1. Thủ tục kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng năm 2024
Căn cứ theo Điều 12 của Thông tư 08/2023/TT-BTP quy định về hoàn thành tập sự hành nghề công chứng như sau:
Quy trình công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng:
- Gửi đề nghị và tài liệu:
+ Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian tập sự, người tập sự phải có văn bản đề nghị công nhận hoàn thành tập sự.
+ Kèm theo đề nghị, người tập sự phải đính kèm Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu).
+ Gửi tài liệu này đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự.
- Xử lý đề nghị:
+ Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị, Sở Tư pháp phải ra quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-08).
+ Trong trường hợp từ chối, Sở Tư pháp phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.
- Điều kiện để được công nhận hoàn thành tập sự:
Người tập sự phải đáp ứng các điều kiện sau:
+ Có đủ điều kiện tập sự và không thuộc các trường hợp không được đăng ký tập sự
+ Công chứng viên hướng dẫn tập sự đủ điều kiện hướng dẫn và không thuộc các trường hợp phải thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự trong quá trình hướng dẫn
+ Hoàn thành thời gian tập sự; có Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự nộp đúng thời hạn, và đáp ứng các yêu cầu và biểu mẫu kèm theo; thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ khác của người tập sự.
- Hủy bỏ kết quả tập sự:
+ Nếu người đã được công nhận hoàn thành tập sự bị phát hiện không đáp ứng các điều kiện, Sở Tư pháp có thẩm quyền ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự đã được công nhận.
+ Người bị hủy bỏ kết quả tập sự có quyền đăng ký tập sự lại nếu đáp ứng các điều kiện tập sự quy định
Theo quy định tại Điều 16 của Thông tư 08/2023/TT-BTP về nội dung kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng, quá trình kiểm tra được thực hiện như sau:
- Kiểm tra về nội dung:
+ Pháp luật công chứng: Kiểm tra kiến thức và hiểu biết của người tập sự về pháp luật liên quan đến hành nghề công chứng.
+ Chứng thực: Đánh giá khả năng thực hiện các thủ tục chứng thực theo quy định.
+ Quy tắc đạo đức: Xem xét việc áp dụng đúng quy tắc đạo đức trong công chứng viên.
+ Quy định pháp luật liên quan: Kiểm tra hiểu biết và tuân thủ các quy định khác của pháp luật liên quan đến hành nghề công chứng.
- Kết quả thực hiện nội dung tập sự: Theo quy định: Kiểm tra việc thực hiện các nội dung tập sự theo quy định:
+ Kỹ năng tiếp nhận, phân loại yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ yêu cầu công chứng; kỹ năng xem xét, nhận dạng chủ thể, năng lực hành vi dân sự của người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch;
+ Kỹ năng ứng xử với người yêu cầu công chứng, ứng xử theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; kỹ năng giải thích cho người yêu cầu công chứng về quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; kỹ năng giải thích lý do khi từ chối yêu cầu công chứng;
+ Kỹ năng nghiên cứu và đề xuất hướng giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng;
+ Kỹ năng soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của dự thảo hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn; kỹ năng xác minh;
+ Kỹ năng công chứng bản dịch; kỹ năng chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản;
+ Kỹ năng soạn thảo lời chứng;
+ Kiểm tra, sắp xếp, phân loại hồ sơ đã được công chứng, chứng thực để đưa vào lưu trữ;
+ Kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng;
+ Kỹ năng quản trị tổ chức hành nghề công chứng;
+ Các kỹ năng và công việc liên quan đến công chứng khác theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự.
- Hình thức kiểm tra:
+ Bài kiểm tra viết: Người tập sự sẽ tham gia bài kiểm tra viết với thời gian là 180 phút.
+ Bài kiểm tra trắc nghiệm: Bài kiểm tra thứ hai được thực hiện dưới hình thức trắc nghiệm trên máy vi tính. Trong trường hợp không có điều kiện tổ chức kiểm tra trên máy vi tính, thì kiểm tra trắc nghiệm sẽ được thực hiện trên giấy.
- Quyết định và thông báo cụ thể:
Bộ Tư pháp: Quyết định và thông báo cụ thể về hình thức của bài kiểm tra thứ hai sẽ được Bộ Tư pháp quyết định và thông báo trong kế hoạch tổ chức kỳ kiểm tra.
