1. Doanh nghiệp khi tham gia BHXH cần lưu ý những gì?
- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết HĐLĐ hoặc hợp đồng làm việc, NSDLĐ phải nộp hồ sơ đăng ký BHXH cho người lao động
- Phải đóng BHXH đầy đủ và đúng hạn
Doanh nghiệp được lựa chọn đóng bảo hiểm theo phương thức đóng hàng tháng, 03 tháng hoặc 06 tháng một lần vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước
+ Nếu đóng hàng tháng: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng
+ Nếu đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần: chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ đóng (áp dụng đối với doanh nghiệp, HTX, hộ kinh doanh cá thể… trả lương theo sản phẩm hoặc khoán)
- Phải kịp thời điều chỉnh khi có sự thay đổi: đối với các trường hợp tăng/giảm lao động, đổi tên doanh nghiệp, đại điểm đăng ký kinh doanh, mã số doanh nghiệp, thay đổi mức lương tháng đóng BHXH của NLĐ….thì doanh nghiệp đều phải làm thủ tục điều chỉnh với cơ quan BHXH kịp thời, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của NLĐ cũng như chính doanh nghiệp mình.
2. Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp
Căn cứ theo quy định tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH thủ tục làm BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, đơn vị gồm các bước như sau:
Bước 1. Lập hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu
Doanh nghiệp thực hiện lần lượt các bước sau:
- Ghi mã số BHXH vào các mẫu biểu tương ứng đối với người lao động đã được cấp mã số BHXH;
- Hướng dẫn người lao động lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với người lao động chưa được cấp được mã số BHXH (kể cả người lao động không nhớ mã số BHXH).
- Lập 01 bộ hồ sơ “Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ- BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” theo quy định
Bước 2: Nộp hồ sơ đã lập
Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động và người lao động làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong 3 hình thức sau:
- Qua giao dịch BHXH điện tử;
- Qua dịch vụ bưu chính công ích;
- Trực tiếp tại cơ quan BHXH.
Trường hợp doanh nghiệp, đơn vị thực hiện nộp hồ sơ qua giao dịch điện tử thì thực hiện lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.
Bước 3: Nhận kết quả do cơ quan BHXH đã giải quyết.
Sau khi nộp hồ sơ theo quy định cho cơ quan BHXH doanh nghiệp chờ nhận kết quả giải quyết. Thời gian nhận kết quả không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động, người lao động làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nhận Sổ BHXH, thẻ BHYT do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký nhận qua hòm thư điện tử, nhận trực tiếp tại bộ phận trả hồ sơ từ cơ quan BHXH hoặc nhận qua hình thức gửi bưu điện.
Lưu ý:
- Doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với người lao động.
- Mỗi doanh nghiệp khi đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mình tại cơ sở hành chính cấp quận, huyện, thành phố thì sẽ được cấp một mã đơn vị để cơ quan quản lý BHXH tại nơi đó sẽ theo dõi riêng.
- Khi thay đổi địa chỉ khác quận hay khác tỉnh, doanh nghiệp phải phải báo giảm nhân viên và chốt sổ BHXH cho nhân viên. Và khi qua quận, huyện, tỉnh mới doanh nghiệp phải đăng ký xin cấp lại mã đơn vị BHXH mới và nộp hồ sơ BHXH lần đầu. Trừ 1 số doanh nghiệp có cơ quan quản lý là BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì khi nào chuyển tỉnh thì mới làm lại hồ sơ còn trong tỉnh hay trong thành phố thì không cần.
- Sau khi doanh nghiệp báo tăng lao động, đối với những lao động đã có sổ BHXH thì sẽ chỉ được cấp thẻ bảo hiểm y tế, còn nếu mất sổ BHXH thì phải làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ sau đó hồ sơ báo tăng mới được chấp thuận.
3. Kê khai Bảo hiểm Xã hội của doanh nghiệp
Sử dụng phần mềm
Kê khai BHXH hiện tại, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm kê khai BHXH (ví dụ: iBHXH, vBHXH, eBH, TS24, …). Tuy nhiên, các phần mềm kê khai BHXH này chỉ tương tác 1 chiều (nhận kết quả đầu vào thông qua template) với các phần mềm quản lý nhân sự HRM để giúp người dùng có được các biểu mẫu theo đúng quy định của nhà nước (giống phần mềm kê khai thuế của Kế toán).
Kê khai trên phần mềm nhân sự
Vì lý do những hạn chế này mà các phần mềm HRM hiện nay thường có thêm module BHXH trong phần mềm HRM. Module này cho phép người dùng có thể làm được các tính năng sau:
- Khai báo tỷ lệ đóng BH của Người lao động (NLD) và người sử dụng lao động (NSDLD): (BHXH, BHTN, BHYT) theo thời gian, phục vụ cho việc giảm trừ khi tính lương của người lao động
- Quản lý các nghiệp vụ: từ đây có thể kết xuất template để import trực tiếp vào các phần mềm kê khai BHXH hiện nay.
+ Tăng, giảm lao động tham gia BH (nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, nhân viên nghỉ chế độ thai sản..)
+ Điều chỉnh mức nộp BH
+ Truy thu tỷ lệ nộp BHYT
+ Quản lý chế độ trợ cấp BH
- Ngoài ra module BH giúp doanh nghiệp có những báo cáo như:
+ Thống kê lịch sử tham gia bảo hiểm của từng nhân viên
+ Báo cáo quỹ tiền lương trích nộp bảo hiểm của người sử dụng lao động, người lao động
+ Thống kê nhân viên sắp đến hạn nghỉ hưu
4. Xu hướng kê khai BHXH trong các doanh nghiệp hiện nay
Hiện nay, thực hiện kê khai BHXH trong các doanh nghiệp bằng hình thức trực tuyến đang trở nên phổ biến. Hình thức kê khai này phù hợp với xu thế chuyển đổi số, số hóa trong các doanh nghiệp, giúp tối ưu về quy trình và chi phí. Cụ thể như sau:
- Đơn giản hóa quy trình làm việc: Quy trình kê khai BHXH điện tử được thực hiện đơn giản và dễ dàng hơn chỉ với thao tác điền thông tin theo mẫu có sẵn và kết xuất tờ khai tự động. Việc tiếp nhận hồ sơ kê khai được đảm bảo thông suốt, doanh nghiệp không phải in và không cần đến cơ quan BHXH.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Nhân sự đảm trách kê khai BHXH doanh nghiệp có thể thực hiện tại cơ quan vào bất kỳ thời gian nào. Việc kê khai không cần đến trung tâm bảo hiểm xã hội, không mất thời gian chờ đợi, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức và chi phí đi lại.
- Tối ưu hóa chi phí nhân sự cho doanh nghiệp: Thủ tục kê khai BHXH điện tử đơn giản và công tác tra cứu, quản lý hồ sơ dễ dàng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí nhân sự mà vẫn đảm bảo hiệu suất làm việc tốt nhất.
- Tìm kiếm hồ sơ, giấy tờ dễ dàng: Phần mềm kê khai có tính năng lưu tất cả hồ sơ đã kết xuất và nộp cho cơ quan BHXH. Nhờ đó, nhân sự sẽ dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu hồ sơ và không lo bị thất lạc.
Để tham khảo thêm thông tin về vấn đề này, quý khách hàng có thể tìm hiểu tại bài viết: Hướng dẫn thủ tục đăng kí cho doanh nghiệp tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu ? của Luật Minh Khuê.
Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Thủ tục đăng ký tham gia bhxh lần đầu cho doanh nghiệp mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.
Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!
