Thủ tục đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên chuẩn nhất

1. Công chứng viên là gì?

Công chứng là quá trình mà một công chứng viên của tổ chức công chứng chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự khác bằng văn bản (gọi chung là hợp đồng, giao dịch). Công chứng viên đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và không vi phạm đạo đức xã hội trong việc dịch thuật các giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (gọi là bản dịch), theo quy định của pháp luật cần phải được công chứng hoặc yêu cầu công chứng từ cá nhân hoặc tổ chức tình nguyện.

Theo Luật công chứng năm 2014, công chứng viên được định nghĩa như sau:

Công chứng viên là người đáp ứng đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này và được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.

Công chứng viên là ngạch công chức thuộc ngành tư pháp. Họ làm việc tại các cơ quan công chứng nhà nước và có nhiệm vụ thực hiện công chứng. Công chứng viên là cán bộ pháp lý được bổ nhiệm để thực hiện chức năng công chứng của nhà nước tại cơ quan công chứng nhà nước. Công việc của họ bao gồm xác nhận, chứng nhận, chứng thực bản sao giấy tờ, tài liệu, văn bằng và các công việc liên quan đến thừa kế và nhiều hoạt động pháp lý khác.

Công chứng viên được bổ nhiệm bởi Bộ trưởng Bộ Tư pháp theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp. Họ phải hoạt động chuyên nghiệp và không được kết hợp với các công việc khác.

2. Điều kiện để cá nhân trở thành công chứng viên là gì?

Điều 8 Luật Công chứng năm 2014 quy định về tiêu chuẩn của công chứng viên có thể được diễn đạt một cách rõ ràng và hấp dẫn như sau:

Theo Luật Công chứng năm 2014, để được xem xét và bổ nhiệm công chứng viên, người đó phải là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau:

1. Có bằng cử nhân luật.
2. Có kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực pháp luật từ 5 năm trở lên tại các cơ quan hoặc tổ chức sau khi đã đạt bằng cử nhân luật.
3. Hoàn thành khóa đào tạo nghề công chứng hoặc khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
4. Đạt kết quả tốt trong các bài kiểm tra về kỹ năng thực hành công chứng.
5. Có sức khỏe đủ để thực hiện công việc công chứng.

Điều này sẽ giúp rõ ràng hơn và dễ hiểu hơn về các tiêu chuẩn mà một công chứng viên cần đáp ứng để được xem xét và bổ nhiệm.

3. Hồ sơ để đăng ký hành nghề công chứng và cấp Thẻ công chứng viên bao gồm những gì?

Theo quy định tại khoản 1 của Điều 4 trong Thông tư 01/2021/TT-BTP, hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên bao gồm các tài liệu sau:

1. Giấy đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-06).
2. Bản sao hoặc bản chụp của quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại công chứng viên để thực hiện công chứng (kèm theo bản chính để đối chiếu).
3. Một tấm ảnh chân dung kích thước 2cm x 3cm của công chứng viên đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ (ảnh chụp trong vòng 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ).
4. Giấy tờ chứng minh công chứng viên là thành viên của Hội công chứng viên tại địa phương (nếu địa phương không có Hội công chứng viên, công chứng viên cần nộp giấy tờ chứng minh là thành viên của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam).
5. Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của công chứng viên tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nơi công chứng viên đăng ký hoạt động.
6. Quyết định thu hồi Chứng chỉ hành nghề luật sư, Chứng chỉ hành nghề đấu giá, quyết định miễn nhiệm Thừa phát lại hoặc các giấy tờ chứng minh khác cho công chứng viên đã chấm dứt công việc thường xuyên trước đó. Nếu đã được Sở Tư pháp xóa đăng ký hành nghề ở tổ chức công chứng trước đó, công chứng viên cần nộp bản sao của văn bản từ Sở Tư pháp. Nếu chưa đăng ký hành nghề công chứng kể từ khi được bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại, công chứng viên cần nộp văn bản cam kết chưa từng đăng ký hành nghề công chứng.

