Thời gian sửa đổi hồ sơ mời thầu tối thiểu trước khi đóng thầu?

1. Khái niệm hồ sơ mời thầu và tầm quan trọng của việc sửa đổi

Căn cứ vào Khoản 21 Điều 4 Luật đấu thầu 2023 quy định hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, dự án đầu tư kinh doanh làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu. 

Sửa đổi hồ sơ mời thầu là một quá trình cần thiết trong các hoạt động đấu thầu để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả của quá trình chọn nhà thầu. Các lý do chính để sửa đổi hồ sơ mời thầu bao gồm:

- Sửa lỗi sai sót, thiếu sót:

Đôi khi, trong quá trình chuẩn bị hồ sơ mời thầu, các lỗi sai sót hoặc thiếu sót có thể xảy ra. Những lỗi này có thể là do nhầm lẫn trong các thông tin kỹ thuật, tính toán chi phí, hoặc việc không cập nhật các thông tin mới nhất về yêu cầu của dự án. Việc sửa chữa những lỗi này giúp khắc phục những sai sót trước khi nó ảnh hưởng đến quá trình đánh giá và lựa chọn nhà thầu. Bằng cách này, sửa đổi hồ sơ mời thầu đảm bảo tính chính xác và khách quan của thông tin, từ đó tăng cường sự minh bạch và tin cậy trong quá trình đấu thầu.

- Điều chỉnh thông tin để phù hợp với tình hình thực tế:

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ mời thầu, thông tin và yêu cầu của dự án có thể phải thay đổi để phù hợp với tình hình thực tế hiện tại. Các yêu cầu kỹ thuật, hạn chế tài chính hoặc thay đổi về phạm vi công việc có thể là những yếu tố cần điều chỉnh. Việc sửa đổi hồ sơ mời thầu để phù hợp với những thay đổi này không chỉ giúp đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng tiến độ và mục tiêu đề ra mà còn tăng cường khả năng thực hiện thành công và hiệu quả của dự án.

- Đáp ứng yêu cầu của nhà thầu:

Sửa đổi hồ sơ mời thầu cũng là cơ hội để điều chỉnh và bổ sung những yêu cầu của nhà thầu. Những điều chỉnh này có thể bao gồm việc rõ ràng hóa các tiêu chuẩn kỹ thuật, điều kiện hợp đồng, và các yêu cầu về chứng từ pháp lý. Bằng cách tối ưu hóa hồ sơ mời thầu, đặc biệt là trong việc đáp ứng những yêu cầu cụ thể của nhà thầu, chúng ta có thể thu hút được nhiều đơn vị tham gia, tăng cường sự cạnh tranh trong đấu thầu và đảm bảo chất lượng của các đề xuất từ các nhà thầu.

Tóm lại, việc sửa đổi hồ sơ mời thầu là bước quan trọng để cải thiện tính chính xác, minh bạch và công bằng của quá trình đấu thầu. Nó không chỉ giúp khắc phục những lỗi sai sót, điều chỉnh thông tin theo tình hình thực tế mà còn đáp ứng được những yêu cầu cụ thể của các nhà thầu, từ đó mang lại hiệu quả tối đa cho dự án và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của các bên liên quan.

2. Quy định về thời gian sửa đổi hồ sơ mời thầu tối thiểu

Căn cứ pháp lý: 

- Luật Đấu thầu 2023

- Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT hướng dẫn việc cung cấp, đăng tải thông tin về lựa chọn nhà thầy và mẫu hồ sơ đấu thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia 

Thời gian sửa đổi tối thiểu:

Căn cứ vào điểm đ Khoản 1 Điều 45 Luật đấu thầu 2023 quy định việc sửa đổi hồ sơ mời thầu thực hiện trong thời gian tối thiểu là 10 ngày trước ngày có thời điểm đóng thầu. 

Đối với trường hợp gói thầu xây lắp, hỗn hợp có giá gói thầu không quá 20 tỷ đồng, gói thầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn có giá gói thầu không quá 10 tỷ đồng, việc sửa đổi hồ sơ mời thầu được thực hiện trong thời gian tối thiểu là 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu.

