Thủ tục đăng ký BHXH cho nhân viên mới online

1. Hiểu rõ về bảo hiểm xã hội

Bảo hiểm xã hội là một cơ chế quan trọng trong hệ thống an sinh xã hội, nhằm bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động trong các trường hợp họ gặp phải tình trạng giảm hoặc mất thu nhập. Điều này có thể xảy ra do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc thậm chí tử vong. Hệ thống bảo hiểm xã hội hoạt động dựa trên việc đóng góp vào quỹ bảo hiểm xã hội, như quy định tại Khoản 1 Điều 3 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014.

Theo định nghĩa từ Wikipedia, "Bảo hiểm là phương thức bảo vệ trước những tổn thất tài chính. Đây là hình thức quản lý rủi ro, chủ yếu được sử dụng để bảo hiểm cho những rủi ro ngẫu nhiên hoặc tổn thất có thể xảy ra." Còn "Xã hội" được hiểu là một nhóm những cá nhân liên quan đến tương tác xã hội một cách thường xuyên, hoặc một nhóm xã hội lớn có chung lãnh thổ không gian hoặc xã hội, thường chịu cùng thẩm quyền chính trị và các kỳ vọng văn hóa chi phối.

Dựa trên những khái niệm trên, có thể thấy rằng bảo hiểm xã hội là một chính sách an sinh xã hội được tổ chức bởi Nhà nước và được thực hiện bởi cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo quy định của pháp luật. Hệ thống bảo hiểm xã hội bao gồm hai hình thức tham gia chính, tương ứng với hai loại hình bảo hiểm xã hội, đó là:

- Bảo hiểm xã hội bắt buộc: Đây là hình thức bảo hiểm mà người lao động và người sử dụng lao động phải tham gia theo quy định của pháp luật, đảm bảo quyền lợi và sự bảo vệ cho người lao động trong các trường hợp như ốm đau, tai nạn lao động, và nghỉ hưu.

- Bảo hiểm xã hội tự nguyện: Đây là hình thức bảo hiểm mà người lao động có thể lựa chọn tham gia để nâng cao quyền lợi của mình, đặc biệt là đối với các đối tượng không thuộc diện bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội, như người làm nghề tự do hoặc lao động không chính thức.

Hai hình thức này phối hợp với nhau nhằm tạo ra một hệ thống bảo hiểm xã hội toàn diện, bảo vệ quyền lợi của người lao động trong mọi tình huống không lường trước được và đảm bảo sự ổn định tài chính cho các cá nhân khi họ gặp phải rủi ro trong cuộc sống.

2. Điều kiện để đăng ký bảo hiểm xã hội

Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, bảo hiểm y tế (BHYT), và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) bao gồm các nhóm sau:

- Người làm việc theo hợp đồng lao động (HĐLĐ) không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ, hoặc hợp đồng lao động theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng. Những đối tượng này, dù làm việc theo hình thức hợp đồng nào, đều phải tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, và BHTN để đảm bảo quyền lợi và sự bảo vệ trong các trường hợp cần thiết.

- Người quản lý doanh nghiệp và người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương cũng thuộc đối tượng phải tham gia các loại bảo hiểm xã hội này. Mặc dù họ không trực tiếp làm việc theo hợp đồng lao động, nhưng vì họ nhận lương từ hoạt động của doanh nghiệp hoặc hợp tác xã, họ vẫn cần được bảo vệ bởi các chế độ bảo hiểm.

- Đơn vị thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động cũng có trách nhiệm tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động của mình. Đây là nghĩa vụ của các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp đối với nhân viên mà họ thuê hoặc sử dụng.

Theo quy định tại Điều 99 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm người lao động (NLĐ) và doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động (NSDLĐ) phải chuyển hồ sơ cho cơ quan Bảo hiểm xã hội. Việc thực hiện đúng quy định này là cần thiết để đảm bảo quyền lợi bảo hiểm của người lao động được xác lập và bảo vệ một cách đầy đủ và kịp thời.

3. Các bước đăng ký bảo hiểm xã hội online

Hồ sơ đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, khi ký hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, người sử dụng lao động phải thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi và sự bảo vệ của người lao động trong các trường hợp như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, và các tình huống khác theo quy định của pháp luật.

Theo hướng dẫn tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2019 và Quyết định 222/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới cần bao gồm các loại giấy tờ sau:

Các loại giấy tờ do người lao động chuẩn bị:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). Đây là tài liệu cơ bản để đăng ký tham gia bảo hiểm và điều chỉnh các thông tin liên quan.
• Nếu người lao động được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế (BHYT) cao hơn, cần nộp bổ sung giấy tờ chứng minh để được ghi nhận mức hưởng cao hơn, đảm bảo quyền lợi bảo hiểm được áp dụng đúng mức.

Các loại giấy tờ do người sử dụng lao động chuẩn bị:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS). Tài liệu này được sử dụng để thông báo và điều chỉnh các thông tin của đơn vị trong hệ thống bảo hiểm xã hội.
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT). Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về tình hình lao động và các chế độ bảo hiểm mà nhân viên của đơn vị đang tham gia.
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS). Đây là tài liệu tổng hợp thông tin của người lao động cần được đưa vào hệ thống bảo hiểm xã hội.

