Thời gian giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh là bao lâu?

1. Khái niệm và phân biệt đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh

Việc xác định đúng bản chất của đơn là bước đầu tiên để áp dụng đúng cơ quan có thẩm quyền, trình tự xử lý và thời hạn giải quyết. Không phải mọi đơn gửi đến cơ quan nhà nước đều được giải quyết theo cùng một thủ tục.

Khiếu nại là việc cá nhân, cơ quan, tổ chức hoặc cán bộ, công chức đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định hành chính, hành vi hành chính hoặc quyết định kỷ luật cán bộ, công chức khi cho rằng quyết định, hành vi đó trái pháp luật và xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình. Khiếu nại nhằm bảo vệ trực tiếp quyền và lợi ích của người khiếu nại. Căn cứ chính là Luật Khiếu nại năm 2011.

Tố cáo là việc cá nhân theo thủ tục luật định báo cho cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền biết về hành vi vi phạm pháp luật của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tố cáo hướng đến việc phát hiện, ngăn chặn và xử lý hành vi vi phạm, không chỉ nhằm bảo vệ quyền lợi riêng của người gửi đơn. Nội dung này được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Tố cáo năm 2018.

Kiến nghị là việc cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức đề xuất với cơ quan có thẩm quyền về chủ trương, chính sách, quy định, giải pháp hoặc cách thức quản lý nhằm khắc phục bất cập và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Phản ánh là việc cung cấp thông tin, trình bày ý kiến hoặc thông báo về tình trạng, sự việc, hành vi, khó khăn, vướng mắc trong hoạt động quản lý, cung cấp dịch vụ công hoặc thực hiện quy định pháp luật. Phản ánh thường nhằm giúp cơ quan nhà nước biết và xử lý một vấn đề thực tế, không nhất thiết yêu cầu hủy bỏ một quyết định hành chính cụ thể.

Một đơn có thể chứa nhiều nội dung khác nhau. Chẳng hạn, người gửi vừa yêu cầu hủy quyết định thu hồi đất, vừa tố cáo cán bộ có hành vi nhận hối lộ, vừa đề nghị sửa quy trình hành chính. Trong trường hợp này, cơ quan tiếp nhận có thể hướng dẫn tách riêng từng nội dung để gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền.

2. Thời hạn giải quyết đơn kiến nghị, phản ánh theo quy định pháp luật hiện hành

Đối với kiến nghị, phản ánh, cần phân biệt thời hạn xử lý ban đầu với thời hạn giải quyết nội dung cuối cùng.

Nếu công dân trực tiếp đến nơi tiếp công dân, khoản 1 Điều 28 Luật Tiếp công dân quy định trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận nội dung, người tiếp công dân phải trả lời trực tiếp hoặc thông báo bằng văn bản về tình trạng xử lý. Nội dung thông báo có thể là:

• Đã thụ lý để giải quyết.
• Việc xem xét cần kéo dài do phải xác minh thêm.
• Không thụ lý vì không thuộc thẩm quyền hoặc không đủ điều kiện.
• Đã chuyển đến cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền.

Thời hạn 10 ngày làm việc này chủ yếu là thời hạn thông báo kết quả xử lý ban đầu, không phải lúc nào cũng là thời hạn giải quyết xong toàn bộ nội dung kiến nghị, phản ánh. Quy định tương ứng được thể hiện trong Luật Tiếp công dân năm 2013.

Theo Điều 20 Thông tư 05/2021/TT-TTCP, nếu đơn kiến nghị, phản ánh thuộc trách nhiệm quản lý của cơ quan tiếp nhận thì người xử lý đơn báo cáo, đề xuất người đứng đầu xem xét, giải quyết và trả lời theo quy định pháp luật. Nếu không thuộc trách nhiệm quản lý thì báo cáo người đứng đầu để chuyển đơn đến cơ quan có trách nhiệm và thông báo cho người gửi.

