Thời điểm ghi nhận chi phí kế toán doanh nghiệp là khi nào?

1. Khái niệm chi phí kế toán

- Chi phí kế toán là tất cả những khoản chi mà doanh nghiệp phải bỏ ra trong quá trình kinh doanh, sản xuất hàng hóa, dịch vụ ; là các khoản phát sinh từ việc thực hiện hoạt động kế toán và tài chính của một doanh nghiệp hoặc tổ chức, cụ thể bao gồm:

+ Các chi phí duy trì hệ thống kế toán, chi phí để thực hiện báo cáo tài chính, chi phí của các dịch vụ kế toán bên ngoài (nếu có),....

+ Chi phí khấu hao máy móc, thiết bị, nhà xưởng

+ Chi phí để mua các nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu phục vụ cho việc sản xuất, kinh doanh.

+ Chi phí chi trả tiền lương cho nhân viên hay thanh toán các khoản lãi vay,.....

- Những chi phí này thể hiện qua các dòng tiền đầu tư của chủ doanh nghiệp cho việc sản xuất, kinh doanh của mình trong giai đoạn đầu vào.

- Về nguyên tắc cơ bản, chi phí kế toán của doanh nghiệp được ghi chép trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp, là tài liệu mà người khác có thể kiểm chứng được.

 - Những quy định về chi phí kế toán được ghi nhận trong luật kế toán, hiện nay đang được áp dụng theo Luật Kế toán năm 2015.

2. Thời điểm ghi nhận chi phí kế toán

 - Căn cứ vào Khoản 1 Điều 82 Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định về một trong những nguyên tắc kế toán các khoản chi phí như sau: 

"Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa"

- Như trên đã phân tích thì chi phí kế toán là những khoản chi thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra khi kinh doanh, sản xuất hàng hóa, dịch vụ. Nên bản chất của chi phí này cũng thuộc những khoản làm giảm doanh thu, lợi ích kinh tế của doanh nghiệp vậy nên thời điểm để ghi nhận cũng sẽ áp dụng như những chi phí làm giảm lợi ích kinh tế khác.

- Do đó, thời điểm ghi nhận chi phí kế toán là tại thời điểm giao dịch phát sinh giao dịch hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai mà không phân biệt đã chi tiền hay chưa.

3. Các trường hợp cụ thể về thời điểm ghi nhận chi phí kế toán

Các trường hợp cụ thể về thời điểm ghi nhận chi phí kế toán có thể kể đến như:

- Chi phí thuê mặt bằng: đây là chi phí nằm trong chi phí được ghi nhận hàng tháng trong hoạt động kinh doanh vào thời điểm thanh toán tiền thuê mặt bằng phục vụ cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. 

- Chi phí mua hàng hóa, nguyên, nhiên liệu đầu vào: chi phí này được ghi nhận tại thời điểm mua hàng hóa, thông thường là khi nhận hóa đơn và hàng hóa được nhập vào kho. Trường hợp việc mua hàng hóa được thanh toán dưới dạng trả góp thì chi phí sẽ được ghi nhận theo từng kỳ trả góp.

- Chi phí khấu hao máy móc, thiết bị nhà xưởng và chi phí bảo trì, sửa chữa: khoản phí khấu hao được tính theo thời gian thông qua việc bảo trì và sửa chữa máy móc. Thời điểm ghi nhận là khi công việc sửa chữa, bảo trì được thực hiện và các dịch vụ tương ứng với nó được cung cấp.

- Chi phí marketing và quảng cáo: chi phí này thường được ghi nhận khi kế hoạch về việc marketing hay chiến dịch quảng cáo của doanh nghiệp được đưa vào triển khai trên thực tế hay các dịch vụ được cung cấp hoặc có các hóa đơn được nhận về.

- Chi phí lương và phúc lợi: chi phí này được ghi nhận khi nhân viên trong doanh nghiệp hoàn thành được công việc và thời gian làm việc của họ, thông thường là vào thời điểm cuối mỗi kỳ kế toán (theo tháng hoặc quý)

- Chi phí xây dựng cơ sở hạ tầng: khi thực hiện xây mới hay cải thiện các cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp thì thời điểm ghi nhận thường sẽ được ghi theo từng tiến độ của công trình được xây dựng hay cải thiện.

- Chi phí dịch vụ kế toán bên ngoài: trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán theo hình thức thuê dịch vụ kế toán bên ngoài theo hợp đồng thì thời điểm ghi nhận chi phí này là khi dịch vụ kế toán được cung cấp hoặc theo thời điểm đã được thỏa thuận trong hợp đồng.