Lý do quy định thời gian tối thiểu:

- Đảm bảo các nhà thầu có đủ thời gian nghiên cứu, điều chỉnh hồ sơ dự thầu:

Thời gian tối thiểu được quy định trong hồ sơ mời thầu nhằm tạo điều kiện cho các nhà thầu có đủ thời gian để nghiên cứu và chuẩn bị hồ sơ dự thầu một cách cẩn thận. Việc nghiên cứu kỹ lưỡng và điều chỉnh hồ sơ là cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng các đề xuất từ các nhà thầu là chính xác, đầy đủ và phù hợp với yêu cầu của dự án. Nếu thời gian cho việc nghiên cứu và điều chỉnh hồ sơ quá ngắn, các nhà thầu có thể bị ép buộc phải đưa ra những đề xuất thiếu kỹ lưỡng hoặc không đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của dự án, gây tổn thất cho cả các bên liên quan.

- Tránh tình trạng sửa đổi hồ sơ quá sát ngày đóng thầu gây khó khăn cho nhà thầu:

Thời gian tối thiểu cũng giúp tránh được tình trạng sửa đổi hồ sơ quá gần ngày đóng thầu, điều này thường gây ra những khó khăn không đáng có cho các nhà thầu. Khi thời gian quá ngắn, các nhà thầu có thể cảm thấy áp lực và phải làm việc với tốc độ cao để điều chỉnh lại hồ sơ theo yêu cầu mới nhất, đôi khi không kịp thời hoặc thiếu chi tiết cần thiết. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng của hồ sơ dự thầu mà còn làm giảm tính minh bạch và công bằng của quá trình đấu thầu. Bên cạnh đó, sự cố gắng điều chỉnh hồ sơ quá sát ngày đóng thầu có thể dẫn đến việc mắc phải các lỗi sai sót không mong muốn, dẫn đến việc bị loại khỏi cuộc đua đấu thầu.

Tóm lại, việc quy định thời gian tối thiểu trong quá trình đấu thầu không chỉ giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của quá trình mà còn bảo vệ lợi ích của các bên tham gia, từ các nhà thầu đến đơn vị tổ chức đấu thầu và các bên liên quan khác. Việc áp dụng các quy định nghiêm ngặt về thời gian là một trong những biện pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và đáng tin cậy của quy trình đấu thầu, góp phần vào sự phát triển bền vững của các dự án và ngành công nghiệp.

3. Thủ tục sửa đổi hồ sơ mời thầu

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 17 Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT quy định như sau:  

Đối với lựa chọn nhà thầu không qua mạng:

Bước 1: Phát hiện cần sửa đổi: Các tổ chức mời thầu cần phát hiện và xác định các lỗi sai sót, thiếu sót trong hồ sơ mời thầu sau khi đã phát hành.

Bước 2: Chuẩn bị quyết định sửa đổi: Tổ chức mời thầu cần chuẩn bị quyết định sửa đổi hồ sơ mời thầu, chỉ rõ những nội dung cần được sửa đổi và cải tiến.

Bước 3: Đăng tải tài liệu: Sau khi quyết định được chuẩn bị, tổ chức mời thầu phải đăng tải trên Hệ thống thông tin quốc gia về đấu thầu (nếu có) các tài liệu sau:

- Quyết định sửa đổi hồ sơ mời thầu kèm theo những nội dung sửa đổi chi tiết.

- Hồ sơ mời thầu đã được sửa đổi, cần phải thể hiện rõ nội dung sửa đổi và các điều chỉnh cụ thể.

Bước 4: Thực hiện cập nhật: Tổ chức mời thầu cần cập nhật đầy đủ thông tin sửa đổi trong hồ sơ mời thầu và đảm bảo rằng các nhà thầu đã biết và có đủ thông tin để điều chỉnh hồ sơ dự thầu của họ.