Điểm cần lưu ý là pháp luật hiện hành không đặt ra một thời hạn chung 30 ngày hoặc 45 ngày cho mọi đơn kiến nghị, phản ánh. Thời hạn giải quyết cuối cùng phụ thuộc vào lĩnh vực, nội dung và quy định chuyên ngành áp dụng. Thông tư 05/2021/TT-TTCP chủ yếu quy định việc tiếp nhận, phân loại, hướng dẫn, chuyển và theo dõi đơn.

Đối với phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính, như thủ tục hành chính gây phiền hà, quy định không còn phù hợp hoặc có vướng mắc trong thực hiện thủ tục, Nghị định 20/2008/NĐ-CP quy định cơ quan không có thẩm quyền phải chuyển phản ánh, kiến nghị trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận. Nghị định này không quy định một thời hạn chung 20 ngày hoặc 30 ngày để giải quyết mọi phản ánh, kiến nghị. Cơ quan có thẩm quyền phải nghiên cứu, đánh giá, xử lý và công khai kết quả theo quy trình tương ứng. Có thể tham khảo Nghị định 20/2008/NĐ-CP trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

Một số thủ tục hành chính, quy chế tiếp nhận phản ánh của từng địa phương hoặc lĩnh vực chuyên ngành có thể quy định thời gian xử lý riêng. Khi đó, cần căn cứ vào văn bản đang điều chỉnh trực tiếp thủ tục đó, không áp dụng máy móc thời hạn của khiếu nại hoặc tố cáo.

3. Thời hạn giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân

Thời hạn giải quyết khiếu nại

Thời hiệu khiếu nại thông thường là 90 ngày kể từ ngày người khiếu nại nhận được quyết định hành chính hoặc biết được quyết định hành chính, hành vi hành chính. Nếu có trở ngại khách quan hoặc sự kiện bất khả kháng khiến người khiếu nại không thể thực hiện quyền khiếu nại đúng thời hiệu thì thời gian có trở ngại có thể được xem xét theo quy định.

Đối với khiếu nại lần đầu, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được khiếu nại thuộc thẩm quyền và không thuộc trường hợp bị từ chối thụ lý, người có thẩm quyền phải thụ lý, thông báo bằng văn bản hoặc nêu rõ lý do không thụ lý.

Thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu được xác định như sau:

• Vụ việc thông thường: không quá 30 ngày kể từ ngày thụ lý.
• Vụ việc phức tạp: không quá 45 ngày kể từ ngày thụ lý.
• Ở vùng sâu, vùng xa, địa bàn đi lại khó khăn: không quá 45 ngày.
• Vụ việc phức tạp ở vùng sâu, vùng xa, địa bàn đi lại khó khăn: không quá 60 ngày.

Khi không đồng ý với quyết định giải quyết lần đầu hoặc khi hết thời hạn mà khiếu nại chưa được giải quyết, người khiếu nại có thể khiếu nại lần hai trong thời hạn 30 ngày; ở vùng sâu, vùng xa, thời hạn này có thể là 45 ngày.

Thời hạn giải quyết khiếu nại lần hai được xác định như sau:

• Vụ việc thông thường: không quá 45 ngày kể từ ngày thụ lý.
• Vụ việc phức tạp: không quá 60 ngày.
• Ở vùng sâu, vùng xa, địa bàn đi lại khó khăn: không quá 60 ngày.
• Vụ việc phức tạp ở địa bàn này: không quá 70 ngày.

Các thời hạn 45, 60 hoặc 70 ngày nêu trên là mức tối đa theo tính chất vụ việc và địa bàn; không nên hiểu rằng cơ quan được tự động cộng thêm một khoảng thời gian khác ngoài mức tối đa mà luật quy định.

Thời hạn giải quyết tố cáo

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được tố cáo, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm phải vào sổ, phân loại, xử lý ban đầu, kiểm tra thông tin về người tố cáo và điều kiện thụ lý. Nếu phải kiểm tra, xác minh tại nhiều địa điểm hoặc phải ủy quyền cho cơ quan có thẩm quyền thì thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Nếu tố cáo không thuộc thẩm quyền, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn, cơ quan tiếp nhận phải chuyển đến cơ quan có thẩm quyền và thông báo cho người tố cáo. Nếu đủ điều kiện thụ lý, người giải quyết tố cáo ra quyết định thụ lý. Sau khi có quyết định thụ lý, trong thời hạn 05 ngày làm việc, người giải quyết tố cáo phải thông báo cho người tố cáo và thông báo nội dung tố cáo cho người bị tố cáo biết.

