1. Đặc điểm của văn bản thông báo

Đọc các văn bản trong sách giáo khoa (trang 140 – 141, Ngữ văn 8, tập 2) và trả lời những câu hỏi dưới đây:

1) Trong các văn bản ở trên, ai là người nhận thông báo, ai là người thông báo?

2) Nội dung thông báo thường sẽ là gì? Nhận xét về thể thức của một văn bản thông báo.

3) Hãy dẫn ví dụ ra một số trường hợp cần viết thông báo trong học tập và trong sinh hoạt ở nhà trường

Hướng dẫn trả lời:

1) - Văn bản 1:

+ Người thông báo là: Phòng Giáo dục và Đào tạo của huyện Hải Hậu, trường Trung học Cơ sở Hải Nam.

+ Người nhận thông báo là: Các giáo viên chủ nhiệm và lớp trưởng của các lớp trong toàn trường.

+ Mục đích thông báo là: Để cho mọi người chuẩn bị thực hiện đúng kế hoạch, đúng lịch duyệt của tiết mục văn nghệ nhân ngày Nhà giáo Việt Nam.

- Văn bản 2:

+ Người thông báo là: Liên đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh trường Trung học Cơ sở Kết Đoàn.

+ Người nhận thông báo là: Các chi đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh trong nhà trường.

+ Mục đích thông báo là về kế hoạch của Đại hội đại biểu liên đội của Thiếu niên tiền phong Hồ Chí Minh.

2) Nội dung thông báo thường thì là những loại văn bản truyền đạt những thông tin cụ thể từ bên phía cơ quan đoàn thể hoặc người tổ chức gửi cho những người dưới quyền hoặc thành viên đoàn thể hoặc những ai có quan tâm tới nội dung thông báo để tham gia hoặc thực hiện theo.

3) Một số trường hợp mà cần viết thông báo:

- Thông báo về việc góp tiền để ủng hộ đồng bào miền Trung bị ảnh hưởng bởi bão lụt.

- Thông báo về việc chuẩn bị cho kỳ thi học kì một.

- Thông báo về việc tập hợp những cầu thủ để đá bóng giao hữu với đội trường bạn nhân dịp kỷ niệm Ngày nhà giáo Việt Nam.

 

2. Cách làm văn bản thông báo

Tình huống cần làm văn bản thông báo (Trang 142, Sách giáo khoa | Ngữ Văn 8, Tập 2)

Trong những tình huống sau đây, tình huống nào thì phải viết thông báo, người thông báo là ai và thông báo cho ai?

a) Một học sinh bị mất một chiếc xe đạp, muốn báo cáo lại với công an.

b) Sắp tới, Nhà trường sẽ tổ chức một đợt tổng vệ sinh cho toàn trường để góp phần tạo nên một môi trường xanh, sạch, đẹp.

c) Gần cuối năm học, Ban chỉ huy liên đội Thanh niên Tiền phong Hồ Chí Minh muốn triệu tập các Ban chỉ huy đội để bàn về việc tổng kết lại hoạt động của liên đội trong năm học này.

Hướng dẫn trả lời: Tình huống cần làm bài thông báo: b, c.

Cách làm văn bản thông báo (Trang 142, Sách giáo khoa | Ngữ Văn 8, Tập 2)

Một văn bản thông báo cần có những mục sau đây:

a) Thể thức mở đầu của một văn bản thông báo:

- Tên của cơ quan chủ quản và đơn vị trực thuộc (ghi vào góc ở trên bên trái).

- Quốc hiệu và tiêu ngữ (ghi vào ở góc trên bên phải).

- Thời gian và địa điểm làm thông báo (ghi vào ở góc bên phải).

- Tên của văn bản (ghi ở chính giữa):

THÔNG BÁO

Về …

b) Nội dung của bài thông báo.

c) Thể thức kết thúc của một văn bản thông báo:

- Nơi nhận (ghi ở phía dưới bên trái).

- Ký tên và ghi rõ đầy đủ họ tên, chức vụ của người có trách nhiệm thông báo (ghi ở phía dưới bên phải).

Tổng kết:

- Thông báo là một loại văn bản truyền đạt những thông tin cụ thể từ bên phía cơ quan, đoàn thể, người tổ chức cho những người ở dưới quyền, thành viên đoàn thể hoặc những ai có quan tâm tới nội dung thông báo được biết để tham gia hoặc thực hiện theo.

