Mục lục bài viết

1.  Công chức văn thư mã ngạch số bao nhiêu?

Theo quy định tại Thông tư 02/2021/TT-BNV, các ngạch công chức chuyên ngành văn thư lưu trữ được phân loại và mã hóa như sau:

- Văn thư viên chính => Mã số: 02.006

- Văn thư viên => Mã số: 02.007

- Văn thư viên trung cấp => Mã số: 02.008

Các mã số này được sử dụng để phân biệt và xác định vị trí, chức vụ của từng công chức trong lĩnh vực văn thư lưu trữ. Mỗi mã số đều có ý nghĩa và phạm vi công việc cụ thể, giúp quản lý và tổ chức hệ thống nhân sự một cách hiệu quả và rõ ràng. Điều này giúp tạo ra một hệ thống ngạch công chức văn thư lưu trữ rõ ràng và phù hợp với các nhu cầu và yêu cầu công việc của lĩnh vực này.

 

2. Tiêu chuẩn năng lực của các ngạch văn thư lưu trữ theo quy định?

2.1. Tiêu chuẩn năng lực của ngạch văn thư viên chính

Căn cứ vào Điều 10 của Thông tư 2/2021/TT-BNV (đã được sửa đổi bởi khoản 7 Điều 1 Thông tư 06/2022/TT-BNV), ngạch văn thư viên chính được quy định về chức trách và nhiệm vụ như sau:

Chức trách:

Ngạch văn thư viên chính được xác định là công chức có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao nhất trong lĩnh vực công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức hành chính từ cấp huyện trở lên. Công việc của văn thư viên chính là chỉ đạo, tổ chức hoạt động văn thư của cơ quan hoặc tổ chức, đồng thời thực hiện trực tiếp các nhiệm vụ văn thư có yêu cầu cao về trách nhiệm và bảo mật.

Nhiệm vụ:

- Tham gia nghiên cứu và đề xuất: Tham gia nghiên cứu và đề xuất xây dựng các chương trình, kế hoạch, và văn bản quản lý liên quan đến công tác văn thư, theo thẩm quyền được giao.

- Xây dựng và vận hành hệ thống quản lý tài liệu điện tử:

+ Tham gia vào việc xây dựng và vận hành hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan hoặc tổ chức.

+ Trực tiếp thực thi nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định.

- Tham gia đào tạo và bồi dưỡng: Tham gia các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn và nghiệp vụ công tác văn thư, nhằm nâng cao trình độ và hiệu quả công việc.

Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn và nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữ bao gồm:

- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật về công tác văn thư: Cần phải hiểu rõ và tuân thủ các quy định, hướng dẫn của Đảng và pháp luật liên quan đến công tác văn thư, đảm bảo tính pháp lý và đạo đức trong mọi hoạt động.

- Kiến thức và kỹ năng về nghiệp vụ công tác văn thư: Phải có kiến thức sâu rộng và kỹ năng cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến văn thư lưu trữ một cách hiệu quả và chính xác.

- Tổ chức lao động và sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử: Có khả năng tổ chức công việc một cách có hiệu quả và sử dụng các công nghệ thông tin, hệ thống quản lý tài liệu điện tử để tối ưu hóa quá trình làm việc.

- Kiểm soát việc bảo đảm tuân thủ quy trình và thủ tục: Phải có khả năng kiểm soát và đảm bảo việc thực hiện đúng các quy trình, thủ tục và thẩm quyền ban hành văn bản hành chính theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong công việc.

Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo và bồi dưỡng bao gồm:

- Bằng tốt nghiệp đại học trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư - lưu trữ: Yêu cầu có bằng cấp phù hợp với lĩnh vực công việc, đảm bảo kiến thức chuyên môn và năng lực thực hiện công việc.

- Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư: Trong trường hợp không có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư, yêu cầu có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp, đảm bảo kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc văn thư lưu trữ.

Yêu cầu đối với công chức dự thi nâng ngạch lên ngạch văn thư viên chính được quy định như sau:

Thời gian giữ ngạch văn thư viên và tương đương:

- Công chức dự thi cần có thời gian giữ ngạch văn thư viên và các ngạch tương đương từ đủ 09 năm trở lên (không tính thời gian tập sự và thử việc).

- Trường hợp công chức có thời gian làm việc tương đương với ngạch văn thư viên, thời gian giữ ngạch văn thư viên tối thiểu là 01 năm (tương đương 12 tháng), tính đến ngày hết thời hạn nộp hồ sơ đăng ký dự thi nâng ngạch.

 

2.2. Tiêu chuẩn năng lực của ngạch văn thư viên

Căn cứ vào Điều 11 của Thông tư 2/2021/TT-BNV (đã được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 của Thông tư 06/2022/TT-BNV), quy định về ngạch văn thư viên được mô tả như sau:

Chức trách:

Ngạch văn thư viên đảm nhiệm một hoặc một số nhiệm vụ văn thư theo yêu cầu của vị trí việc làm trong bộ phận văn thư của cơ quan, tổ chức hành chính từ cấp huyện trở lên.