Đối với lựa chọn nhà thầu qua mạng:

Bước 1: Phát hiện và xác định sửa đổi: Tương tự như lựa chọn không qua mạng, tổ chức mời thầu cần xác định rõ các điều chỉnh cần thiết trong hồ sơ mời thầu.

Bước 2: Chuẩn bị quyết định sửa đổi: Chuẩn bị quyết định sửa đổi hồ sơ mời thầu cùng với các nội dung sửa đổi E-HSMT, điều khoản tham chiếu.

Bước 3: Đăng tải tài liệu: Đăng tải trên Hệ thống các tài liệu sau:

- Quyết định sửa đổi hồ sơ mời thầu kèm theo những nội dung sửa đổi E-HSMT, điều khoản tham chiếu.

- E-HSMT, điều khoản tham chiếu đã được sửa đổi và cập nhật đầy đủ thông tin mới nhất.

4. Hậu quả của việc vi phạm quy định về thời gian sửa đổi

Đối với bên mời thầu: 

Xử phạt vi phạm hành chính: Việc sửa đổi hồ sơ mời thầu sau khi hết thời hạn quy định có thể dẫn đến vi phạm pháp luật về hành chính đấu thầu. Cơ quan quản lý có thể áp dụng các biện pháp xử phạt như phạt tiền, hạn chế hoạt động, thậm chí rút chứng chỉ đăng ký hoạt động đấu thầu đối với bên mời thầu. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến danh prestígio của tổ chức mà còn gây mất lòng tin từ phía các nhà thầu và công chúng.

Ảnh hưởng đến tính minh bạch, công bằng: Thời gian sửa đổi hồ sơ mời thầu là một trong những yếu tố quan trọng quyết định tính minh bạch và công bằng của quá trình đấu thầu. Việc vi phạm thời gian này có thể làm mất đi sự minh bạch trong quy trình đấu thầu, tạo cơ hội cho các hành vi không minh bạch như thông đồng hoặc ưu đãi đặc biệt đối với một số nhà thầu. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến sự công bằng mà còn gây ra sự phản đối từ các đối tượng liên quan và dư luận.

Đối với nhà thầu:

Gây khó khăn trong chuẩn bị hồ sơ dự thầu: Việc sửa đổi hồ sơ mời thầu quá gần ngày đóng thầu có thể làm cho các nhà thầu gặp phải khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Thời gian ngắn không đủ để nhà thầu thích nghi và cập nhật các thông tin cần thiết, dẫn đến khả năng làm việc thiếu chính xác và hoàn thiện của hồ sơ.

Không thể tham gia đấu thầu: Nếu không kịp thời điều chỉnh hồ sơ dự thầu theo yêu cầu mới, nhà thầu có thể bị loại khỏi cuộc đua đấu thầu. Điều này không chỉ mất đi cơ hội tham gia vào dự án mà còn gây tổn thất về chi phí chuẩn bị hồ sơ và thời gian đầu tư cho dự án.

Việc tuân thủ chặt chẽ các quy định về thời gian sửa đổi hồ sơ mời thầu là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả trong quá trình đấu thầu. Những hậu quả nghiêm trọng từ việc vi phạm này không chỉ ảnh hưởng đến các bên tham gia mà còn đe dọa đến sự tin cậy và công bằng của cả hệ thống đấu thầu công cộng.

Việc tuân thủ quy định về thời gian sửa đổi hồ sơ mời thầu không thể phủ nhận trong quá trình đấu thầu công cộng. Việc này đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm tính minh bạch, công bằng và hiệu quả của các hoạt động đấu thầu, từ đó tạo nên môi trường cạnh tranh lành mạnh và phát triển bền vững cho nền kinh tế.

Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Thời gian sửa đổi hồ sơ mời thầu tối thiểu trước khi đóng thầu? mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Bài viết liên quan: Chi phí lập hồ sơ mời thầu, thẩm định hồ sơ mời thầu mới nhất?

Nếu quý khách hàng còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách hàng cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất. Xin trân trọng cảm ơn!