- Văn bản thông báo cần phải cho biết rõ những thông tin như: ai là người thông báo, thông báo cho ai, nội dung của công việc, nội dung quy định, yếu tố thời gian, yếu tố địa điểm cụ thể, chính xác…

- Văn bản thông báo cần phải tuân thủ về thể thức hành chính, có ghi rõ tên cơ quan, số công văn, tiêu ngữ và quốc hiệu, tên của văn bản, chỗ ngày tháng, người nhận, người thông báo, chức vụ của người thông báo thì văn bản thông báo mới có hiệu lực…

 

3. Lưu ý khi soạn thảo văn bản thông báo

- Xây dựng bố cục thông báo:

Về hình thức thì khi soạn thảo văn bản thông báo với biểu mẫu thông báo như sau: mở đầu cần phải ghi đầy đủ quốc hiệu và tiêu ngữ theo đúng mẫu một văn bản hành chính thông thường. Tiếp theo là ngày tháng năm lập thông báo để người tiếp nhận dễ dàng nắm bắt được thời gian ban hành thông báo này. Trong nội dung tên mẫu đơn thông báo thì người soạn thảo phải ghi rõ thông báo về vấn đề gì ví dụ thông báo về lịch nghỉ tết dương lịch hay thông báo về kế hoạch tập huấn cán bộ, thông báo các hoạt động sắp diễn ra trong doanh nghiệp. Với cách làm văn bản thông báo thìbản thông báo cần có các yếu tố:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ.

- Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo.

- Tên cơ quan thông báo.

- Tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung.

- Nội dung thông báo

- Ký đóng dấu cơ quan.

- Nơi nhận.

Cách viết văn bản thông báo:

Trong phần nội dung thì với thể thức văn bản thông báo phải ghi rõ người nhận và tuân thủ thông báo này là ai là một cá nhân nào đó hay toàn thể cơ quan. Sau đó nêu ra các căn cứ để đưa ra thông báo này như căn cứ vào lịch nghỉ tết của nhà nước hay căn cứ vào quyết định của Ban giám đốc công ty, căn cứ vào nhu cầu khả năng của doanh nghiệp, hay căn cứ vào văn bản pháp luật nào đó cần ra thông báo để mọi người tiếp thu và thực hiện tránh làm trái quy định của pháp luật… Tiếp theo cần trình bày rõ nội dung của bản thông báo này như thông báo về lịch nghỉ tết sẽ kéo dài từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu để các toàn thể công nhân viên nắm được và thực hiện đồng loạt, nhất quán.

- Có thể chia các thông báo có nhiều nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.

Trong thông báo cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản. Loại thông báo nhằm giới thiệu các đạo luật hay chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát.

- Thông báo cho các thí sinh trúng tuyển biết để tập trung dự khóa học đúng thời gian, địa điểm. Ngoài ra phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao kiểu công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy.

- Phần đại diện ký thông báo: không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà các trưởng phó phòng ban có trách nhiệm về các lĩnh vực trên như: phòng giáo vụ, đào tạo ở các trường, văn phòng hay phòng tổ chức, phòng hành chính… ở các cơ quan được quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.

>> Tham khảo: Soạn văn lớp 8: Soạn bài Câu trần thuật - Ngắn nhất

 

4. So sánh giữa văn bản thông báo và công văn

- Thông báo

+ Khái niệm: Văn bản thông báo là một trong những biểu mẫu được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp, tổ chức, công ty, đơn vị dùng trong mục đích thông báo/ truyền đạt tới 1 hoặc nhiều người về một vấn đề nào đó.

+ Mục đích: Thông báo thường dùng để truyền đạt thông tin tới người khác để biết và thực hiện.

+ Loại thông báo: Thông báo về kết quả của cuộc họp, hội nghị; Thông báo về nhiệm vụ được giao từ cấp trên; Thông báo về các quyết định (tăng lương, nghỉ việc,…), chính sách, chỉ thị từ trên cấp trên; Thông báo về các vấn đề liên quan tới nội bộ hoạt động quản lý, lãnh đạo, … của công ty hoặc doanh nghiệp

+ Ví dụ: Thông báo lịch nghỉ Tết dương lịch

Thông báo chuyển địa điểm công ty

- Công văn

+ Công văn được dùng để chỉ đạo về việc cần thực hiện nhiệm vụ, theo đó được dùng chủ yếu trong việc hướng dẫn, trao đổi công việc trong các cơ quan của Nhà nước giữa cấp trên và cấp dưới, ngược lại. Đối với mẫu câu văn thông thường ở trong đó sẽ không có tên của loại văn bản.

+ Mục đích: Công văn được coi là phương tiện giao tiếp chính tại các cơ quan Nhà nước với những đối tượng khác, công văn còn được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp.

+ Các loại công văn: Công văn phúc đáp Công văn đề nghị Công văn nhắc nhở, đôn đốc, chấn chỉnh Công văn giải thích Công văn mời dự đại hội, mời họp Công văn chất vấn Công văn hướng dẫn Công văn giao dịch

+ Ví dụ: Công văn giải trình về việc...

>> Xem thêm: Soạn văn 8 Văn bản tường trình