Nhiệm vụ:

- Vận hành hệ thống quản lý tài liệu điện tử:

Ngạch văn thư viên chịu trách nhiệm vận hành hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức. Điều này bao gồm việc sắp xếp, lưu trữ và cập nhật các tài liệu điện tử theo quy định.

- Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu:

Ngạch văn thư viên phải thực hiện công tác quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu theo quy định của công tác văn thư. Điều này bao gồm việc xử lý, bảo quản và sắp xếp các hồ sơ, tài liệu sao cho hợp lý và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

- Thực hiện thống kê lưu trữ tài liệu: Ngạch văn thư viên phải tổ chức việc thống kê lưu trữ các tài liệu, số liệu theo yêu cầu của nghiệp vụ công tác văn thư. Điều này đảm bảo rằng các thông tin được lưu trữ một cách cẩn thận và có thể truy xuất được dễ dàng.

- Thực thi nhiệm vụ công tác văn thư: Ngạch văn thư viên trực tiếp thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và các nhiệm vụ khác được giao. Điều này đòi hỏi họ phải thực hiện các công việc văn thư một cách chính xác và đúng thời hạn, đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong hoạt động của cơ quan.

Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ đối với công việc văn thư được quy định cụ thể như sau:

- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật về công tác văn thư: Cần có kiến thức sâu rộng về chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật liên quan đến công tác văn thư. Nắm vững quy trình nghiệp vụ và các nhiệm vụ cụ thể của văn thư trong cơ quan.

- Kiểm soát việc bảo đảm tuân thủ đúng thể thức, quy trình, thủ tục: Có khả năng kiểm soát và đảm bảo tuân thủ đúng các thể thức, quy trình, thủ tục và thẩm quyền ban hành văn bản hành chính theo quy định của pháp luật.

- Sử dụng thành thạo các phương tiện, thiết bị kỹ thuật: Có kỹ năng sử dụng thành thạo các phương tiện và thiết bị kỹ thuật phục vụ yêu cầu nhiệm vụ về văn thư.

Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng như sau:

- Bằng tốt nghiệp đại học trở lên: Yêu cầu có bằng tốt nghiệp đại học trong ngành hoặc chuyên ngành văn thư - lưu trữ, lưu trữ học, hoặc lưu trữ học và quản trị văn phòng.

- Trường hợp có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác: Phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp. Hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp trong ngành hoặc chuyên ngành văn thư hành chính, văn thư - lưu trữ, hoặc lưu trữ.

Yêu cầu đối với công chức dự thi nâng ngạch lên ngạch văn thư viên được quy định như sau:

- Thời gian giữ ngạch văn thư viên trung cấp và tương đương: Công chức dự thi cần có thời gian giữ ngạch văn thư viên trung cấp và các ngạch tương đương. Trong trường hợp có thời gian làm việc tương đương với ngạch văn thư viên trung cấp, thời gian giữ ngạch văn thư viên trung cấp tối thiểu là 01 năm (tương đương 12 tháng), tính đến ngày hết thời hạn nộp hồ sơ đăng ký dự thi nâng ngạch.

- Cụ thể:

  • Trong trường hợp tuyển dụng lần đầu với trình độ đào tạo cao đẳng, công chức cần có thời gian giữ ngạch văn thư viên trung cấp và các ngạch tương đương từ đủ 02 năm trở lên (không tính thời gian tập sự).
  • Trong trường hợp tuyển dụng lần đầu với trình độ đào tạo trung cấp, công chức cần có thời gian giữ ngạch văn thư viên trung cấp và các ngạch tương đương từ đủ 03 năm trở lên (không tính thời gian tập sự).

 

3. Quy định của pháp luật về ngạch văn thư trung cấp 

Theo quy định tại Điều 12 của Thông tư 02/2021/TT-BNV, cụ thể quy định về ngạch văn thư trung cấp như sau:

- Chức trách của Văn thư viên trung cấp: Là công chức chịu trách nhiệm thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ văn thư theo yêu cầu của vị trí việc làm trong bộ phận văn thư của cơ quan, tổ chức hành chính từ cấp huyện trở lên.

- Nhiệm vụ của Văn thư viên trung cấp: Trực tiếp thực thi các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và các nhiệm vụ khác được giao từ cấp trên.

- Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ:

  • Nắm vững quy trình nghiệp vụ và các nhiệm vụ cụ thể của văn thư theo quy định.
  • Sử dụng thành thạo các phương tiện, thiết bị kỹ thuật phục vụ yêu cầu nhiệm vụ văn thư.

- Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng:

  • Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư hành chính, văn thư - lưu trữ, lưu trữ, lưu trữ và quản lý thông tin.
  • Trường hợp có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp.

Quý khách xem thêm bài viết sau:

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.