Giám đốc có thể đứng đầu và đại diện văn phòng đại diện không?

Thưa luật sư, Em chào anh/chị, Em mới đi làm nên còn nhiều bỡ ngỡ, công ty em là công ty cổ phần nay muốn lập văn phòng đại diện và khác quận, anh/chị cho em hỏi người đại diện theo pháp luật của công ty có được làm người đại diện pháp luật cho văn phòng đại diện không ạ? Hóa đơn đầu vào xuất cho văn phòng đại diện cho được chấp nhận là chi phí hợp lý cho công ty không ạ?

Anh/chị giúp em, em cám ơn anh/chị nhiều ạ!

Người hỏi: Nguyệt Trần

Luật sư tư vấn:

1. Văn phòng đại diện công ty là gì?

Tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về nội dung của văn phòng đại diện, cụ thể theo đó:

"Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp."

Trong hoạt động dân sự, pháp luật cho phép pháp nhân được mở văn phòng đại diện và văn phòng để thực hiện các nhiệm vụ theo ủy quyền. Ở lĩnh vực thương mại, đối tượng được mở văn phòng đại diện bên cạnh pháp nhân còn có cá nhân hoạt động thương mại.

Văn phòng đại diện của thương nhân, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam. Những hoạt động của văn phòng đại diện phải tuân thủ pháp luật Việt Nam. Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật của Việt Nam về tất cả các hoạt động của văn phòng đại diện.

Về nguyên tắc, văn phòng đại diện không được phép trực tiếp tiến hành, tổ chức các hoạt động sản xuất, kinh doanh để thu lợi nhuận. Nó chỉ có chức năng xúc tiến cũng như tìm kiếm, thúc đẩy cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của pháp nhân mà mình đại diện. Đặc điểm này giúp phân biệt văn phòng đại diện và chi nhánh. Chi nhánh là đơn vị được phép trực tiếp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo ủy quyền và giấy phép hoạt động.

Doanh nghiệp có thể đặt được một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương cùng địa giới hành chính. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có quyền thay đổi nội dung đã đăng ký, có quyền giao dịch nhưng không có quyền hoạt động kinh doanh trực tiếp như các chi nhánh của mình.

2. Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:

- Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.

- Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.

- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.

- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.

- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.

- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.

- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.

- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bản hoạt động.

- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.

- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.

Ngoài ra, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Ngoài ra, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,... thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.

3. Thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

3.1 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm:

- Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;

- Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (Giải thích: Người đứng đầu có đồng thời là người đại diện pháp luật hoặc thành viên cổ đông hay không thì đều phải có quyết định bổ nhiệm);

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.

- Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty).

Cơ quan chức năng có thẩm quyền giải quyết là: Phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nơi văn phòng đại diện đăng ký hoạt động.

Thời gian giải quyết thủ tục xin thành lập: 3 ngày bắt đầu từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, sau khi xem xét tính hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sở sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập hoạt động văn phòng đại diện.

3.2 Quy trình thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, bạn chỉ cần thực hiện theo 3 bước:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ;

Bước 2: Nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở hoặc nộp trực tuyến;

Bước 3: Nhận kết quả. Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và đầu tư sẽ phản hồi kết quả.

- Nếu hồ sơ hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;

- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Bạn cần chỉnh sửa, bổ sung và nộp lại theo các bước như trên.

4. Giám đốc có thể đứng đầu và đại diện văn phòng đại diện không?

Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty được quy định tại Điều lệ công ty. Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú ở Việt Nam; trường hợp vắng mặt trên ba mươi ngày ở Việt Nam thì phải uỷ quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định tại Điều lệ công ty để thực hiện các quyền và nhiệm vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty.

Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Trong phạm vi hoạt động của mình, VPĐD có chức năng như văn phòng liên lạc; xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác; nghiên cứu thị trường; theo dõi, đôn đốc thực hiện các hợp đồng đã ký và các chức năng khác theo quy định của pháp luật. VPĐD không có chức năng kinh doanh nên không được phép ký kết hợp đồng vì mục đích kinh doanh, mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa. VPĐD của thương nhân nước ngoài được ký những hợp đồng phục vụ cho nhu cầu thiết yếu của VPĐD như thuê địa điểm đặt VPĐD, thuê lao động.

Trường hợp của công ty bạn, người đại diện theo pháp luật của công ty có thể làm Trưởng văn phòng đại diện nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.

5. Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Trường hợp thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

- Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

6. Những lưu ý quan trọng khi thành lập văn phòng đại diện

Để hạn chế tối đa các phát sinh về chi phí và thời gian trước và sau khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

- Tên văn phòng đại diện phải tuân theo quy định đặt tên tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu đặt tên không đúng theo quy định, trùng hoặc gây nhầm lẫn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành việc đăng ký.

- Địa chỉ văn phòng đại diện phải chính xác có đầy đủ thông tin như số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường; huyện, quận, thị xã; tỉnh hoặc thành phố.

- Khi điến thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện phải cung cấp thông tin địa chỉ thường trú (theo giấy tờ CMND/CCCD/hộ chiếu) và chỗ ở hiện tại có đầy đủ số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố.

- CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện sao y chứng thực không quá 6 tháng.

- Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện thì phải treo bảng hiệu cho văn phòng đại diện. Tương tự như khi thành lập trụ sở chính sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải treo biển hiệu với các thông tin như: mã số thuế văn phòng đại diện, tên văn phòng, địa chỉ.

- Thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung nếu có bất cứ thay đổi nào sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.