Thời hạn giải quyết tố cáo được quy định như sau:

• Vụ việc thông thường: không quá 30 ngày kể từ ngày thụ lý.
• Vụ việc phức tạp: có thể gia hạn một lần, tối đa 30 ngày.
• Vụ việc đặc biệt phức tạp: có thể gia hạn hai lần, mỗi lần tối đa 30 ngày.

Như vậy, thời hạn giải quyết nội dung tố cáo có thể tối đa là 60 ngày đối với vụ việc phức tạp hoặc 90 ngày đối với vụ việc đặc biệt phức tạp, chưa kể thời gian xử lý ban đầu trước khi thụ lý. Căn cứ chính là các Điều 24, 29 và 30 Luật Tố cáo năm 2018.

4. Quy trình và thủ tục xử lý, trả lời đơn thư của cơ quan nhà nước

Quy trình xử lý đơn thư thường gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Tiếp nhận đơn

Đơn có thể được gửi trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính, tại nơi tiếp công dân, qua cơ quan chuyển đơn hoặc bằng hình thức điện tử nếu cơ quan có thiết lập kênh tiếp nhận. Cơ quan tiếp nhận phải ghi nhận, vào sổ hoặc nhập thông tin vào hệ thống theo dõi.

Bước 2: Kiểm tra hình thức và phân loại

Người xử lý xác định mục đích, yêu cầu và nội dung thực tế của đơn, không chỉ căn cứ vào tên gọi do người dân đặt. Đơn được phân loại thành đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh hoặc đơn có nhiều nội dung.

Một đơn thường phải thể hiện được họ tên, địa chỉ, cách thức liên hệ, ngày lập đơn, nội dung vụ việc và chữ ký hoặc điểm chỉ theo yêu cầu của từng loại thủ tục. Đơn không rõ người gửi, không xác định được nội dung, bị tẩy xóa nghiêm trọng hoặc gửi trùng lặp có thể không đủ điều kiện xử lý.

Bước 3: Xác định thẩm quyền

Nếu thuộc thẩm quyền, cơ quan tiếp nhận báo cáo người có thẩm quyền để thụ lý hoặc xử lý theo quy định. Nếu không thuộc thẩm quyền:

• Đơn khiếu nại thường được hướng dẫn gửi đến đúng người có thẩm quyền.
• Đơn tố cáo được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn luật định, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu xử lý theo cách khác.
• Đơn kiến nghị, phản ánh được chuyển đến cơ quan có trách nhiệm hoặc được hướng dẫn bổ sung, điều chỉnh.
• Đơn có nhiều nội dung được hướng dẫn tách riêng để tránh áp dụng sai thủ tục.

Bước 4: Thụ lý, xác minh và thu thập tài liệu

Đối với khiếu nại và tố cáo đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền tiến hành thụ lý, phân công người xác minh, yêu cầu cung cấp hồ sơ, làm việc với các bên và kiểm tra thông tin liên quan.

Trong giải quyết khiếu nại, đối thoại được thực hiện trong những trường hợp luật định, nhất là khi yêu cầu của người khiếu nại và kết quả xác minh còn khác nhau. Đối với tố cáo, cơ quan giải quyết phải bảo vệ thông tin về người tố cáo và tạo điều kiện để người bị tố cáo giải trình, cung cấp chứng cứ.

Bước 5: Ban hành và gửi kết quả

Kết quả xử lý có thể là:

• Quyết định giải quyết khiếu nại.
• Kết luận nội dung tố cáo và văn bản xử lý hành vi vi phạm.
• Văn bản trả lời kiến nghị, phản ánh.
• Phiếu hướng dẫn, phiếu chuyển đơn hoặc thông báo không thụ lý.