- Chi phí bảo hiểm: thời điểm ghi nhận chi phí bảo hiểm của doanh nghiệp là khi chi phí về khoản này được trả và các dịch vụ bảo hiểm đã thanh toán đó được cung cấp.

Ngoài những chi phí cụ thể liên quan tới doanh thu của kỳ báo cáo của doanh nghiệp đã kể trên thì còn có những chi phí khác cũng cần được ghi nhận. Đối với các loại chi phí khác đó thì thời điểm ghi nhận cũng cần được xác định theo nguyên tắc kế toán các khoản chi phí là tại thời điểm phát sinh hoặc có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai, ví dụ như:

- Thời điểm ghi nhận chi phí các loại phí trả trước là ghi nhận vào tài khoản trả trước khi thanh toán và điều chỉnh vào chi phí của các kỳ kế toán sau.

- Thời điểm ghi nhận các loại chi phí dự phòng là khi có đủ căn cứ để dự đoán rằng các khoản chi phí đó sẽ phát sinh.

4. Lưu ý khi ghi nhận chi phí kế toán

Việc ghi nhận chi phí kế toán ngoài việc ghi nhận đúng về nội dung và thời gian ghi nhận theo thực tế thì còn cần phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán và các quy định về kế toán theo quy định của pháp luật. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan của thông tin kế toán. Do đó, việc ghi nhận chi phí kế toán cần lưu ý những vấn đề sau:

- Chi phí được ghi nhận cần có liên quan (trực tiếp/gián tiếp) tới hoạt động kinh doanh, sản xuất hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp:

+ Có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

+ Những khoản chi phí không liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì không được ghi nhận vào chi phí kế toán

-  Chi phí được ghi nhận phải là chi phí được xác định cụ thể và có chứng từ hợp pháp để chứng minh chi phí đó, cụ thể xác định về:

+ Số tiền cụ thể được xác định, thời điểm phát sinh các khoản chi tiết khác có liên quan

+ Chứng từ để chứng minh cho việc ghi nhận chi phí đó là hợp pháp cần được xác minh dưới các dạng cụ thể: hóa đơn, hợp đồng, chứng nhận,.....

- Việc ghi nhận chi phí phải tuân theo nguyên tắc một cách phù hợp:

+ Chi phí liên quan tới doanh thu và doanh thu do khoản chi phí đó tạo ra phải cùng được ghi nhận trong cùng một kỳ kế toán

+ Trường hợp chưa xác định được chính xác số tiền chi phí hoặc doanh thu trong cùng một kỳ kế toán thì thực hiện ghi nhận tạm thời vào các tài khoản phù hợp và tiến hành điều chỉnh vào các kỳ kế toán sau.

- Chi phí được ghi nhận cần đảm bảo nguyên tắc thận trọng:

+  Đối với các khoản chi phí dự phòng thì cần phải có đủ căn cứ để xác định rằng khoản chi phí sẽ phát sinh

+ Và các khoản chi phí dự phòng đó chỉ được ghi nhận khi các căn cứ dùng để dự đoán đều phải chỉ ra rằng khoản chi phí được ghi nhận đó sẽ phát sinh trong tương lai.

- Chi phí được ghi nhận cần phải ghi nhận theo nguyên tắc tính nhất quán:

+ Việc ghi nhận phải được thực hiện một cách thường xuyên và thống nhất trong các kỳ kế toán liên tiếp

+ Việc thay đổi phương pháp ghi nhận chi phí cần phải có lý do chính đáng và phải được công bố trong báo cáo tài chính.

Ngoài những lưu ý về nguyên tắc trên thì cần lưu ý về một số điểm sau:

+ Việc ghi nhận chi phí phải được thực hiện theo quy định của hệ thống chuẩn mực kế toán được áp dụng cho doanh nghiệp

+ Kế toán của doanh nghiệp cần phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện được việc ghi nhận chi phí một cách chính xác

+ Quy trình kiểm soát của nội bộ của doanh nghiệp cần được thực hiện một cách chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác của các thông tin về chi phí.

Trên đây là những thông tin chúng tôi cung cấp tới quý khách hàng về thời điểm ghi nhận chi phí kế toán của doanh nghiệp cũng như những lưu ý về việc ghi nhận chi phí kế toán. Nếu quý khách có thêm câu hỏi hay thắc mắc nào cần giải đáp, xin hãy liên hệ với chúng tôi qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 19006162 hoặc qua email lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi cam kết sẽ đáp ứng nhu cầu của quý khách một cách nhanh chóng và chất lượng.