- Chịu trách nhiệm giải trình với các cơ quan quản lý khi được yêu cầu. Tuy văn phòng đại diện hoạt động theo ủy quyền của công ty mẹ, áp dụng hình thức hạch toán phụ thuộc vào các khoản thuế, lệ phí sẽ do công ty mẹ thực hiện, nhưng khi các cơ quan quản lý yêu cầu giải trình, văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm trực tiếp giải trình;

- Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài nếu công ty thành lập văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện cũng được miến lệ phí môn bài;

- Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm. Trường hợp văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh hoang hàng hóa, dịch vụ thì không phải lệ phí môn bài.

7. So sánh chi nhánh và văn phòng đại diện

Một trong những phương thức mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn để có thể mở rộng phạm vi kinh doanh hoặc mở rộng mô hình kinh doanh đó chính là thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Nhiều người thắc mắc không biết nên lựa chọn hình thức nào và sự khác nhau giữa các hình thức trên. 

Sự Giống nhau giữa Chi nhánh với Văn phòng đại diện:

- Đều là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp/công ty nào đó;

- Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp và không có tài sản riêng, do vậy cả chi nhánh và văn phòng đại diện đều không có tư cách pháp nhân;

- Hoạt động của chi nhánh cũng như văn phòng đại diện nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức đó;

- Thừa sự ủy quyền của chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức;

- Các nguyên tắc đặt tên giống nhau theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020;

- Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong lẫn ngoài nước theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020;

- Trong hồ sơ đăng ký chi nhánh hoặc văn phòng đại diện là những giấy tờ có giá trị pháp lý ngang nhau.

- Hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.

Sự Khác nhau giữa Chi nhánh với Văn phòng đại diện:

Về khái niệm:

Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ về Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể:

- Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Về chức năng:

- Chi nhánh vừa thực hiện được chức năng kinh doanh vừa thực hiện được chức năng đại diện theo ủy quyền.

- Văn phòng đại diện chỉ thực hiện được chức năng đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp, tức có nghĩa văn phòng đại diện chỉ có chức năng giao dịch và tiếp thị. Mục đích của văn phòng đại diện được hiểu một cách đơn giản là nơi để quảng bá các sản phẩm của doanh nghiệp, là nơi để giải đáp, tư vấn cho khách hàng.

Về hình thức hạch toán:

- Chi nhánh có thể lựa chọn giữa hình thức hạch toán phụ thuộc hoặc hạch toán độc lập.

- Văn phòng đại diện chỉ có hình thức hạch toán phụ thuộc.

Về hoạt động kinh doanh: 

- Chi nhánh được đăng ký kinh doanh tất cả các ngành nghề công ty đăng ký.

- Văn phòng đại diện: Không có chức năng kinh doanh nên chỉ có chức năng đại diện theo ủy quyền của Công ty.

Về đặt tên: Tên chi nhánh phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Chi nhánh" đối với chi nhánh, cụm từ "Văn phòng đại diện" đối với văn phòng đại diện.

Về hình thức kế toán và kê khai thuế:

- Đối với chi nhánh: 

+ Chi nhánh khi đăng ký hình thức hạch toán phụ thuộc: Nếu cùng tỉnh thì công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm làm báo thuế hàng quý, hàng năm, sử dụng chữ ký số công ty mẹ để nộp thuế môn bài luôn; Nếu khác tỉnh: chi nhánh sẽ phải khắc con dấu riêng, mua chữ ký số riêng để nộp thuế môn bài, làm báo cáo thuế hàng quý nhưng báo cáo tài chính cuối năm công ty mẹ sẽ quyết toán.

+ Chi nhánh khi đăng ký hình thức hạch toán độc lập: Dù cùng tỉnh hoặc khác tỉnh thì đều phải mua chữ ký số riêng, làm khai thuế ban đầu như hồ sơ công ty mẹ, làm báo cáo thuế hàng quý và quyết toán thuế cuối năm.

- Đối với văn phòng đại diện: Công ty mẹ sẽ nộp tờ khai lệ phí môn bài, nộp thuế môn bài, kê khai thuế cho văn phòng đại diện.

Về ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn:

- Đối với chi nhánh: Được phép ký hợp đồng kinh tế; được phép sử dụng và xuất hóa đơn.

- Đối với văn phòng đại diện: không được đứng tên trên hợp đồng kinh tế; không được đăng ký, sử dụng hóa đơn.

Về mã số thuế:

- Chi nhánh có mã số thuế riêng 13 số. Chi nhánh kê khai thuế theo mã số thuế chính là mã số chi nhánh ghi nhận tại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

- Văn phòng đại diện: Có mã số thuế riêng 13 số. Văn phòng đại diện kê khai thuế theo mã số thuế chính là mã số văn phòng ghi nhận tại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

Về các loại thuế phải nộp:

- Chi nhánh: thuế môn bài; thuế giá trị gia tăng; thuế thu nhập doanh nghiệp; thuế thu nhập cá nhân.

- Văn phòng đại diện: thuế thu nhập cá nhân.

Trong trường hợp bạn còn bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến vấn đề này hay các vấn đề khác như doanh nghiệp, hôn nhân và gia đình, dân sự, hình sự, bảo hiểm,... cần giải đáp về mặt pháp lý các bạn đừng ngần ngại nhấc máy lên và gọi tới số tổng đài 1900.6162 để được đội ngũ luật sự và chuyên viên tư vấn pháp lý với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Chúng tôi rất hân hạnh được đồng hành cùng quý khách hàng. Trân trọng!