1. Toàn văn file word quy trình và công tác kế toán
Các văn bản về quy trình và công tác kế toán được thể hiện thông qua các tiêu mục sau:
- Quy trình bán hàng nợ phải thu
- Quy trình khóa sổ điều chỉnh lập BCTC
Bên cạnh đó thì quy trình kế toán còn có một số quy trình khác có liên quan như chi tiêu nội bộ, chứng từ thanh toán, lập kế hoạch chi phí, tạm ứng duyệt mua và duyệt chi, quy trình quyết toán VAT, quy trình tạm ứng, thu chi tiền mặt, tính và thanh toán lương hay là quy trình kế toán nội bộ. Mỗi quy trình đều tuân thủ theo những quy định nhất định.
2. Tổng quan về quy trình bán hàng và nợ phải thu
Quy trình Bán hàng và nợ phải thu khách hàng bắt đầu từ khi khách hàng đặt lệnh mua hàng tới khi hàng hóa được phân phối đến khách hàng và nhận được tiền thanh toán của khách hàng.
Quy trình bán hàng và nợ phải thu khách hàng:
Quy trình này được thể hiện thông qua 07 quy trình phụ như sau:
- Bán hàng
- Giao hàng
- Ghi nhận doanh thu
- Thu hồi công nợ
- Báo cáo bán hàng đối chiếu công nợ
- Hoa hồng bán hàng
- Báo cáo bán hàng và đối chiếu công nợ
- Hoa hồng bán hàng
- Thu hồi nợ quá hạn
- Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán.
Lưu ý:
Tất cả các bước trong quy trình cần được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo rằng không có thông tin nào bị mất sót. Quy trình cần có khả năng thích ứng với thay đổi nhanh chóng, chẳng hạn như điều chỉnh đơn hàng hoặc thời gian giao hàng. Hệ thống thông tin cần được đồng bộ giữa các bộ phận liên quan để tránh sự không nhất quán và sai sót. Giao tiếp giữa các bộ phận là quan trọng để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về tình trạng của đơn hàng và thanh toán.
Các thành phần óc tham gia quy trình bán hàng thu nợ bao gồm có
- Khách hàng
- Đội vận chuyển, thủ kho
- Nhân viên bán hàng, nhân viên viết hóa đơn
- Nhân viên tiếp thị, nhân viên bán hàng
- Kế toán doanh thu, công nợ
- Kế toán thanh toán
- Thủ quỹ
- Kế toán trưởng
- Phó giám đốc/ Trưởng bộ phân kinh doanh
- Giám đốc
3. Tổng quan một vài nét về quy trình hàng tồn kho
Quy trình hàng tồn kho là một trong những quy trình được nhắc đến nhiều trong quan hệ giữa các doanh nghiệp với nhau. Quy trình hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm mà nhà cung cấp nguyên vật liệu đến kho của công ty cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành phẩm. Theo đó thì quy trình quản lý hàng tồn kho được kích hoạt ngay từ khi nguyên vật liệu được nhà cung cấp chuyển giao đến kho của Công ty, kéo dài cho đến khi sản phẩm thành phẩm cuối cùng rời khỏi kho thành phẩm.
Quy trình hàng tồn kho sẽ bao gồm các quy trình phụ sau đây:
- Quy trình nhập kho
- Quy trình xuất kho
- Quy tình kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho
- Quy trình tái chế
Các đối tượng chủ yếu tham gia trong quy trình bao gồm các đối tượng sau:
- Người sử dụng ( Bộ phận sản xuất)
- Thủ kho
- Nhân viên kế toán
- Nhân viên bộ phận kinh doanh
- Nhân viên bộ phận kế hoạch vật tư
Hàng tồn kho ở đây sẽ bao gồm có các nguyên vật liệu, nguyên liệu- vật liệu phụ và thành phẩm. Về nguyên tắc thì hàng tồn kho được xác định theo phương pháp ghi nhận giá trị thấp hơn giữa các chi phí mua hàng và giá trị thường có thể thực hiện được
Thủ kho sẽ là người chịu trách nhiệm kiểm tra và ghi nhận số lượng hàng tồn kho và sẽ ghi nhận số lượng hàng tồn kho được giao nhập và xuất hàng tại kho. Kế toán kho vật tư sẽ chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra và ghi nhận số lượng của hàng tồn kho. Kế toán vật tư sẽ là người ghi nhận giá trị của hàng tồn kho được giao. Những dữ liệu riêng biệt này thì sẽ được đói chiếu thông tin một cách thường xuyên với nhau.
