Trình tự, thủ tục cấp bản sao bằng tốt nghiệp đại học từ sổ gốc

1. Trình tự, thủ tục cấp bản sao bằng tốt nghiệp đại học từ sổ gốc

Theo Quyết định số 2108/QĐ-BGDĐT ngày 14/6/2021, việc cấp bản sao văn bằng và chứng chỉ từ sổ gốc, bao gồm cả bằng tốt nghiệp đại học, được thực hiện theo quy trình sau:

Trình tự thực hiện:

1. Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng và chứng chỉ có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc gửi qua đường bưu điện. Hồ sơ gồm một bản đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng và chứng chỉ từ sổ gốc.
2. Cơ quan có thẩm quyền phải cấp bản sao cho người yêu cầu vào ngày tiếp nhận hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu yêu cầu được nộp sau 03 giờ chiều. Trong trường hợp yêu cầu được gửi qua bưu điện, thời hạn được xác định từ thời điểm cơ quan tiếp nhận hồ sơ và đảm bảo rằng hồ sơ đủ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.
3. Đối với trường hợp cùng một lúc có yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu một số lượng lớn bản sao, hoặc nội dung văn bằng và chứng chỉ phức tạp và khó kiểm tra, cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao không thể đáp ứng thời hạn như nêu tại điểm (2), thì thời hạn cấp bản sao có thể được kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc, hoặc lâu hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu.
4. Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng và chứng chỉ căn cứ vào sổ gốc đã cấp văn bằng và chứng chỉ ban đầu để cấp bản sao cho người yêu cầu. Nội dung của bản sao phải trùng khớp với nội dung đã ghi trong sổ gốc.
5. Trong trường hợp không thể tìm thấy sổ gốc hoặc thông tin liên quan đến yêu cầu cấp bản sao không tồn tại trong sổ gốc, hoặc cơ quan có thẩm quyền không thể cấp bản sao cho người yêu cầu, cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao phải thông báo bằng văn bản và giải thích lý do ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu yêu cầu được nộp sau 03 giờ chiều.

Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc qua dịch vụ bưu điện.

Thành phần và số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

Nếu người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện, cần gửi bản sao có chứng thực của các giấy tờ quy định cùng với 01 phong bì dán tem và ghi rõ thông tin cá nhân người nhận cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng và chứng chỉ từ sổ gốc.

• Đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng và chứng chỉ, cung cấp thông tin liên quan đến văn bằng và chứng chỉ đã được cấp.
• Bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của giấy CMND, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực, để cơ quan tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
• Nếu người yêu cầu cấp bản sao là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính văn bằng và chứng chỉ, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế khác của người được cấp bản chính văn bằng và chứng chỉ (trong trường hợp người đó đã mất), cần xuất trình giấy ủy quyền (đối với người được ủy quyền) hoặc giấy chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng và chứng chỉ.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Thời hạn giải quyết:

• Cơ quan, cơ sở giáo dục phải giải quyết yêu cầu cấp bản sao trong ngày tiếp nhận hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu yêu cầu được nộp sau 03 giờ chiều.
• Đối với trường hợp cùng một lúc có nhiều yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu một số lượng lớn bản sao, hoặc nội dung văn bằng và chứng chỉ phức tạp và khó kiểm tra, và cơ quan tiếp nhận không thể đáp ứng thời hạn như nêu tại điểm (2), thì thời hạn cấp bản sao có thể được kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc, hoặc lâu hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu.

Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân.

2. Ý nghĩa quy định trên về việc cấp bản sao bằng tốt nghiệp đại học từ sổ gốc

Quy định về việc cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp đại học từ sổ gốc có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, công bằng và chính xác trong lĩnh vực giáo dục và quản lý giấy tờ chứng chỉ. Dưới đây là ý nghĩa của các quy định này:

1. Bảo vệ tính xác thực và uy tín của văn bằng: Quy định này đảm bảo rằng bản sao văn bằng và chứng chỉ được cấp từ sổ gốc phải chính xác và tương đương với văn bằng ban đầu. Điều này giúp ngăn chặn việc làm giả chứng chỉ và bảo vệ tính xác thực của văn bằng.
2. Đảm bảo tính công bằng: Cấp bản sao văn bằng từ sổ gốc đảm bảo rằng tất cả người có quyền nhận bản sao được xem xét và xử lý một cách công bằng. Quy định này đảm bảo rằng không có sự thiên vị trong việc cấp bản sao cho bất kỳ ai.
3. Đảm bảo sự thuận tiện và linh hoạt: Quy định này cung cấp hướng dẫn về trình tự thực hiện để đảm bảo rằng quy trình cấp bản sao là thuận tiện và linh hoạt cho người yêu cầu. Điều này bao gồm việc cung cấp thời hạn cố định để đáp ứng yêu cầu và cung cấp khả năng kéo dài thời hạn trong trường hợp cần thiết.
4. Bảo vệ quyền cá nhân và quyền lợi: Quy định này bảo vệ quyền cá nhân của người được cấp văn bằng và chứng chỉ, đồng thời đảm bảo rằng chỉ người được ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật có thể yêu cầu cấp bản sao. Điều này ngăn chặn việc lạm dụng và bảo vệ quyền lợi của cá nhân.
5. Khuyến khích tính minh bạch và đáng tin cậy trong giáo dục: Quy định này đánh dấu sự quan trọng của việc cung cấp thông tin đáng tin cậy và minh bạch trong lĩnh vực giáo dục. Người học và nhà tuyển dụng có thể tin tưởng vào tính xác thực và chính xác của văn bằng và chứng chỉ.
6. Tạo sự thuận tiện cho người học và nhà tuyển dụng: Bằng việc hướng dẫn cụ thể về thủ tục và thời hạn giải quyết, quy định này tạo sự thuận tiện cho người học khi cần bản sao văn bằng cho các mục đích cá nhân hoặc nghề nghiệp. Điều này có thể giúp họ nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu liên quan đến văn bằng.
7. Khuyến khích tính chính xác trong quản lý giấy tờ chứng chỉ: Các cơ quan và tổ chức quản lý giấy tờ chứng chỉ được khuyến khích duy trì hồ sơ sổ gốc chính xác và thường xuyên cập nhật thông tin. Điều này giúp đảm bảo tính xác thực của các văn bằng và chứng chỉ được cấp.
8. Bảo vệ quyền của người đã qua đời: Quy định đề cập đến việc cấp bản sao từ sổ gốc trong trường hợp người được cấp văn bằng đã qua đời. Nếu người đó đã qua đời, quy định cung cấp cách thức xác minh quan hệ và ủy quyền của người đại diện để yêu cầu cấp bản sao, đảm bảo rằng quyền của người đã qua đời được bảo vệ và quy trình tiến hành một cách đúng quy định.
9. Cung cấp hướng dẫn cụ thể: Quy định cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thức thực hiện thủ tục cấp bản sao văn bằng từ sổ gốc, bao gồm các bước cụ thể và tài liệu cần thiết. Điều này giúp người yêu cầu hiểu rõ quy trình và giảm thiểu sự nhầm lẫn hoặc trễ hạn trong quá trình làm giấy tờ.
10. Tôn trọng quyền riêng tư và an toàn thông tin: Quy định này đảm bảo rằng thông tin cá nhân và quan trọng liên quan đến văn bằng và chứng chỉ được bảo vệ một cách tốt nhất. Chúng bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân và đảm bảo rằng thông tin không bị lạm dụng hoặc tiết lộ không cần thiết.

Tổng cộng, quy định này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự chính xác, công bằng và đáng tin cậy của quy trình cấp bản sao văn bằng và chứng chỉ tốt nghiệp đại học, và nó hỗ trợ quyền cá nhân, quyền lợi, và tính minh bạch trong giáo dục.

Công ty Luật Minh Khuê luôn tự hào trong việc cung cấp thông tin tư vấn hữu ích và giải quyết mọi thắc mắc về vấn đề pháp lý cho quý khách hàng. Chúng tôi luôn mở cửa đón nhận sự hợp tác và luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng trong mọi tình huống pháp lý. Nếu quý khách hàng đang đối diện với bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline: 1900.6162. Hơn nữa, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi cam kết sẽ phản hồi và hỗ trợ quý khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Chúng tôi xin chân thành tri ân sự hợp tác và niềm tin mà quý khách hàng dành cho chúng tôi!