1. Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu gì?
Dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu thông báo về lỗi trên hóa đơn, được quy định trong Phụ lục IA đi kèm với Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Quy định pháp luật cho phép doanh nghiệp lựa chọn giữa việc hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới hoặc tạo hóa đơn thay thế. Trường hợp doanh nghiệp lựa chọn hủy hóa đơn sai thì phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế và lập hóa đơn mới. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lựa chọn phát hành hóa đơn thay thế thì không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
2. Các trường hợp phải nộp mẫu 04/SS-HĐĐT
Dựa theo quy định tại Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Khoản 6 của Điều 12 trong Thông tư 78/2021/TT-BTC, sau đây là danh sách các trường hợp mà người nộp thuế phải điền mẫu 04/SS-HĐĐT:
+ Trường hợp thứ nhất: Khi người bán phát hiện rằng hóa đơn điện tử đã được cấp mã bởi cơ quan thuế và đã được tạo ra có sai sót (theo Khoản 1 của Điều 19 trong Nghị định 123/2020), họ phải thực hiện các bước sau: Người bán điền thông tin vào mẫu số 04/SS-HĐĐT để yêu cầu hủy hóa đơn điện tử có mã đã được tạo ra với sai sót. Sau đó, họ phải lập một hóa đơn điện tử mới, điền thông tin đúng và ký số trên hóa đơn mới này. Hóa đơn điện tử mới này sẽ được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ đã được tạo ra với sai sót. Hóa đơn mới này sẽ được gửi cho người mua. Cơ quan thuế sẽ thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã được cấp và lưu trữ trên hệ thống của họ.
+ Trường hợp thứ hai: Nếu hóa đơn điện tử đã được cấp mã hoặc không cấp mã bởi cơ quan thuế và đã được gửi cho người mua, và người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót trong tên hoặc địa chỉ của người mua, nhưng mã số thuế và các nội dung khác không có sai sót, thì người bán cần thực hiện các bước sau: Người bán phải thông báo cho người mua về sai sót trên hóa đơn điện tử. Người bán sẽ thực hiện thông báo về hóa đơn điện tử bị sai sót cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Tuy nhiên, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và bị sai sót như đã nêu trên và chưa gửi thông tin hóa đơn cho cơ quan thuế.
+ Trường hợp thứ ba: Khi cơ quan thuế phát hiện rằng hóa đơn điện tử, có hoặc không có mã cơ quan thuế, đã bị lập với sai sót, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán để tiến hành kiểm tra và sửa lỗi. Theo thời hạn được ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT, Phụ lục IB, người bán cần thực hiện việc thông báo về sự cố cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Trong thông báo này, người bán cần đề cập rõ rằng thông báo dựa trên thông tin từ Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế, bao gồm số và ngày thông báo.
+ Trường hợp thứ tư: Khi hóa đơn đã được lập theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP hoặc Nghị định số 04/2014/NĐ-CP chứa sai sót, người bán và người mua cần lập một văn bản thỏa thuận để ghi rõ lỗi sai sót trên hóa đơn. Sau đó, người bán cần thực hiện việc thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Đồng thời, họ phải tạo ra một hóa đơn điện tử mới, có hoặc không có mã cơ quan thuế, để thay thế cho hóa đơn gốc đã bị sai sót.
3. Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT có phải thời hạn kê khai thuế GTGT?
Quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định trường hợp cấp hóa đơn thay thế, điều chỉnh do sai sót cũng phải điền thêm mẫu 04/SS-HĐĐT. Tuy nhiên, điều này trái với quy định nêu tại Điều 19, Mục 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo Điều 156, khoản 2 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, khi văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì phải áp dụng văn bản có giá trị pháp lý cao hơn. Do đó, hướng dẫn tại Điều 19 Mục 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định không cần Mẫu 04/SS-HĐĐT khi cấp hóa đơn điều chỉnh, thay thế sẽ được thực hiện. Đối với các trường hợp phải nộp Mẫu 04 như đã đề cập ở đầu bài viết, thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT như sau: Đối với trường hợp hủy hóa đơn và cấp lại hóa đơn mới (trường hợp 1): Thời hạn cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các hóa đơn mới lập. Hiện nay có 2 ý kiến phổ biến về thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho kịch bản này: Ý kiến thứ nhất cho rằng, thời hạn này là thời hạn kê khai thuế GTGT (thường là ngày 20 tháng sau nếu kê khai theo tháng, hoặc ngày cuối cùng của quý nếu kê khai theo quý). Ý kiến thứ hai cho rằng, thời hạn này là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế (tương ứng với cuối tháng đối với kê khai tháng, hoặc cuối quý đối với khai thuế quý).
Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng cần điều chỉnh hóa đơn điện tử. Ngày cuối cùng của kỳ khai thuế này trùng với ngày cuối tháng hoặc cuối quý và khác với ngày đến hạn nộp tờ khai thuế. Trong một năm dương lịch, có 12 kỳ khai thuế hàng tháng và 4 kỳ khai thuế hàng quý. Ví dụ: Doanh nghiệp phát hiện hóa đơn có sai sót ngày 01/7/2023 mà chưa chuyển cho người mua thì doanh nghiệp phải điền mẫu 04/SS-HĐĐT. Do hóa đơn mới được lập vào tháng 7, tức là quý 3 nên thời hạn nộp hồ sơ mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế tháng 7 hoặc quý 3, cụ thể là ngày 31/7 hoặc Ngày 30 tháng 9, tùy theo tần suất nộp hồ sơ đã chọn (hàng tháng hoặc hàng quý).
Thông tư 78 quy định rõ thời hạn nộp Mẫu 04 chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hóa đơn điện tử cần điều chỉnh. Ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT là ngày cuối tháng, quý và không trùng với thời hạn kê khai thuế. Tóm lại, điều này có nghĩa là thời hạn nộp hồ sơ mẫu 04/SS-HĐĐT không đồng nghĩa với thời hạn kê khai thuế GTGT. Ví dụ: Hóa đơn sai số 96, lập ngày 01/4/2023, phát hiện chưa gửi cho người mua, sau đó lập mẫu 04/SS-HĐĐT để hủy và lập hóa đơn mới số 101 đã được tạo.
+ Trong trường hợp này, thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày 30/4/2023 (đối với khai thuế GTGT theo tháng) hoặc 30/6/2023 (đối với khai thuế GTGT theo quý). Điều này là do hóa đơn mới số 101 được tạo vào tháng 4, nằm trong quý 2 và thời hạn là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT của tháng 4 hoặc quý 2, tức là ngày 30 tháng 4 hoặc ngày 30 tháng 6.
+ Đối với trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua (trường hợp 2) thì không đề cập đến thời hạn cụ thể. Mẫu 04/SS-HĐĐT phải được nộp ngay khi xác định được lỗi (để đảm bảo rõ ràng về thời điểm xác định lỗi, hai bên có thể thỏa thuận bằng văn bản).
+ Trường hợp phải nộp Mẫu 04 theo yêu cầu của cơ quan thuế (trường hợp 3) thì thời hạn sẽ được xác định căn cứ vào thông báo của cơ quan thuế. Đối với hoá đơn đã lập theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP có sai sót (trường hợp 4) thì thời hạn cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn mới lập. hóa đơn.
4. Cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế
Hiện nay, Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể nộp trực tiếp trong phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp sử dụng, kế toán viên không cần qua nền tảng HTKK như các thông báo khác. Ví dụ: trong trường hợp hệ thống lập hóa đơn điện tử meinvoice MISA, bạn có thể truy cập vào phần "Xử lý hóa đơn", sau đó chọn "Thông báo hóa đơn có lỗi". Sau đó, bạn nhập số hóa đơn yêu cầu thông báo sai sót cho cơ quan thuế. Phần mềm sẽ tự động điền thông tin hóa đơn, bạn chỉ cần điền vào cột 7, 8 ghi rõ muốn hủy hay điều chỉnh, thay thế và nêu lý do. Tương tự, với phần mềm hóa đơn điện tử BKAV, thông báo 04/SS-HĐĐT được tích hợp vào phần hủy hóa đơn điện tử. Khi bạn thực hiện hủy hóa đơn, thông báo 04/SS-HĐĐT sẽ được tạo và gửi tự động đến cơ quan thuế. Quy trình nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể khác nhau đối với các phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau, do đó, bạn nên liên hệ với nhà cung cấp hệ thống hóa đơn điện tử cụ thể của doanh nghiệp để được hướng dẫn chính xác.
Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK 5.0.2 mới nhất năm 2023. Nếu có bất kì vấn đề nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp nhanh chóng. Trân trọng!