Bên cạnh đó thì việc thực hiện kiểm kê hàng tồn kho cần được thực hiện cho tất cả các hàng tồn kho ở tất cả các nơi ( tối thiếu ) 06 tháng một lần tương ứng với ngày giữa niên độ và kết thúc năm tài chính. Bảng hướng dẫn kiểm kê cần được lập, phê duyệt và được chuyển đến tất cả các cá nhân tham giao vào việc kiểm kê. Theo đó thì mọi hoạt động kiểm kê cần phải được thực hiện và tuân thủ theo những hướng dẫn kiểm kê đã được phê duyệt.
giá trị của tất cả các nguyên vật liệu tồn kho được xác định chủ yếu dựa trên giá mua cộng với những khoản chi phí có liên quan đến phát sinh cho đến khi nguyên vật liệu được nhập kho( đó là chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu và những chi phí khác)
4. Một vài nét tổng quan về quy trình tài sản cố định
Chu kỳ của tài sản cố định bắt đầu từ thời điểm mà tài sản cố định được thu vào hoặc là ghi nhận bởi công ty đến thời điểm mà nó được kiểm soát, giữ gìn và kết thúc tại thời điểm thanh lý/ chuyển nhượng tài sản cố định đó
Theo đó thì quy trình tài sản cố định có 05 quy trình phụ. Cụ thể được thể hiện như sau:
- Quy trình mua sắm tài sản cố định
- Quy trình nhận dạng và ghi chép
- Quy trình kiểm soát vật chất
- Quy trình sửa chữa và bảo trì tài sản cố định
- Quy trình thanh lý tài sản cố định
Những nhân sự chính có liên quan đến quy trình bao gồm có các đối tượng như sau:
- Bộ phận kế hoạch vật tư/ Bộ phận kỹ thuật
- Bộ phận kinh doanh
- Kế toán trưởng
- Kế toán tài sản cố định/ kế toán tổng hợp
- Bộ phận sản xuất/ người sử dụng cuối cùng
Tài sản cố định hữu hình bao gồm có máy móc thiết bị và nhà cửa tính cả các phương tiện phụ, vật kiến trúc máy móc thiết bị, xe cô, tàu bè, công cụ và dụng cụ, đất đai, vật kiến trúc.
Còn tài sản cố định vô hình gồm có chi phí quyền sử dụng đất( vô thời hạn), bằng phát minh sáng chế, thương hiệu , bản quyền, chi phí thành lập, nghiên cứu cũng như là phát triển, lợi thế thương mại và phần mềm vi tính
Tài sản cố định được mua sắm hay tự xây dựng thì cần phải phù hợp với nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phù hợp với công tác quản lý của công ty và tuân thủ theo những quy định nội bộ về mua sắm cũng như xây dựng tài sản cố định
Tất cả những tài sản cố định xuất hiện trong sổ sách kế toán của công ty thì phải thuộc quyền sở hữu của công ty theo giấy chứng nhấn ở hữu, chứng thư chứng nhận quyền sở hữu, hợp đồng thuê tài sản theo quy định của pháp luật.
Tài sản cố định thanh lý thì cần phải tuân thủ theo các quy định nội bộ của công ty về thanh lý tài sản cố định. Tài sản cố định thanh lý thì cần phải được ghi nhận và loại bỏ khỏi sổ sách kế toán, thể hiện trên sổ sách kế toán trong kỳ thanh lý theo quy định.
Mỗi tài sản cố định hữu hình thì phải được kiểm kê theo trách nhiệm của một cá nhân, một bộ phận. Tài sản cố định hữu hình phải được gìn giữ đặt ở vị trí dưới điều kiện thích hợp. Tài sản cố định sẽ cần phải được dán nhãn theo số series và thao mã, theo thẻ kho. Bên cạnh đó thì việc kiểm kê tài sản phải được thực hiện ít nhất một lần trong năm vào cuối năm cho tất cả các tài sản theo quy định. Kết quả của việc kiểm kê thì cần phải được ghi nhận và lập báo cáo. Những khác biệt phải được điều tra và điều chỉnh đến sổ kế toán
Trên đây là toàn bộ những nội dung thông tin mà chung tôi muốn cung cấp cho các bạn có liên quan đến quy trình kế toán. Nếu còn có những nội dung thắc mắc khác có liên quan vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua số điện thoại 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn
Tham khảo thêm: Sổ kế toán là gì? Nội dung, cách phân loại sổ kế toán
