Mục lục bài viết
1. Chữ ký số là gì ?
Chữ ký số hiện nay được biết đến với nhiều tên gọi như: chữ ký điện tử, chứng thư số, token, chữ ký số. Chữ ký số, theo quy định tại khoản 6 Điều 3 nghị định 130/2018/NĐ-CP được giải thích là một dạng của chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi chứa thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng mà người có được các thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được các vấn đề sau:
- Việc biến đổi thông điệp dữ liệu được tạo ra bằng việc dùng đúng mã khoá bí mật tương ứng với khoá công khai trong cùng một cặp khoá;
- Sự toàn vẹn về nội dung trong thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi đó.
Nói một cách dễ hiểu, chữ ký số là một công cụ để người ký thực hiện việc ký xác nhận trên các giao dịch điện tử không thể sử dụng chữ ký tay. Các giao dịch điện tử hiện nay thường được giao dịch qua phần mềm và được ký số như: Kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử, thực hiện các dịch vụ công trên Cổng dịch vụ công quốc gia,...
Chứng thư số cũng là một tên gọi mà mọi người hay dùng để gọi chữ ký số. Thực chất, chứng thư số là một phần của chữ ký số cụ thể, chữ ký số gồm 02 phần chính:
- Phần cứng, có thiết kế như một chiếc USB, có thể kết nối với máy tính hoặc các thiết bị điện tử khác thông qua cổng USB.
- Chứng thư số là các thông điệp dữ liệu là được mã hoá, xác thực thông tin bởi các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thư số. Nội dung của chứng thư số trong chữ ký số bao gồm các thông tin chính như sau:
+) Tên của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thư số
+) Thông tin của doanh nghiệp mua chữ ký số và sử dụng dịch vụ chứng thư số. Thường thì đơn vị cung cấp chữ ký số nào cũng sẽ cung cấp dịch vụ chứng thư số.
+) Số seri của chứng thư số;
+) Hiệu lực của chứng thư số;
+) Các thông tin về khoá công khai của doanh nghiệp, cảnh báo về phạm vi sử dụng, các trường hợp hạn chế trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung ứng dịch vụ chứng thực chữ ký số.
+ Thuật toán mật mã
+) Các thông tin khác theo quy định pháp luật.
Chứng thực chữ ký số là việc các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số thực hiện xác thực doanh nghiệp sử dụng chữ ký số đó đúng là người đã ký số trên thông điệp dữ liệu điện tử. Dịch vụ chứng thực chữ ký số là dịch vụ chững thực chữ ký điện tử do chính nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số đó thực hiện. Dịch vụ chứng thực chữ ký số bao gồm:
- Dịch vụ tạo hoặc hỗ trợ tạo cặp khoá công khai và bí mật cho thuê bao;
- Dịch vụ cung cấp, gia hạn, tạm dừng, phục hồi và thu hồi chứng thư số;
- Dịch vụ duy trì trực tuyến cơ sở dữ liệu về chứng thư số;
- Dịch vụ cung cấp các thông tin cần thiết để chứng thực chữ ký số của thuê bao đã ký số.
2. Thay đổi tên doanh nghiệp trên chữ ký số được thực hiện thế nào?
Chữ ký số có chứa đựng thông tin cơ bản của doanh nghiệp, nên trong trường hợp có thay đổi thông tin, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thay đổi thông tin trên chữ ký số. Hiện nay, mặc dù có nhiều nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số, tuy nhiên, nguyên lý hoạt động của các chữ ký số về cơ bản không có sự khác nhau giữa các nhà cung cấp nên có thể nói rằng, thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp trên chữ ký có của hầu hết các đơn vị dịch vụ cung cấp sẽ có sự tương tự. Dưới đây, chúng tôi xin cung cấp một số thông tin cơ bản về các bước tiến hành thủ tục thay đổi tên công ty trên chứng thư số:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chứng minh việc thay đổi thông tin - tên doanh nghiệp trên chữ ký số. Hồ sơ gồm: Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới sau khi đổi tên; Giấy tờ tuỳ thân của người đại diện theo pháp luật của doanhg nghiệp; Giấy thông báo về việc thay đổi thông tin công ty (có thể theo mẫu của nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số).
