Mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty

1. Hiểu thế nào về sổ theo dõi khách ra vào của công ty

Số theo dõi ra vào khách là một công cụ quan trọng giúp quản lý và kiểm soát việc ra vào của khách hàng vào công ty hàng ngày. Công cụ này thường được áp dụng tại các tòa nhà văn phòng, chung cư, trường học, bệnh viện và các địa điểm công cộng khác.

Một khía cạnh quan trọng về sổ theo dõi ra vào khách là khả năng cung cấp thông tin chi tiết về toàn bộ quá trình ra vào của mọi người trong khu vực cụ thể. Trang trong sổ bao gồm các cột thông tin cơ bản như tên của khách hoặc nhân viên, thông tin liên hệ, ngày tháng, giờ ra vào và lý do ra vào. Sử dụng sổ theo dõi ra vào khách cho phép theo dõi lịch sử ra vào của từng cá nhân, bảo đảm an ninh và an toàn trong khu vực. Trong tình huống xảy ra sự cố, sổ theo dõi này cũng cung cấp thông tin cần thiết giúp nhân viên quản lý xác định thủ phạm.

Hơn nữa, mẫu sổ theo dõi ra vào khách cũng hữu ích để thống kê số lần ra vào trong khoảng thời gian cụ thể. Điều này giúp tạo ra các báo cáo thống kê và dữ liệu quan trọng để theo dõi quá trình ra vào và phân tích các xu hướng và biến đổi.

Sổ theo dõi việc ra vào khách qua cổng là một công cụ quan trọng để quản lý việc ra vào cơ sở và đảm bảo an ninh và sự an toàn. Tuy nhiên, để sử dụng mẫu sổ này một cách hiệu quả, người quản lý cần tuân theo những hướng dẫn sau:

- Lựa chọn mẫu sổ phù hợp: Cần chọn mẫu sổ có đầy đủ thông tin cần thiết như tên khách hàng, thời gian ra vào, mục đích ra vào, v.v.

- Áp dụng quy trình đúng đắn: Cần xem xét và tuân theo các quy định quản lý việc ra vào cổng một cách chặt chẽ.

- Phân công trách nhiệm: Là người quản lý, bạn cần phải chỉ định rõ trách nhiệm cho cán bộ được giao sử dụng sổ theo dõi việc ra vào cổng. Điều này đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin.

- Bảo vệ quyền riêng tư: Khách hàng đã được phép ra vào cơ sở, vì vậy việc thu thập thông tin về họ phải được thực hiện đúng quy trình và đảm bảo tính riêng tư của họ.

- Lưu trữ đúng quy định: Sau khi sử dụng, sổ theo dõi việc ra vào cổng cần được lưu trữ đầy đủ, được bảo mật và đảm bảo tính liên tục của dữ liệu.

Để quản lý và kiểm soát sự lưu lượng của khách ra vào khuôn viên công ty, cơ quan hoặc tòa nhà, nhiều tổ chức lựa chọn sử dụng mẫu sổ theo dõi việc ra vào cổng. Mẫu sổ này chứa các thông tin cơ bản như sau:

- Thời gian: Ghi chính xác thời gian khi khách hàng vào và ra khỏi khu vực được theo dõi. Thông thường, mẫu sổ sẽ có các cột để ghi nhận ngày/tháng/năm và giờ vào và giờ ra.

- Tên khách hàng: Đầy đủ thông tin về tên khách hàng, bao gồm cả họ và tên đệm, để dễ dàng ghi nhận và theo dõi. Đối với các công ty, tên khách hàng có thể được thay thế bằng tên công ty hoặc tên của đại diện của công ty.

- Số điện thoại: Yêu cầu khách hàng để lại số điện thoại để tiện liên lạc trong trường hợp cần thiết. Số điện thoại này có thể được sử dụng để xác nhận thông tin của khách hàng, đặc biệt là khi khách hàng ra vào khuôn viên trong những thời điểm cuối ngày.

- Lý do ra vào: Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin về mục đích của việc ra vào công ty, ví dụ như đến thăm, tham dự hội nghị hoặc thực hiện công việc tại đó.

- Thông tin bổ sung: Mẫu sổ theo dõi khách ra vào cổng còn có thể bao gồm một số thông tin khác tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức sử dụng, chẳng hạn như số CMND/hộ chiếu của khách hàng.

