Trong hoạt động công chứng – một lĩnh vực giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại – công chứng viên chính là chủ thể trung tâm trực tiếp thực hiện việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Để được hành nghề, ngoài việc đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định của Luật Công chứng 2024, công chứng viên còn phải được cấp thẻ công chứng viên – một loại giấy tờ pháp lý chứng minh tư cách hành nghề hợp pháp. Thẻ công chứng viên không chỉ là căn cứ để xác lập địa vị pháp lý của người hành nghề mà còn góp phần bảo đảm tính minh bạch, chuyên nghiệp và trách nhiệm trong hoạt động công chứng, qua đó củng cố niềm tin của xã hội đối với hệ thống công chứng.
1. Thẻ Công chứng viên do ai cấp?
Theo khoản 2 Điều 38 Luật Công chứng 2024, thẻ Công chứng viên là giấy tờ pháp lý quan trọng do Sở Tư pháp cấp nhằm xác nhận tư cách hành nghề hợp pháp của công chứng viên. Việc cấp thẻ không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn là cơ sở pháp lý bắt buộc để công chứng viên được phép thực hiện hoạt động công chứng. Quy định này được áp dụng thống nhất đối với cả hai loại hình tổ chức hành nghề công chứng, tuy nhiên thời điểm và căn cứ cấp thẻ có sự gắn kết với từng loại hình tổ chức cụ thể.
Đối với Văn phòng công chứng: là tổ chức hành nghề công chứng do công chứng viên thành lập và hoạt động theo mô hình tư nhân – việc cấp thẻ lại gắn với thủ tục đăng ký hoạt động của Văn phòng. Cụ thể, Sở Tư pháp cấp thẻ cho công chứng viên khi cấp Giấy đăng ký hoạt động lần đầu, khi cấp lại Giấy đăng ký hoạt động, hoặc khi thay đổi nội dung đăng ký hoạt động trong trường hợp Văn phòng công chứng có bổ sung công chứng viên. Quy định này thể hiện sự liên thông giữa hoạt động quản lý tổ chức và quản lý cá nhân hành nghề. Mỗi sự thay đổi liên quan đến nhân sự công chứng viên trong Văn phòng công chứng đều phải được cơ quan quản lý nhà nước ghi nhận và thực hiện thủ tục cấp thẻ tương ứng, nhằm bảo đảm tính hợp pháp và minh bạch.
Thẻ Công chứng viên là bằng chứng xác nhận cá nhân đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện hành nghề theo luật định, bao gồm tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, thời gian công tác pháp luật, đào tạo nghề công chứng và quyết định bổ nhiệm. Không có thẻ, công chứng viên không thể ký và chịu trách nhiệm đối với văn bản công chứng. Vì vậy, thẻ không chỉ là giấy tờ nhận diện mà còn là biểu tượng của quyền hạn và trách nhiệm nghề nghiệp.
Việc trao thẩm quyền cấp thẻ cho Sở Tư pháp thể hiện nguyên tắc quản lý theo lãnh thổ và bảo đảm sự kiểm soát chặt chẽ hoạt động công chứng tại địa phương. Thông qua việc cấp thẻ, Sở Tư pháp nắm được số lượng công chứng viên, nơi hành nghề và tình trạng hoạt động của từng người, từ đó thuận lợi cho công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm nếu có. Đồng thời, cơ chế này góp phần phòng ngừa tình trạng hành nghề trái phép hoặc sử dụng danh nghĩa công chứng viên không hợp pháp.
Tóm lại, dù là Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng, việc cấp thẻ Công chứng viên đều thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp và được thực hiện khi tổ chức được thành lập, đăng ký hoạt động hoặc khi có sự bổ sung công chứng viên. Quy định này có ý nghĩa quan trọng trong việc xác lập tư cách hành nghề hợp pháp, tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước và bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế trong xã hội.
2. Thẻ công chứng viên được cấp lại trong những trường hợp nào?
Theo khoản 2 Điều 38 Luật công chứng 2024, thẻ công chứng viên không chỉ được cấp lần đầu khi công chứng viên bắt đầu hành nghề mà còn có thể được cấp lại trong một số trường hợp nhất định. Cụ thể, thẻ công chứng viên được cấp lại khi: (1) thẻ đã được cấp bị mất; (2) thẻ bị hỏng, không còn giá trị sử dụng; hoặc (3) tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên làm việc thay đổi tên.
Trước hết, trong trường hợp thẻ bị mất, việc cấp lại là cần thiết để bảo đảm công chứng viên có đủ căn cứ pháp lý chứng minh tư cách hành nghề. Thẻ công chứng viên là giấy tờ thể hiện thông tin cá nhân, quyết định bổ nhiệm và nơi hành nghề. Nếu bị mất, công chứng viên không chỉ gặp khó khăn trong hoạt động nghề nghiệp mà còn có nguy cơ bị lợi dụng thông tin để thực hiện hành vi trái pháp luật. Vì vậy, thủ tục cấp lại thẻ giúp khôi phục quyền hành nghề hợp pháp, đồng thời bảo đảm tính an toàn và minh bạch trong hoạt động công chứng.
