc đầy đủ cho trụ sở chính là một phần quan trọng trong việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp. Tạo dựng niềm tin, thể hiện tính minh bạch và sẵn sàng giao tiếp của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, khách hàng và các bên liên quan khác. Việc tuân thủ quy định về trụ sở chính cũng đảm bảo tính hợp pháp và trách nhiệm của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh trên đất nước Việt Nam.

2. Sổ kế toán, chứng từ kế toán phải lưu giữ tại trụ sở chính doanh nghiệp?

Theo quy định tại Điều 11 của Luật Doanh nghiệp 2020, việc lưu giữ sổ kế toán và chứng từ kế toán tại trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định như sau:

- Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

+ Điều lệ của công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

+ Giấy chứng nhận bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và các giấy chứng nhận khác;

+ Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

+ Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

+ Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

+ Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

+ Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm.

- Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu được quy định tại khoản 1 tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ của công ty. Thời hạn lưu giữ tài liệu sẽ tuân theo quy định của pháp luật.

Theo quy định tại Điều 11 của Luật Doanh nghiệp 2020, việc lưu giữ sổ kế toán và chứng từ kế toán của doanh nghiệp không chỉ giới hạn ở việc lưu giữ tại trụ sở chính mà còn có thể lưu giữ tại các địa điểm khác mà Điều lệ công ty quy định.

Đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc chọn địa điểm lưu giữ sổ kế toán và chứng từ kế toán, miễn là địa điểm đó được quy định rõ ràng trong Điều lệ công ty. Việc lựa chọn địa điểm lưu giữ phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, loại hình và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, bất kể địa điểm lưu giữ, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các quy định về lưu giữ sổ kế toán và chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật. Thời hạn lưu giữ cũng sẽ được xác định theo quy định của pháp luật và có thể khác nhau tùy thuộc vào từng loại tài liệu.

Việc cho phép lưu giữ sổ kế toán và chứng từ kế toán tại các địa điểm khác ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp là nhằm tạo điều kiện linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc quản lý và lưu trữ tài liệu. Đồng nghĩa với việc giảm áp lực và chi phí cho doanh nghiệp khi không cần phải lưu trữ toàn bộ tài liệu tại một địa điểm duy nhất.

Tuy nhiên, việc lựa chọn địa điểm lưu giữ cần được thực hiện cẩn thận và đảm bảo tính bảo mật, an toàn của các tài liệu kế toán. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý tài liệu rõ ràng, đảm bảo việc lưu trữ, bảo quản và truy xuất tài liệu diễn ra một cách hiệu quả và đồng nhất.

3. Doanh nghiệp chuyển địa chỉ trụ sở chính thì cần chuẩn bị hồ sơ như thế nào?

Theo quy định tại khoản 2 của Điều 47 trong Nghị định 01/2021/NĐ-CP, đối với trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ trụ sở chính, các hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cần được gửi tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ này bao gồm các giấy tờ sau:

- Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, do người đại diện theo quy định của pháp luật của doanh nghiệp ký kết. Thông báo này cần ghi rõ thông tin về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính mới của doanh nghiệp.

- Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, cần có nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh và công ty cổ phần, cần có nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Theo quy định hiện hành, khi doanh nghiệp quyết định chuyển địa chỉ trụ sở chính, họ cần gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký Kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ này bao gồm các giấy tờ sau đây:

+ Thông báo về thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, được ký kết bởi người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp. Thông báo này cần ghi rõ thông tin về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính mới của doanh nghiệp.

+ Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, cần có nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh và công ty cổ phần, cần có nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Sau khi nhận được hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ các yêu cầu pháp lý, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.

Việc gửi hồ sơ và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là quy trình quan trọng để đảm bảo rằng việc chuyển địa chỉ trụ sở chính được thực hiện đúng quy định của pháp luật và được công nhận chính thức.

Xem thêm >> Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán bị phạt đến 5.000.000 đồng từ ngày 01/05/2018