Thông báo về việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài

1. Thông báo về việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài

Theo quy định tại khoản 4 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về cơ quan tiếp nhận thông báo lập chi nhánh ở nước ngoài, đây là quy trình và thủ tục chi tiết:

​- Các doanh nghiệp nước ngoài muốn lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ở Việt Nam cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo quy định của pháp luật nước đó.

- Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện phải tuân thủ quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

​- Thông báo cần chứa đựng các thông tin quan trọng liên quan đến lập chi nhánh, văn phòng đại diện, bao gồm cả thông tin về địa điểm, hoạt động kinh doanh, v.v.

​- Kèm theo thông báo phải có bản sao của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

- Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm cập nhật thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời hạn cập nhật là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo từ doanh nghiệp.

Như vậy, quy trình lập chi nhánh ở nước ngoài đòi hỏi sự tuân thủ đầy đủ và chính xác theo quy định của pháp luật nước đó, và việc thông báo và cập nhật thông tin là quan trọng để bảo đảm sự minh bạch và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh. Theo quy định này, quy trình lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài tại Việt Nam được xác định chi tiết. Cụ thể, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và tuân thủ quy định pháp luật nước ngoài. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính. Thông báo này cần kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật thông tin liên quan trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc.

2. Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định chi tiết về thành phần hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp như sau:

- Thông báo thành lập văn phòng đại diện:

 Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần ký thông báo thành lập văn phòng đại diện. Thông báo này là một phần quan trọng để thông báo về quyết định mở văn phòng đại diện và có sự chấp thuận của doanh nghiệp.

- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị:

+ Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên, công ty hợp danh: Cần có bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên.

+ Đối với công ty cổ phần: Cần có bản sao nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đứng đầu văn phòng đại diện: Đối với người đứng đầu văn phòng đại diện, cần có bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân để chứng minh tính hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện trong doanh nghiệp.

Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện ở trong nước của doanh nghiệp bao gồm thông báo thành lập văn phòng đại diện, bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên (hoặc Hội đồng quản trị) đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, hoặc của Hội đồng quản trị (hoặc chủ sở hữu) đối với công ty cổ phần, và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân là người đứng đầu văn phòng đại diện. Đây là các yếu tố quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong quá trình đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

3. Khi chấm dứt hoạt động chi nhánh ở nước ngoài thì có phải thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh 

Theo Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thời hạn thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động chi nhánh ở nước ngoài được quy định như sau:

- Đăng ký nghĩa vụ nộp thuế trước khi chấm dứt hoạt động: Trước khi thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

- Thời hạn thông báo và yêu cầu giấy tờ liên quan:

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh. Thông báo này cần được kèm theo nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh) hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) hoặc của chủ sở hữu công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên).

- Xử lý hồ sơ và thông báo chấm dứt hoạt động:

Phòng Đăng ký kinh doanh sau khi tiếp nhận hồ sơ, gửi thông tin về việc chấm dứt hoạt động đến Cơ quan thuế trong 02 ngày làm việc. Cơ quan thuế sẽ gửi ý kiến về hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế trong thời hạn 05 ngày làm việc. Phòng Đăng ký kinh doanh sau đó thực hiện chấm dứt hoạt động trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 05 ngày làm việc, trừ khi nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế.

- Thông báo chấm dứt hoạt động ở nước ngoài:

Doanh nghiệp có thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động chi nhánh ở nước ngoài để gửi thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

- Cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia:

Phòng Đăng ký kinh doanh cần cập nhật thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

Như vậy, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định trên để đảm bảo quy trình chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện được thực hiện đúng theo quy định pháp luật.

- Doanh nghiệp, trước khi chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, cần đăng ký nghĩa vụ nộp thuế với Cơ quan thuế.

- Trong thời hạn 10 ngày từ ngày quyết định chấm dứt, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động kèm theo nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của cơ quan quản lý tương ứng.

- Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, gửi thông tin đến Cơ quan thuế, và sau đó thực hiện chấm dứt hoạt động trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Đối với hoạt động ở nước ngoài, doanh nghiệp cần thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài trong thời hạn 30 ngày, kèm theo việc cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Quý khách có nhu cầu xem thêm bài viết sau: Chi nhánh có tư cách pháp nhân hay không nếu hạch toán độc lập?

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.