Việc công khai kết luận tố cáo phải bảo đảm không làm lộ danh tính người tố cáo và không tiết lộ bí mật nhà nước. Đối với kiến nghị, phản ánh về quy định hành chính, kết quả có thể được công khai trên cổng thông tin, trang thông tin điện tử hoặc gửi trực tiếp cho người phản ánh theo quy định.

Bước 6: Theo dõi và lưu trữ hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận, chuyển đơn và cơ quan giải quyết phải theo dõi tình trạng xử lý, lưu hồ sơ, kiểm tra việc thực hiện kết quả và trả lời cơ quan đã chuyển đơn khi có yêu cầu. Người dân nên lưu giấy biên nhận, mã hồ sơ, phiếu chuyển, thông báo thụ lý và các tài liệu đã gửi để làm căn cứ theo dõi.

5. Các trường hợp gia hạn thời gian giải quyết đơn thư

Gia hạn chỉ được áp dụng khi pháp luật cho phép và vụ việc thực sự phức tạp. Việc cơ quan cần thêm thời gian vì lý do nội bộ, thiếu nhân sự hoặc chậm phân công không đương nhiên làm phát sinh quyền gia hạn.

Đối với khiếu nại, luật đã quy định mức thời hạn tối đa khác nhau theo tính chất vụ việc và địa bàn. Vì vậy, không nên hiểu gia hạn khiếu nại là được cộng thêm một khoảng thời gian tùy ý sau mốc 30 hoặc 45 ngày. Cơ quan giải quyết phải bảo đảm không vượt quá thời hạn tối đa tương ứng với từng trường hợp.

Đối với tố cáo, việc gia hạn phải được quyết định bằng văn bản và thông báo cho người tố cáo, người bị tố cáo cùng cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan. Vụ việc phức tạp có thể gia hạn một lần, tối đa 30 ngày; vụ việc đặc biệt phức tạp có thể gia hạn hai lần, mỗi lần tối đa 30 ngày.

Theo Nghị định 31/2019/NĐ-CP, vụ việc có thể được xem là phức tạp khi phải xác minh tại nhiều địa điểm, có nhiều nội dung, có nhiều người cùng tố cáo, liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức hoặc có yếu tố nước ngoài. Việc xác định cụ thể phải căn cứ vào hồ sơ và nội dung thực tế.

Thời gian giải quyết tố cáo cũng có thể bị tạm đình chỉ trong trường hợp cần chờ kết quả giải quyết của cơ quan khác, chờ kết quả giải quyết vụ việc liên quan hoặc chờ giám định bổ sung, giám định lại. Thời gian tạm đình chỉ không tính vào thời hạn giải quyết tố cáo. Khi lý do tạm đình chỉ không còn, cơ quan có thẩm quyền phải tiếp tục giải quyết.

Đối với kiến nghị, phản ánh, không có cơ chế gia hạn chung 30 hoặc 45 ngày áp dụng cho mọi trường hợp. Nếu nội dung thuộc thủ tục chuyên ngành có thời hạn riêng thì việc kéo dài phải căn cứ vào chính quy định đó và nên được thông báo cho người gửi.

Việc gia hạn phải được thể hiện bằng văn bản khi pháp luật yêu cầu. Cơ quan không được tự ý kéo dài thời hạn mà không thông báo, không nêu lý do hoặc không xác định trách nhiệm xử lý.

6. Giải đáp những câu hỏi thường gặp về thời hạn xử lý đơn thư

Thời hạn 10 ngày làm việc có phải là thời hạn giải quyết xong mọi đơn thư không?

Không. Thời hạn 10 ngày làm việc tại Điều 28 Luật Tiếp công dân chủ yếu là thời hạn trả lời hoặc thông báo kết quả xử lý ban đầu đối với nội dung được tiếp nhận tại nơi tiếp công dân. Việc giải quyết hoàn toàn khiếu nại hoặc tố cáo vẫn phải tuân theo thời hạn riêng của Luật Khiếu nại và Luật Tố cáo.

Đơn kiến nghị, phản ánh có luôn được giải quyết trong 30 ngày hoặc 45 ngày không?

