1. Khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính có phải làm thủ tục trên Cơ quan bảo hiểm xã hội không?

Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động (công ty) khi thực hiện các thủ tục đăng ký và tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động của mình, cụ thể được quy định tại Điều 21 như sau:

- Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm lập hồ sơ cho người lao động trong công ty của mình để người lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội và tham gia đóng bảo hiểm xã hội cũng như là giải quyết để người lao động được hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội của mình;

- Người sử dụng lao động có trách nhiệm hằng tháng trích từ quỹ tiền lương của người lao động một khoản theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội để cùng đóng với quỹ bảo hiểm mà người sử dụng lao động phải đóng cho người lao động để đóng lên cơ quan bảo hiểm xã hội cho người lao động;

- Trường hợp người lao động phải thực hiện giám định mức suy giảm khả năng lao động để giải quyết các chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và hưởng lương hưu khi suy giảm khả năng lao động thì người sử dụng lao động phải có trách nhiệm giới thiệu người lao động đi giám định mức suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng giám định y khoa;

- Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để thực hiện việc chi trả các khoản trợ cấp của bảo hiểm xã hội cho người lao động;

- Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động phải có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động và có trách nhiệm xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động;

- Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin, tài liệu liên quan đến việc đóng, hưởng bảo hiểm xã hội theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, cơ quan bảo hiểm xã hội;

- Trong thời hạn định kỳ 06 tháng thì người sử dụng lao động phải có trách nhiệm niêm yết công khai thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động; có trách nhiệm cung cấp thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội của người lao động khi có sự yêu cầu của người lao động hoặc tổ chức công đoàn đại diện cho người lao động;

- Hằng năm người sử dụng lao động phải có trách nhiệm niêm yết công khai thông tin đóng bảo hiểm xã hội của người lao động do cơ quan bảo hiểm xã hội cung cấp.

NHƯ VẬY: Dựa vào quy định đã được nêu ở trên thì khi doanh nghiệp làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính thì công ty sẽ có trách nhiệm phải làm thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ trự sở công ty đến cơ quan bảo hiểm xã hội. Còn nếu trường hợp công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính của mình sang địa chỉ khác quận/huyện so với địa chỉ trụ sở cũ thì công ty sẽ phải có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội ở tại cơ quan bảo hiểm xã hội cũ và làm thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội ở cơ quan bảo hiểm xã hội nơi mới chuyển đến.

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty lên Cơ quan bảo hiểm xã hội

2.1 Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty trong cùng quận/huyện

Khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính mà việc thay đổi trong địa bàn cùng quận/huyện với địa chị trụ sở cũ thì công ty cần chuẩn bị hồ sơ sau để làm thủ tục gửi lên cơ quan bảo hiểm xã hội, cụ thể:

- Người sử dụng lao động lập tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo Mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

- Danh sách những người lao động đang tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của công ty;

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty (bản sao có công chứng/chứng thực);

- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người lao động tham gia bảo hiểm xã hội theo Mẫu TK1-TS được ban hành kèm theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH;

Người sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện nơi công ty đang đặt trụ sở (cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động).

2.2 Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty khác quận/huyện với trụ sở cũ

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính của mình sang địa bàn khác với quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở cũ thì doanh nghiệp sẽ cần thực hiện thủ tục trên Cơ quan bảo hiểm xã hội theo các bước như sau:

- Bước 1: Người sử dụng lao động sẽ phải làm thủ tục báo giảm và chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động tại cơ quan bảo hiểm xã hội ở địa chỉ cũ của công ty (cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đi)

Người sử dụng lao động lập Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo Mẫu D02-TS;
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Thẻ bảo hiểm y tế còn giá trị sử dụng của người lao động (đối với trường hợp không trả thẻ thì người sử dụng lao động cần lập danh sách bổ sung giá trị thẻ còn lại);
Các chứng từ nộp tiền cho cơ quan bảo hiểm xã hội (nếu có);
Phiếu giao nhận hồ sơ ngưng tham gia bảo hiểm xã hội.

Đối với trường hợp người sử dụng lao động đang còn nợ tiền bảo hiểm xã hội ở cơ quan bảo hiểm xã hội thì chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Đối với trường hợp này cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ có trách nhiệm đánh dấu theo dõi đơn vị chuyển đi trên phầm mềm SMS. Sau khi đơn vị bảo hiểm xã hội nơi đi nhận được thông báo của cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đến có xác nhận về việc người sử dụng lao động đã thanh toán xong tiền nợ bảo hiểm xã hội thì cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đi thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội.

- Bước 2: Báo tăng bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi chuyển đến

Người sử dụng lao động sẽ cần chuẩn bị các loại hồ sơ sau:

Thông báo kết quả đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp chuyển đi (cơ quan bảo hiểm xã hội cũ);
Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;
Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội theo Mẫu TK3-TS;
Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo Mẫu TK1-TS;
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty;
Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu D02-TS;

Cơ quan bảo hiểm xã hội nơi chuyển đến có trách nhiệm nhận thông báo từ cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đi sau đấy sẽ tiến hành tổ chức quản lý các dữ liệu và theo dõi việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động. Cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đến cũng sẽ có trách nhiệm cấp thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động sau khi người sử dụng lao động đã đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế tháng đầu tiên cho người lao động. Đối với những thẻ bảo hiểm y tế bị trùng (do người sử dụng lao động không hoàn trả lại thẻ bảo hiểm y tế ở tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đi) thì cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đến sẽ phải căn cứ vào danh sách do bảo hiểm xã hội nơi đi đã xác nhận thu hồi và giảm giá trị thẻ bảo hiểm xã hội tương ứng.

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê đã sưu tầm và biên soạn. Trường hợp Quý khách còn bất cứ vướng mắc gì thêm Quý khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến của chúng tôi thông qua số tổng đài: 19006162 để được hỗ trợ trực tiếp. Rất mong nhận được sự hợp tác từ Quý khách hàng, chúng tôi xin chân thành cảm ơn!