Theo dõi khách ra vào công ty là một phần quan trọng của quản lý an ninh và an toàn trong môi trường công ty. Dưới đây là một số lý do tại sao việc này cần thiết:

- An ninh và Bảo mật: Theo dõi khách ra vào giúp ngăn chặn sự xâm nhập trái phép hoặc không được ủy quyền vào khu vực công ty. Điều này đặc biệt quan trọng trong các công ty có thông tin quan trọng, tài sản, hoặc dữ liệu nhạy cảm cần bảo vệ.

- Bảo vệ Nhân Viên và Khách Hàng: Việc theo dõi khách ra vào cũng liên quan đến sự an toàn của nhân viên và khách hàng. Nó giúp xác định người nào đang ở trong tòa nhà và quản lý mô hình ra vào một cách hiệu quả hơn để tránh các tình huống không mong muốn.

- Điều Khiển Lưu Lượng: Theo dõi khách ra vào còn giúp công ty hiểu rõ hơn về lưu lượng khách hàng và có thể quản lý tốt hơn trong việc phục vụ họ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ hoặc bán lẻ.

- Tuân thủ Pháp Luật: Nhiều công ty phải tuân thủ các quy định pháp luật về an ninh và an toàn. Theo dõi khách ra vào có thể giúp công ty tuân thủ các quy định này và tránh được các vấn đề pháp lý tiềm ẩn.

- Dự Đoán và Quản Lý Khả Năng Khẩn Cấp: Khi bạn biết ai đang ở trong tòa nhà, bạn có thể dễ dàng liên lạc và hướng dẫn họ trong trường hợp khẩn cấp như hỏa hoạn hoặc sự cố khác.

2. Mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty

Quý khách có thể tải Mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty tại đây

SỔ THEO DÕI KHÁCH RA VÀO CỔNG

3. Quy trình kiểm soát khách ra vào công ty chuyên nghiệp

Mục tiêu của Quy trình này là:

- Hướng dẫn Nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ và thực hiện đúng các bước trong quá trình chào đón và đăng ký khách hàng, cũng như kiểm soát sự ra vào của họ. Bằng cách thực hiện các bước kiểm soát khách hàng một cách đúng đắn, chúng ta có thể tạo ấn tượng tích cực đối với bạn bè và đối tác của khách hàng.

- Tuân thủ Nội Quy An Ninh và Quy Chế – Quy Định: Đảm bảo rằng quá trình kiểm soát và đón tiếp khách hàng tuân theo nghiêm túc các quy định và nội quy an ninh của khách hàng. Qua đó, chúng ta cũng tạo điều kiện để nâng cao năng lực, nghiệp vụ, ý thức, và trách nhiệm của nhân viên bảo vệ trong việc đón tiếp và kiểm soát khách hàng ra vào.

Quy trình kiểm soát sự ra vào của khách hàng được chia thành ba công đoạn với các bước cụ thể trong mỗi công đoạn:

- Công Đoạn 1: Xác nhận Thông tin Khách Đến

Bước 1: Nhân viên bảo vệ hỏi về thông tin cá nhân của khách.

Bước 2: Kiểm tra tính đúng/sai bằng cách so sánh thông tin khách với Lịch Tiếp Khách (nếu có). Nếu không có Lịch Tiếp Khách hoặc có nhưng thông tin không khớp, nhân viên sẽ hỏi khách về mục đích của họ và người họ muốn gặp gỡ.

Bước 3: Nhân viên liên hệ với Người Tiếp Khách hoặc người mà khách cần gặp để xác nhận xem có nên mời vào hay không.

- Công Đoạn 2: Thực Hiện Đăng Ký Khách

Bước 1: Đăng ký thông tin khách vào Sổ Khách 

Bước 2: Tạo phiếu tiếp khách (Visitors Pass)

Bước 3: Kiểm tra và đăng ký các vật phẩm mà khách mang vào 

Bước 4: Cấp thẻ khách cho khách, phân loại

Bước 5: Hướng dẫn khách và xác nhận hướng dẫn để họ đi vào bên trong.

- Công Đoạn 3: Kiểm Soát Khách Ra Về

Bước 1: Kiểm tra các vật phẩm mà khách mang ra, so sánh với thông tin đã đăng ký khi khách vào.

Bước 2: Thu hồi phiếu tiếp khách (Visitor Pass), thẻ khách và trả lại các giấy tờ cá nhân cho khách.

Bước 3: Mở cổng để khách ra khỏi khu vực, và đứng dậy chào đón khách một cách trang trọng.

Quý khách có thể tham khảo thêm bài viết liên quan cùng chủ đề của chúng tôi như: Mẫu sổ theo dõi công văn đi mới nhất năm 2023 Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua hotline: 19006162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng./.