Thời hạn báo giảm lao động nghỉ thai sản, nghỉ sinh khi nào?

1. Báo giảm lao động là gì?

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Tăng/giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp là một trong những trường hợp mà doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội. Cụ thể:

Giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp khi:

- Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động;

- Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày;

- Doanh nghiệp được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;

- Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;

- Tạm hoãn thực hiện Hợp đồng;...v.v.

Như vậy, trường hợp đơn vị có lao động nữ đang đóng bảo hiểm xã hội nghỉ thai sản thì cần phải thực hiện nghiệp vụ báo giảm. Kể từ thời điểm giảm lao động thì đơn vị và người lao động không cần đóng bảo hiểm xã hội và thời gian này cũng không được tính hưởng bảo hiểm xã hội.

>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục báo tăng, báo giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) mới nhất ?

2. Thời hạn báo giảm lao động nghỉ thai sản, nghỉ sinh

căn cứ vào Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 quy định như sau:

Thời hạn khai báo hồ sơ:

- Đơn vị có thể lập hồ sơ phát sinh tăng, giảm, điều chỉnh lao động, tiền lương của tháng vào tất cả các ngày trong tháng qua hệ thống giao dịch điện tử. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh đơn vị có thể thực hiện mỗi tháng một lần.

Ví dụ: Hồ sơ tháng 8/2017 thì lập hồ sơ phát sinh từ ngày 01/08 đến ngày 31/08/2017.

- Khi có phát sinh tăng lao động đơn vị phải kịp thời khai báo tăng và thẻ BHYT có giá trị từ ngày khai báo hồ sơ qua hệ thống giao dịch điện tử.

- Khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng giá trị thẻ BHYT của tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Ví dụ: Người lao động thôi việc ngày 31/07/2017.

• Nếu đơn vị lập hồ sơ tháng 8/2017, đơn vị báo giảm người lao động từ tháng 8/2017 vào ngày 01/08/2017 thì phải đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT tháng 8/2017 và thẻ được sử dụng đến 31/08/2017.
• Nếu đơn vị lập hồ sơ tháng 8/2017, đơn vị báo giảm người lao động từ tháng 8/2017 vào ngày 28/07/2017 thì chỉ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp đến tháng 07/2017 và được sử dụng thẻ BHYT đến 31/07/2017.

Lưu ý: Sau khi lập hồ sơ tháng 8/2017 thì không được lập hồ sơ tháng 07/2017 trong các ngày còn lại của tháng 07/2017.

Bên cạnh đó, căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 85 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 như sau:

“3. Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng bảo hiểm xã hội tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng bảo hiểm xã hội, trừ trường hợp nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.”

Như vậy, thời điểm báo giảm sẽ phụ thuộc vào số ngày làm việc của người lao động để đóng bảo hiểm xã hội.

3. Hồ sơ, thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội

3.1 Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội

Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… (Mẫu D02-TS).
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

3.2 Trình tự, thủ tục thực hiện

Doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội bằng hình thức nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc đăng ký trực tuyến qua mạng.

Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội

Người sử dụng lao động có thể đến trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như trên.

Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hiện nay không còn phổ biến. Thay vào đó, doanh nghiệp và cơ quan bảo hiểm xã hội sử dụng hình thức nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến.

Nộp hồ sơ trực tuyến

Đây là hình thức được khá nhiều cơ quan bảo hiểm xã hội quận, huyện áp dụng hiện nay. Công ty thực hiện kê khai báo giảm bảo hiểm xã hội trên phần mềm, sau đó dùng thiết bị chữ ký số (token) để nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội. Cụ thể thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty.

Bước 2: Sau khi đăng ký thành công, tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai BHXH. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH.

Lưu ý: Hiện nay phần mềm đang được sử  dụng phổ biến nhất là Phần mềm kê khai BHXH của Tổng cục BHXH. Đây là phần mềm hỗ trợ miễn phí cho tất cả doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết

Theo quy định tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.

4. Trách nhiệm khi chậm báo giảm lao động

Khi doanh nghiệp có phát sinh giảm lao động cần lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng). Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng thì được coi là báo giảm chậm.

Căn cứ theo điểm 2.1 Mục 2 Công văn 3881/BHXH-ST quy định về quy trình cập nhật và tra cứu thông tin về thẻ BHYT như sau:

"2. Quy trình cập nhật và tra cứu thông tin về thẻ BHYT

2.1. Đối với đơn vị sử dụng lao động cùng tham gia BHXH, BHYT (viết tắt là đơn vị).

Khi có phát sinh tăng, giảm người tham gia BHYT, đơn vị phải kịp thời lập danh sách tăng, giảm gửi cơ quan BHXH theo mẫu quy định tại Quyết định 959/QĐ-BHXH ngày 09/9/2015 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó."

Ngoài ra tại điểm 9.7 Mục 9 Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 cũng có quy định về trường hợp báo giảm chậm như sau:

"9. Quy định về cấp và quản lý thẻ BHYT

9.7. Khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó). Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì phải phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ các trường hợp báo giảm."

Theo hướng dẫn trên thì trong trường hợp người lao động nghỉ thai sản thì công ty phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan bảo hiểm xã hội. Trường hợp công ty lập danh sách báo giảm chậm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì công ty phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm.

Để tìm hiểu thêm thông tin liên quan đến vấn đề này, mời quý bạn đọc tham khảo bài viết: Báo giảm, báo tăng bảo hiểm xã hội khi người lao động hưởng chế độ thai sản ?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề: Thời hạn báo giảm lao động nghỉ thai sản, nghỉ sinh khi nào? Mọi thắc mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ với Luật sư tư vấn pháp luật lao động trực tuyến qua số hotline: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.