Những yêu cầu khi kiểm tra công tác văn thư lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước

1. Yêu cầu về mặt pháp lý khi kiểm tra công tác văn thư lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước

Dựa trên tiểu mục 2 Mục I Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước năm 2024 của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định 979/QĐ-BTC năm 2024, công tác kiểm tra cần đáp ứng những yêu cầu sau:

- Khách quan, đầy đủ và đúng luật:

• Việc kiểm tra cần được thực hiện một cách trung thực, không thiên vị, dựa trên cơ sở chứng cứ cụ thể và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật liên quan.
• Nội dung kiểm tra cần bao quát đầy đủ tất cả các khía cạnh liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.
• Kết quả kiểm tra cần phản ánh chính xác tình hình thực tế, không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.

- Phối hợp chặt chẽ, tránh trùng lặp:

• Hoạt động kiểm tra cần được tiến hành với sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, tổ chức có liên quan, đảm bảo không xảy ra tình trạng "chỗ nào kiểm tra, chỗ nào bỏ sót".
• Cần tránh trùng lặp về nội dung, thời gian, thời kỳ với các hoạt động kiểm tra khác thuộc phạm vi, quyền hạn của các cơ quan đã được pháp luật quy định.
• Việc phối hợp cần được thực hiện trên cơ sở trao đổi thông tin, thống nhất kế hoạch và kết quả kiểm tra để đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của công tác kiểm tra.

- Ngoài ra, Quyết định 979/QĐ-BTC năm 2024 cũng quy định một số yêu cầu khác đối với công tác kiểm tra như:

• Việc kiểm tra cần được thực hiện theo đúng quy trình, thủ tục được quy định.
• Cần đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quá trình kiểm tra.
• Kết quả kiểm tra cần được công bố kịp thời và được sử dụng làm cơ sở để xử lý vi phạm, khen thưởng và đề xuất biện pháp khắc phục.

Việc thực hiện đúng các yêu cầu trên sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Yêu cầu về mặt chuyên môn khi kiểm tra công tác văn thư lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước

Yêu cầu về mặt chuyên môn đối với công tác kiểm tra văn thư lưu trũ và bảo vệ bí mật nhà nước như sau:

* Kiểm tra toàn diện các nội dung:

- Việc tổ chức bộ máy, phân công trách nhiệm:

• Kiểm tra tính hợp lý, hiệu quả của bộ máy tổ chức, phân công trách nhiệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.
• Đánh giá năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.

- Quy trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ văn thư:

• Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của quy trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ văn thư.
• Đánh giá hiệu quả thực hiện quy trình, xác định những tồn tại, hạn chế cần khắc phục.

- Việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ:

• Kiểm tra điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ.
• Đánh giá hiệu quả công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy.

- Việc thực hiện các biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ:

• Kiểm tra việc phân loại, xác định mức độ mật của văn thư.
• Đánh giá hiệu quả thực hiện các biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.

* Đảm bảo tính chuyên sâu, bài bản, khoa học:

- Nội dung kiểm tra:

• Cần được xây dựng dựa trên cơ sở pháp luật hiện hành, đảm bảo đầy đủ, toàn diện các nội dung cần kiểm tra.
• Phân chia thành các chuyên đề cụ thể để có thể kiểm tra một cách chuyên sâu, chi tiết.

- Phương pháp kiểm tra:

• Kết hợp nhiều phương pháp kiểm tra như: kiểm tra hồ sơ, tài liệu, kiểm tra thực tế, phỏng vấn, hội ý...
• Áp dụng các kỹ thuật điều tra, thu thập thông tin khoa học, khách quan.

- Đội ngũ kiểm tra:

• Cần có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.
• Có kinh nghiệm thực tế trong công tác kiểm tra.

- Lưu ý:

• Cần xây dựng kế hoạch kiểm tra cụ thể, chi tiết, phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng cá nhân, tập thể.
• Chuẩn bị đầy đủ các văn bản, tài liệu, công cụ cần thiết cho công tác kiểm tra.
• Đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quá trình kiểm tra.
• Lập báo cáo kết quả kiểm tra đầy đủ, chính xác, có phân tích, đánh giá và đề xuất biện pháp khắc phục.

Việc thực hiện đúng các yêu cầu về mặt chuyên môn sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực trong quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Yêu cầu về mặt đạo đức khi kiểm tra công tác văn thư lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước

Bên cạnh những yêu cầu về mặt chuyên môn, công tác kiểm tra cũng đòi hỏi người thực hiện kiểm tra phải đáp ứng những yêu cầu về mặt đạo đức sau:

- Phẩm chất đạo đức tốt:

• Trung thực: Người thực hiện kiểm tra phải trung thực trong mọi hoạt động, từ việc thu thập thông tin, đánh giá kết quả kiểm tra đến việc lập báo cáo kết quả.
• Khách quan: Cần có thái độ khách quan, không thiên vị trong quá trình kiểm tra. Tránh đưa ra những nhận định, đánh giá dựa trên quan điểm cá nhân hoặc lợi ích nhóm.
• Công tâm: Luôn giữ thái độ công bằng, chính trực trong quá trình giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra.