Bước 2: Gửi hồ sơ yêu cầu thay đổi tên công ty. Với mỗi nhà cung cấp khác nhau, có thể sẽ có các phương thức nhận hồ sơ yêu cầu thay đổi tên công ty trên chứng thư số riêng như: Gửi chuyển phát nhanh, đến trực tiếp hoặc làm hồ sơ thay đổi thông tin chữ ký số qua email,...
Bước 3: Nhà cung cấp tiếp nhận hồ sơ yêu cầu đổi tên công ty trên chứng thư số, tiến hành xác minh thông tin và hoàn tất thủ tục thay đổi tên công ty trên chứng thư số. Việc thay đổi này có thể được bộ phận kỹ thuật của nhà cung cấp hướng dẫn qua điện thoại, hoặc ultraview, teamview.
Bước 4. Ký xác nhận việc thay đổi thông tin trên chữ ký số mới.
Sau khi thay đổi thông tin trên chữ ký số mới thành công, doanh nghiệp cần tiến hành ký gửi văn bản xác nhận số seri chữ ký số mang thông tin mới tới nhà cung cấp theo cách thức mà nhà cung cấp hướng dẫn để hoàn thiện hồ sơ lưu tại đơn vị cung cấp.
Bước 5. Sau khi việc thay đổi thông tin đã hoàn tất, bạn tiến hành sử dụng chữ ký số có thông tin mới như bình thường. Cần lưu ý việc cập nhật chữ ký số mới trong các tài khoản giao dịch điện tử như thuế, bảo hiểm xã hội, phần mềm xuất hoá đơn hoặc trên các trang kê khai điện tử khác vì khi đổi thông tin trên chữ ký số, chữ ký số sẽ có số sêri mới. Nếu không tiến hành cập nhật chữ ký số mới, các hệ thống giao dịch sẽ không nhận diện được chữ ký số mới, chỉ cho phép sử dụng chữ ký số có seri cũ.
Đối với các thông tin khác của doanh nghiệp, trường hợp có thay đổi so với chữ ký số cũ, doanh nghiệp thực hiện các bước như đối với trường hợp thay đổi tên doanh nghiệp.
Lưu ý, cách thức thay đổi thông tin doanh nghiệp trên chứng thư số có thể được áp dụng với một số nhà cung cấp như VNPT, Viettel, FPT,.. tuy nhiên, tuỳ từng nhà cung cấp, nếu không tự thao tác được, quý bạn đọc có thể liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng hoặc hotline của nhà cung cấp để được hướng dẫn chi tiết.
3. Hướng dẫn cách đổi chứng thư số trên phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử EFY
Để cập nhật chứng thư số mới, bạn cần thức hiện các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử.
Bước 2: Chọn mục Quản trị, sau đó chọn Thay đổi thông tin.
Bước 3: Trong mục thay đổi thông tin, bạn chú ý tới phần chọn chứng thư số. Để cập nhật chứng thư số mới, bạn cần kết nối chứng thư số vào máy tính (cắm chứng thư số vào máy tính qua cổng USB ở cạnh bên của Laptop hoặc Case máy tính để bàn).
Ngay sau khi kết nối chứng thư số, các thông tin về chứng thư số mới sẽ hiện lên như số chứng thư số, đơn vị chứng thực chữ ký số, hiệu lực của chứng thư số. Sau đó bạn nhấn thay đổim cập nhật thông tin mới và ấn Cập nhật.
Hoàn tất bước Cập nhật là bạn đã có thể sử dụng chữ ký số mới để ký số trên các giao dịch kê khai bảo hiểm xã hội.
Đối với các phần mềm bảo hiểm xã hội hoặc phần mềm khác, việc thay đổi chữ ký số có thể cũng tiến hành tương tự. Trường hợp cần hướng dẫn chi tiết, bạn có thể liên hệ nhà cung cấp phần mềm để được hướng dẫn.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi, trường hợp có nhầm lẫn hoặc cần trao đổi thêm, mời quý bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 19006162. Xin chân thành cảm ơn!