1. Những loại sổ có trong sổ kế toán tổng hợp của công ty chứng khoán
Theo quy định tại khoản 3 Điều 14 Thông tư 210/2014/TT-BTC, sổ kế toán tổng hợp của công ty chứng khoán gồm có:
- Sổ Nhật ký: Sổ Nhật ký được sử dụng để ghi lại các giao dịch kinh tế, tài chính xảy ra trong mỗi kỳ kế toán và trong một năm tài chính theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng giữa các tài khoản tương ứng. Các số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số giao dịch Nợ và Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng trong công ty chứng khoán (Sổ Nhật ký chung), trừ các tài khoản đã được theo dõi và ghi chép trên các sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Nhật ký phải ghi đầy đủ các thông tin sau: Ngày, tháng ghi sổ; Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung của giao dịch kinh tế, tài chính; Số tiền của giao dịch kinh tế, tài chính.
- Các Sổ Nhật ký đặc biệt: Các sổ Nhật ký đặc biệt bao gồm sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký bán hàng, sổ Nhật ký thu tiền mặt, sổ Nhật ký thu tiền gửi ngân hàng; sổ Nhật ký chi tiền mặt, sổ Nhật ký chi tiền gửi ngân hàng. Các sổ Nhật ký đặc biệt này được sử dụng để ghi chép các giao dịch được quy định riêng cho từng loại sổ, ví dụ như: sổ Nhật ký mua hàng được dùng để ghi lại các giao dịch mua hàng nhưng chưa thanh toán trong kỳ kế toán.
- Sổ Cái: Sổ cái được sử dụng để ghi chép các giao dịch kinh tế, tài chính xảy ra trong mỗi kỳ và trong một năm tài chính theo các tài khoản được quy định trong chế độ tài khoản áp dụng cho công ty chứng khoán. Các số liệu kế toán trên sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty chứng khoán. Sổ Cái phải ghi đầy đủ các thông tin sau: Ngày, tháng ghi sổ. Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ. Tóm tắt nội dung của giao dịch kinh tế, tài chính; Số tiền của giao dịch kinh tế, tài chính ghi vào Bên Nợ hoặc Bên Có của tài khoản.
2. Hình thức ghi sổ kế toán của công ty chứng khoán
- Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 của Thông tư 210/2014/TT-BTC, công ty chứng khoán có thể sử dụng hai phương pháp ghi sổ kế toán là bằng tay hoặc sử dụng phần mềm kế toán. Dưới đây là chi tiết về cách thực hiện của mỗi phương pháp:
+ Ghi sổ bằng tay: Công ty chứng khoán phải tuân thủ hình thức và mẫu sổ kế toán theo quy định của Hình thức Nhật ký chung. Đơn vị cũng có thể mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của mình.
+ Sử dụng phần mềm kế toán: Công ty chứng khoán có thể lựa chọn mua phần mềm sẵn có hoặc tự phát triển chương trình phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán phải được thiết kế để phản ánh đúng Hình thức Nhật ký chung và các quy định liên quan.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung bằng phần mềm kế toán tại công ty chứng khoán phải đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Các sổ kế toán tổng hợp phải chứa thông tin chính xác và đầy đủ về các giao dịch và sự kiện kinh tế của công ty chứng khoán. Các khoản thu, chi, nợ, phải thu, phải trả và các khoản tương đương khác phải được phân loại đúng đắn trong các sổ kế toán tổng hợp theo quy định. Các giao dịch và sự kiện kinh tế phải được ghi nhận theo thời gian xảy ra và tuân thủ các nguyên tắc ghi nhận doanh thu, chi phí, lợi nhuận và lỗ vốn.
Các sổ kế toán tổng hợp phải sử dụng các phương pháp tính toán chính xác và tuân thủ các nguyên tắc kế toán quốc tế hoặc quy định của cơ quan quản lý kế toán. Các sổ kế toán tổng hợp phải được duy trì và cập nhật liên tục để đảm bảo tính nhất quán và liên tục trong quá trình kế toán. Việc tuân thủ đầy đủ các yếu tố và quy định trong các sổ kế toán tổng hợp là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế toán trong công ty chứng khoán.
+ Trước khi thực hiện ghi sổ kế toán, công ty chứng khoán cần mở các sổ kế toán phù hợp với loại hình hoạt động và yêu cầu của doanh nghiệp. Việc mở sổ kế toán cần tuân thủ các quy định về nội dung và biểu mẫu quy định. Mỗi giao dịch và sự kiện kinh tế phải được ghi chính xác, đầy đủ và đúng thời gian vào các sổ kế toán tương ứng. Công ty cần tuân thủ các quy định về phân loại, phương pháp tính toán và thời gian ghi nhận giao dịch.
Sau khi kết thúc một khoảng thời gian kế toán, các sổ kế toán phải được khóa lại để ngăn chặn việc sửa đổi dữ liệu không đáng thủy chung. Quy trình khóa sổ cần được thực hiện đúng thời hạn và tuân thủ quy định của pháp luật. Trong trường hợp phát hiện sai sót hoặc cần điều chỉnh thông tin trong sổ kế toán, công ty chứng khoán cần thực hiện các biện pháp sửa chữa một cách chính xác và minh bạch. Các biện pháp sửa chữa phải được ghi chép, có chữ ký và chứng thực của người có thẩm quyền.
+ Công ty chứng khoán phải dựa vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có) để chọn lựa phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể của công ty chứng khoán. Đảm bảo rằng phần mềm kế toán được chọn lựa sẽ đáp ứng được nhu cầu kế toán cụ thể của công ty chứng khoán và tuân thủ đúng các quy định pháp luật.
Trước đây, công ty chứng khoán thường dựa vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư 103/2005/TT-BTC. Tuy nhiên, hiện tại văn bản này đã hết hiệu lực và chưa có văn bản thay thế.
3. Giải quyết trong trường hợp có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ kế toán
Quy định về trường hợp thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ kế toán được miêu tả trong khoản 2 của Điều 16 Thông tư 210/2014/TT-BTC như sau:
- Người giữ và ghi sổ kế toán phải chịu trách nhiệm chặt chẽ và được phân công rõ ràng. Người giữ và ghi sổ kế toán phải đảm bảo rằng các thông tin ghi vào sổ kế toán là chính xác, đầy đủ và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành. Các ghi chú, biểu đồ, số liệu phải được nhập một cách cẩn thận và chính xác để đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy của dữ liệu kế toán.
Trách nhiệm về việc bảo quản sổ trong thời gian sử dụng: Người giữ và ghi sổ kế toán cũng phải đảm bảo rằng sổ kế toán được bảo quản một cách an toàn và có thể truy cập được khi cần thiết. Việc bảo quản sổ kế toán đúng cách giúp đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu kế toán. Quy định này nhấn mạnh vai trò quan trọng của người giữ và ghi sổ kế toán trong việc đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế toán của công ty chứng khoán.
- Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao này sẽ được kế toán trưởng ký xác nhận để xác nhận rằng quá trình bàn giao đã được thực hiện đúng quy trình và các bước cần thiết. Vấn đề này rất quan trọng để đảm bảo tính liên tục và chính xác của quá trình kế toán trong công ty chứng khoán.
Theo quy định này, khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ kế toán, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao này phải được Kế toán trưởng ký xác nhận.
Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp có phải lưu trữ không?. Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!