Thứ hai, khi thẻ bị hỏng (rách, mờ thông tin, biến dạng hoặc không còn nguyên vẹn), việc cấp lại là cần thiết nhằm bảo đảm tính chính xác, rõ ràng của thông tin trên thẻ. Thẻ công chứng viên là phương tiện nhận diện chính thức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, do đó nếu thẻ không còn bảo đảm hình thức và nội dung theo quy định thì cần được thay thế bằng thẻ mới để tránh nhầm lẫn hoặc tranh chấp phát sinh.
Thứ ba, trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng thay đổi tên, việc cấp lại thẻ nhằm cập nhật thông tin về nơi hành nghề của công chứng viên. Thẻ công chứng viên không chỉ thể hiện tư cách cá nhân mà còn gắn với tổ chức hành nghề cụ thể. Khi tên tổ chức thay đổi, thông tin trên thẻ cũ không còn phù hợp, vì vậy cần cấp lại để bảo đảm tính thống nhất giữa thực tế hoạt động và giấy tờ pháp lý.
Như vậy, việc cấp lại thẻ công chứng viên là cơ chế linh hoạt nhưng chặt chẽ, vừa bảo đảm quyền hành nghề của công chứng viên, vừa bảo đảm yêu cầu quản lý nhà nước và tính chính xác của thông tin pháp lý. Quy định này góp phần duy trì sự ổn định, minh bạch và an toàn trong hoạt động công chứng, qua đó củng cố niềm tin của cá nhân, tổ chức khi tham gia các giao dịch được công chứng.
3. Thẻ công chứng viên bị thu hồi trong những trường hợp nào?
Theo khoản 4 Điều 38 Luật công chứng 2024, thẻ công chứng viên không chỉ được cấp và cấp lại theo những điều kiện nhất định mà còn có thể bị thu hồi trong các trường hợp pháp luật quy định. Việc thu hồi thẻ là một biện pháp quản lý cần thiết nhằm bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch và kỷ cương trong hoạt động công chứng.
Trước hết, thẻ công chứng viên bị thu hồi khi công chứng viên bị miễn nhiệm. Miễn nhiệm là việc chấm dứt tư cách công chứng viên theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, có thể xuất phát từ nguyên nhân như vi phạm pháp luật, không còn đủ điều kiện hành nghề hoặc theo nguyện vọng cá nhân. Khi đã bị miễn nhiệm, cá nhân đó không còn tư cách pháp lý để thực hiện hoạt động công chứng, do đó việc thu hồi thẻ là hệ quả tất yếu nhằm tránh việc tiếp tục sử dụng thẻ trái quy định.
Thứ hai, thẻ bị thu hồi khi công chứng viên không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng mà mình được cấp thẻ. Thẻ công chứng viên không chỉ xác nhận tư cách cá nhân mà còn gắn với tổ chức hành nghề cụ thể. Khi công chứng viên chuyển sang tổ chức khác hoặc chấm dứt hành nghề, thẻ cũ không còn phù hợp với thực tế hoạt động. Việc thu hồi trong trường hợp này nhằm bảo đảm sự thống nhất giữa thông tin trên thẻ và tình trạng hành nghề thực tế, đồng thời tạo cơ sở để cấp thẻ mới (nếu tiếp tục hành nghề ở nơi khác).
Thứ ba, khi tổ chức hành nghề công chứng giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, thẻ công chứng viên cũng bị thu hồi. Điều này xuất phát từ nguyên tắc rằng công chứng viên chỉ được hành nghề trong khuôn khổ một tổ chức hợp pháp. Khi tổ chức không còn tồn tại về mặt pháp lý, thẻ gắn với tổ chức đó cũng không còn giá trị sử dụng.
Ngoài ra, trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng thay đổi tên, thẻ đã cấp cũng bị thu hồi để thực hiện việc cấp lại thẻ mới với thông tin chính xác. Đây không phải là sự chấm dứt tư cách hành nghề, mà là biện pháp kỹ thuật nhằm cập nhật và bảo đảm tính đúng đắn của thông tin pháp lý trên thẻ.
Như vậy, việc thu hồi thẻ công chứng viên là cơ chế kiểm soát quan trọng của Nhà nước trong quản lý hoạt động công chứng. Quy định này góp phần ngăn ngừa việc sử dụng thẻ không còn giá trị pháp lý, bảo đảm chỉ những người có đủ điều kiện và đang hành nghề hợp pháp mới được thực hiện hoạt động công chứng, qua đó duy trì trật tự, kỷ cương và an toàn pháp lý trong các giao dịch của xã hội.
Kết luận
Việc giao thẩm quyền cấp thẻ công chứng viên cho Bộ Tư pháp – cơ quan quản lý nhà nước cao nhất trong lĩnh vực công chứng – thể hiện sự kiểm soát chặt chẽ của Nhà nước đối với hoạt động hành nghề công chứng. Điều này không chỉ bảo đảm tính thống nhất trong quản lý mà còn góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ công chứng viên, phòng ngừa sai phạm và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức khi tham gia giao dịch. Thẻ công chứng viên vì thế không đơn thuần là một loại giấy tờ hành chính, mà còn là biểu tượng của trách nhiệm nghề nghiệp, đạo đức và sự tuân thủ pháp luật trong lĩnh vực công chứng – một lĩnh vực gắn liền với sự ổn định và an toàn của đời sống pháp lý xã hội.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.