Tổng cộng, quá trình kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng tập trung vào việc đánh giá kiến thức, kỹ năng thực hiện công việc và tuân thủ các quy định đạo đức liên quan đối với người tập sự.
2. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên hướng dẫn tập sự
Căn cứ theo Điều 14 Thông tư 08/2023/TT-BTP quy định về quyền và nghĩa vụ của công chứng viên hướng dẫn tập sự:
- Hướng dẫn người tập sự: Theo quy định: công chứng viên hướng dẫn tập sự có nhiệm vụ hướng dẫn người tập sự về các nội dung tập sự theo quy định tại điều 6 của thông tư. điều này bao gồm việc giải thích, hướng dẫn chi tiết về quy trình, quy định, và nhiệm vụ của người tập sự.
- Theo dõi và kiểm tra công việc:
+ Phân công: công chứng viên hướng dẫn có trách nhiệm phân công công việc cho người tập sự và theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các công việc đó.
+ Chịu trách nhiệm: công chứng viên hướng dẫn chịu trách nhiệm về kết quả và tiến độ của các công việc mà người tập sự thực hiện theo sự phân công và hướng dẫn của mình.
- Xác nhận và nhận xét:
+ Sổ nhật ký tập sự: công chứng viên hướng dẫn xác nhận vào sổ nhật ký tập sự của người tập sự.
+ Báo cáo kết quả: chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, khách quan trong việc xác nhận, nhận xét, và đánh giá về việc tập sự trong báo cáo kết quả tập sự của người tập sự.
- Quyền và nghĩa vụ khác:
+ Theo luật công chứng: tuân thủ và thực hiện các quy định của luật công chứng, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các hành động công chứng.
+ heo thông tư: tuân thủ các quy định khác của thông tư liên quan đến quá trình hướng dẫn và đào tạo người tập sự.
Những quyền và nghĩa vụ này giúp đảm bảo quá trình hướng dẫn tập sự được thực hiện đúng đắn và có chất lượng, đồng thời duy trì uy tín và chất lượng của nghề công chứng.
3. Quyền và nghĩa vụ của các tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự
Theo quy định của Điều 15 Thông tư 08/2023/TT-BTP quy định về quyền và nghĩa của các tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự:
- Phân công công chứng viên:
+ Tổ chức hành nghề công chứng có quyền và nghĩa vụ phải phân công công chứng viên đủ điều kiện để hướng dẫn tập sự.
+ Chịu trách nhiệm về việc phân công công chứng viên hướng dẫn tập sự, và thường xuyên theo dõi để xử lý kịp thời các trường hợp công chứng viên không còn đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc người tập sự không còn đủ điều kiện tập sự.
- Lập, quản lý Sổ theo dõi tập sự:
+ Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ lập và quản lý Sổ theo dõi tập sự (Mẫu TP-TSCC-09) theo từng năm.
+ Sổ theo dõi tập sự phải được ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ và được đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật.
- Quyết định việc hướng dẫn tập sự: Tổ chức hành nghề công chứng có quyền xem xét và quyết định việc công chứng viên từ chối hướng dẫn tập sự, cũng như thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự.
- Quản lý người tập sự:
+ Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ quản lý người tập sự trong quá trình họ tập sự tại tổ chức.
+ Theo dõi và giám sát việc thực hiện trách nhiệm của công chứng viên hướng dẫn tập sự để bảo đảm việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của người tập sự.
- Báo cáo cho Sở Tư pháp:
+ Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp về việc nhận tập sự và hướng dẫn tập sự tại tổ chức mình theo định kỳ hằng năm.
+ Báo cáo phải gửi đến Sở Tư pháp trong thời hạn 15 ngày kể từ thời điểm kết thúc năm.
+ Báo cáo phải gồm các thông tin chi tiết về số lượng và thông tin cơ bản của người tập sự, đánh giá chất lượng tập sự, việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổ chức, người tập sự và công chứng viên hướng dẫn tập sự.
- Các quyền và nghĩa vụ khác: Tổ chức hành nghề công chứng có quyền và nghĩa vụ thỏa thuận với người tập sự về các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.
Quý khách có nhu cầu xem thêm bài viết sau: Nguyên tắc hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật
Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn về pháp luật của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!