4. Thủ tục đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên chuẩn nhất 

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 01/2021/TT-BTP, quá trình đăng ký hành nghề công chứng và cấp thẻ công chứng viên được thực hiện qua các bước sau đây:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Tổ chức hành nghề công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính một bộ hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp thẻ cho công chứng viên của tổ chức tới Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.

Bước 2: Ra quyết định đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên

Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp sẽ ra quyết định về việc đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên.

Trong trường hợp bị từ chối, lý do sẽ được thông báo bằng văn bản.

Bước 3: Đăng tải thông tin lên phần mềm quản lý công chứng

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định, Sở Tư pháp sẽ gửi quyết định cho người được đăng ký hành nghề và tổ chức hành nghề công chứng đã nộp hồ sơ đăng ký. Đồng thời, thông tin về họ tên của công chứng viên, số và ngày cấp thẻ công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên làm việc sẽ được đăng tải trên phần mềm quản lý công chứng của Bộ Tư pháp và trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp.

Tổng kết, để trở thành công chứng viên, bạn cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện được nêu trong bài viết này. Sau đó, bạn phải chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ để thực hiện thủ tục đăng ký như đã trình bày ở trên.

5. Thời gian đào tạo nghề công chứng là bao lâu?

Dựa vào Điều 9 của Luật Công chứng 2014, quy định về đào tạo nghề công chứng được trình bày như sau:

1. Những người đã có bằng cử nhân luật có quyền tham gia khóa đào tạo nghề công chứng tại các cơ sở đào tạo nghề công chứng.
2. Thời gian đào tạo nghề công chứng kéo dài trong 12 tháng. Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo, người đó sẽ nhận được giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng từ cơ sở đào tạo nghề công chứng.
3. Bộ trưởng Bộ Tư pháp sẽ quy định chi tiết về các cơ sở đào tạo nghề công chứng, chương trình khung đào tạo nghề công chứng và quy trình công nhận tương đương đối với những người đã được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.

Theo quy định này, những người đã có bằng cử nhân luật sẽ tham gia khóa đào tạo nghề công chứng trong vòng 12 tháng. Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo, họ sẽ nhận được giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng từ cơ sở đào tạo nghề công chứng.

Các chi tiết về cơ sở đào tạo nghề công chứng, chương trình khung đào tạo nghề công chứng và quy trình công nhận tương đương đối với những người đã được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài sẽ được quy định bởi Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

6. Những trường hợp nào được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định pháp luật hiện hành?

Dựa vào Điều 10 của Luật Công chứng 2014, quy định về miễn đào tạo nghề công chứng được trình bày như sau:

Miễn đào tạo nghề công chứng

 1. Những người sau đây được miễn đào tạo nghề công chứng:

a) Người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên;

b) Luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên;

c) Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật;

d) Người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.

2. Người được miễn đào tạo nghề công chứng quy định tại khoản 1 Điều này phải tham gia khóa bồi dưỡng kỹ năng hành nghề công chứng và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng trước khi đề nghị bổ nhiệm công chứng viên. Thời gian bồi dưỡng nghề công chứng là 03 tháng.

Người hoàn thành khóa bồi dưỡng được cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.

3. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết về khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều này.

Theo đó, những người thuộc các trường hợp miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định tại khoản 1 của Điều này sẽ được miễn khóa đào tạo nghề công chứng.

Tuy nhiên, họ phải tham gia khóa bồi dưỡng kỹ năng hành nghề công chứng và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng trong thời gian 3 tháng trước khi xin bổ nhiệm làm công chứng viên.

Chi tiết về khóa bồi dưỡng nghề công chứng này sẽ được Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.

Do đó, để trở thành công chứng viên, ngoài việc có bằng cử nhân luật, bạn cần có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực pháp luật ít nhất 05 năm. Đồng thời, bạn cũng cần tham gia khóa đào tạo nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng và đáp ứng các yêu cầu khác được quy định tại Điều 8 của Luật Công chứng 2014.