- Giữ bí mật thông tin:

• Bảo mật thông tin: Người thực hiện kiểm tra có trách nhiệm giữ bí mật các thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra, không được tiết lộ cho bất kỳ ai khi chưa được phép.
• Tránh lợi dụng thông tin: Không được sử dụng các thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra cho mục đích cá nhân hoặc lợi ích nhóm.

- Thái độ làm việc:

• Nghiêm túc: Cần có thái độ nghiêm túc, trách nhiệm trong công việc.
• Chủ động: Chủ động tìm hiểu, nghiên cứu các quy định pháp luật liên quan, cũng như thông tin về đơn vị được kiểm tra.
• Tâm huyết: Có tinh thần trách nhiệm cao, tận tâm trong công việc, đặt lợi ích của cơ quan, tổ chức lên trên lợi ích cá nhân.
• Hiệu quả: Hoàn thành công việc đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng.

Việc thực hiện đúng các yêu cầu về mặt đạo đức sẽ góp phần nâng cao uy tín của ngành Kiểm tra, tạo niềm tin cho người dân và doanh nghiệp đối với công tác quản lý nhà nước. Ngoài ra, người thực hiện kiểm tra cũng cần tuân thủ các quy định về đạo đức nghề nghiệp chung của cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật.

* Bên cạnh những yêu cầu nêu trên, việc nâng cao ý thức tự giác và rèn luyện đạo đức nghề nghiệp đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm tra, góp phần đảm bảo tính hiệu quả, hiệu lực và sự công bằng của hoạt động kiểm tra. 

- Nâng cao ý thức tự giác:

• Mỗi cán bộ, công chức thực hiện công tác kiểm tra cần ý thức được vai trò, trách nhiệm của bản thân trong việc thực hiện các yêu cầu về mặt đạo đức.
• Tự giác tuân thủ các quy định của pháp luật, quy tắc đạo đức nghề nghiệp và quy định nội bộ của cơ quan.
• Luôn giữ gìn phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, khách quan, không thiên vị trong mọi hoạt động.

- Tham gia tập huấn, bồi dưỡng:

• Tham gia đầy đủ các khóa học tập huấn, bồi dưỡng về đạo đức nghề nghiệp do cơ quan tổ chức.
• Tự tìm hiểu, nghiên cứu các tài liệu về đạo đức nghề nghiệp để nâng cao kiến thức và kỹ năng.
• Trau dồi kỹ năng ứng xử, giao tiếp trong công việc để tạo dựng hình ảnh người cán bộ, công chức liêm chính, trách nhiệm.

- Phản ánh vi phạm đạo đức nghề nghiệp:

• Mỗi cá nhân có trách nhiệm phát hiện, tố cáo những hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp của bản thân hoặc của đồng nghiệp.
• Phản ánh vi phạm một cách trung thực, khách quan, có căn cứ và bằng chứng cụ thể.
• Hợp tác với cơ quan chức năng trong quá trình điều tra, giải quyết các vụ việc vi phạm đạo đức nghề nghiệp.

- Một số biện pháp nâng cao đạo đức:

• Tăng cường công tác tuyên truyền, giáo dục về đạo đức nghề nghiệp trong cơ quan.
• Khen thưởng, động viên những cán bộ, công chức có thành tích tốt trong thực hiện công tác kiểm tra và giữ gìn đạo đức nghề nghiệp.
• Áp dụng các biện pháp kỷ luật đối với những cá nhân vi phạm đạo đức nghề nghiệp.

Việc nâng cao đạo đức trong công tác kiểm tra là một quá trình lâu dài, đòi hỏi sự chung tay góp sức của mỗi cá nhân và tập thể. Mỗi cán bộ, công chức thực hiện công tác kiểm tra cần ý thức được vai trò, trách nhiệm của bản thân, không ngừng rèn luyện, tu dưỡng đạo đức để xứng đáng với niềm tin của Đảng, Nhà nước và nhân dân.

Đạo đức là nền tảng quan trọng cho sự thành công của mọi hoạt động, trong đó có công tác kiểm tra. Việc thực hiện đúng các yêu cầu về mặt đạo đức sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, đảm bảo tính hiệu quả, hiệu lực và sự công bằng trong quản lý nhà nước. Mỗi cán bộ, công chức thực hiện công tác kiểm tra cần ý thức được vai trò, trách nhiệm của bản thân, không ngừng rèn luyện, tu dưỡng đạo đức để xứng đáng với niềm tin của Đảng, Nhà nước và nhân dân.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Khái niệm về bảo vệ bí mật Nhà nước và phạm vi bí mật Nhà nước. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.