Không. Pháp luật không quy định một thời hạn chung như vậy cho mọi kiến nghị, phản ánh. Thời hạn cuối cùng phụ thuộc vào nội dung và quy định chuyên ngành. Mốc 10 ngày làm việc thường liên quan đến việc thông báo xử lý ban đầu khi công dân đến nơi tiếp công dân.

Thời hạn khiếu nại lần đầu 10 ngày là ngày làm việc hay ngày thông thường?

Điều 27 Luật Khiếu nại quy định “10 ngày” để thụ lý, không ghi rõ là “10 ngày làm việc”. Vì vậy, không nên tự chuyển thành 10 ngày làm việc. Khi tính thời hạn cụ thể cần đối chiếu cách tính thời hạn theo văn bản áp dụng và trường hợp thực tế.

Tố cáo có thể gửi ẩn danh không?

Thông tin không rõ họ tên, địa chỉ hoặc không xác định được người tố cáo thường không được xử lý theo thủ tục giải quyết tố cáo. Tuy nhiên, nếu thông tin ẩn danh có nội dung rõ ràng, có tài liệu, chứng cứ cụ thể và có cơ sở để thẩm tra, cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét thanh tra, kiểm tra theo chức năng quản lý.

Cơ quan chậm giải quyết khiếu nại thì người dân phải làm gì?

Người dân có thể gửi văn bản yêu cầu thông báo tình trạng xử lý, khiếu nại lần hai nếu đủ điều kiện hoặc khởi kiện vụ án hành chính theo quy định pháp luật. Việc lựa chọn phương án phụ thuộc vào loại quyết định, hành vi bị khiếu nại, thẩm quyền và thời hiệu khởi kiện.

Cơ quan chậm giải quyết tố cáo thì có thể tố cáo tiếp không?

Có. Khi quá thời hạn luật định mà tố cáo chưa được giải quyết, người tố cáo có quyền tố cáo tiếp với người đứng đầu cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp của người giải quyết tố cáo. Cơ quan cấp trên có trách nhiệm yêu cầu báo cáo về lý do chậm giải quyết và xác định trách nhiệm liên quan.

Gửi cùng một đơn đến nhiều cơ quan có làm việc giải quyết nhanh hơn không?

Không nhất thiết. Theo quy trình xử lý đơn, nếu đơn được gửi đồng thời cho nhiều cơ quan, trong đó có cơ quan có thẩm quyền, các cơ quan không có thẩm quyền có thể lưu đơn hoặc không xử lý để tránh trùng lặp. Người dân nên gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền và ghi rõ tài liệu, chứng cứ kèm theo.

Người khiếu nại có được rút đơn không?

Người khiếu nại có quyền rút khiếu nại trong quá trình giải quyết theo quy định. Khi có căn cứ phù hợp, người giải quyết có thể đình chỉ việc giải quyết khiếu nại. Việc rút đơn nên được lập bằng văn bản để xác định rõ phạm vi và thời điểm rút.

Người tố cáo rút đơn thì cơ quan có dừng giải quyết không?

Không phải trong mọi trường hợp. Người tố cáo có thể rút toàn bộ hoặc một phần nội dung trước khi có kết luận, nhưng nếu cơ quan giải quyết nhận thấy hành vi bị tố cáo có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc có căn cứ cho rằng việc rút đơn do bị đe dọa, mua chuộc thì vụ việc vẫn có thể tiếp tục được giải quyết.

Công dân cần lưu ý gì khi theo dõi thời hạn?

Người gửi nên giữ bản sao đơn, giấy biên nhận, mã hồ sơ, phiếu chuyển và thông báo của cơ quan nhà nước. Khi trao đổi, nên ghi rõ ngày nộp, cơ quan tiếp nhận, nội dung yêu cầu và thời hạn cần được trả lời. Trường hợp vụ việc liên quan đến đất đai, tài sản lớn, xử phạt hoặc quyền lợi quan trọng, cần đối chiếu thêm pháp luật chuyên ngành hoặc tham khảo ý kiến chuyên môn.

Bên cạnh đó, quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm:

• Có được khiếu nại Thông báo không thụ lý giải quyết khiếu nại không?
• Thời hạn giải quyết khiếu nại có tính ngày nghỉ không?
• Thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần một và lần hai