Doanh nghiệp và người lao động chỉ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ để nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp có trách nhiệm hướng dẫn người lao động kê khai thông tin và hoàn thiện các hồ sơ, giấy tờ cần thiết. Quy trình này đảm bảo rằng mọi thông tin được cập nhật đầy đủ và chính xác, giúp người lao động được hưởng đầy đủ các quyền lợi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.

Theo quy định tại Chương IV của Quyết định 595/QĐ-BHXH và hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH, thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới được thực hiện qua các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Người lao động và doanh nghiệp phối hợp với nhau để hoàn thiện hồ sơ. Đây là bước đầu tiên và quan trọng để đảm bảo tất cả các thông tin và tài liệu cần thiết được chuẩn bị đầy đủ và chính xác.

Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Hồ sơ có thể được nộp theo các hình thức sau:

• Qua bưu điện: Doanh nghiệp gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền.
• Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, nơi tiếp nhận và xử lý các hồ sơ bảo hiểm xã hội.
• Nộp online: Doanh nghiệp có thể sử dụng Cổng Thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN để nộp hồ sơ trực tuyến, thuận tiện và nhanh chóng.

Bước 3: Doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Việc này đảm bảo rằng các khoản đóng góp bảo hiểm của người lao động được thực hiện đầy đủ và đúng hạn.

Bước 4: Sau khi nhận hồ sơ và tiền đóng bảo hiểm, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ cấp sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động.

Thời hạn giải quyết các thủ tục này tối đa là 05 ngày. Điều này có nghĩa là từ khi hồ sơ được tiếp nhận đầy đủ và hợp lệ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ xử lý và cấp các giấy tờ cần thiết trong khoảng thời gian này.

Lệ phí cho việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội không mất phí, đảm bảo việc tham gia bảo hiểm xã hội là miễn phí đối với doanh nghiệp và người lao động. Hình thức cấp sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế sẽ được thực hiện theo hình thức đăng ký mà doanh nghiệp chọn, giúp tạo sự linh hoạt và thuận tiện trong việc nhận các giấy tờ bảo hiểm.

4. Các lưu ý khi đăng ký bảo hiểm xã hội online

Khi đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) online hiện nay, có một số lưu ý quan trọng để đảm bảo quá trình thực hiện được thuận lợi và hiệu quả:

- Chuẩn bị Hồ Sơ Đầy Đủ: Trước khi bắt đầu quy trình đăng ký online, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và giấy tờ cần thiết, bao gồm các mẫu tờ khai, giấy tờ chứng minh quyền lợi, và thông tin liên quan khác. Hồ sơ cần phải chính xác và đầy đủ để tránh việc bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.

- Sử Dụng Cổng Thông Tin Chính Thức: Đăng ký bảo hiểm xã hội online nên được thực hiện qua các cổng thông tin chính thức như Cổng Thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua các tổ chức I-VAN. Tránh sử dụng các dịch vụ không chính thức hoặc không được chứng nhận để đảm bảo tính bảo mật và chính xác.

- Đăng Nhập và Xác Thực Thông Tin: Đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản chính xác và đã xác thực thông tin cá nhân cũng như thông tin doanh nghiệp nếu có. Sử dụng mã xác thực và các biện pháp bảo mật để bảo vệ tài khoản của bạn.

- Theo Dõi Trạng Thái Hồ Sơ: Sau khi nộp hồ sơ, thường xuyên kiểm tra trạng thái xử lý hồ sơ trên cổng thông tin điện tử. Nếu có yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa, hãy thực hiện kịp thời để tránh bị trì hoãn.

- Kiểm Tra Thông Tin Trước Khi Nộp: Trước khi gửi hồ sơ, hãy kiểm tra lại tất cả các thông tin và tài liệu để đảm bảo không có sai sót. Việc này giúp giảm thiểu nguy cơ hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.

- Lưu Giữ Biên Nhận và Tài Liệu: Sau khi hoàn tất đăng ký, lưu lại biên nhận và tài liệu liên quan như email xác nhận, mã hồ sơ, và các chứng từ khác. Đây là bằng chứng quan trọng trong trường hợp cần tra cứu hoặc giải quyết tranh chấp sau này.

- Tuân Thủ Thời Hạn: Đảm bảo thực hiện các bước đăng ký và nộp hồ sơ trong thời hạn quy định để tránh việc bị phạt hoặc gặp khó khăn trong việc xử lý hồ sơ.

- Hỗ Trợ Kỹ Thuật: Nếu gặp vấn đề kỹ thuật trong quá trình đăng ký online, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của cổng thông tin điện tử hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội để được trợ giúp kịp thời.

- Bảo Mật Thông Tin: Đảm bảo rằng bạn không chia sẻ thông tin cá nhân hoặc tài khoản đăng nhập với bất kỳ ai để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi các nguy cơ bị xâm phạm.

Việc thực hiện đúng các lưu ý trên sẽ giúp quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội online diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, đồng thời bảo đảm quyền lợi của bạn trong hệ thống bảo hiểm xã hội.

Xem thêm bài viết: Hưởng chế độ BHXH khi phẫu thuật? Thời gian hưởng chế độ ốm đau?

Khi quý khách có thắc mắc về quy định pháp luật, vui lòng liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp.