Trong chương trình bảng tính, người ta viết C3:D5 có nghĩa là gì?

1. Trong chương trình bảng tính, người ta viết C3:D5 có nghĩa là?

Trong chương trình bảng tính, người ta viết C3:D5 có nghĩa là các ô từ ô C3 đến ô D5.

Khối: là một nhóm các ô liền kề nhau tạo thành hình chữ nhật. Khối có thể là 1 ô, 1 hàng, 1 cột và mỗi khối có địa chỉ của riêng mình.

Ký hiệu: "ô trên cùng bên trái : ô dưới cùng bên phải".

Trong chương trình bảng tính, người ta viết C3:D5 có nghĩa là ô trên cùng bên trái là C3, ô dưới cùng bên phải là D5. 

Sau đây hãy cùng tìm hiểu về chương trình bảng tính và một số thao tác có liên quan đến nó:

2. Chương trình bảng tính

Chương trình bảng tính là phần mềm được thiết kế giúp ghi lại và trình bày thông tin dưới dạng bảng, thực hiện các tính toán cũng như xây dựng các biểu đồ một cách trực quan các số liệu có trong bảng. Chương trình bảng tính là phần mềm giúp ghi lại và trình bày thông tin dưới dạng bảng, có thể thực hiện các tính toán phức tạp hoặc biểu diễn các dữ liệu bằng biểu đồ.

Công cụ đặc trưng của bảng tính: Có thanh công thức và bảng chọn DATA.

a. Màn hình làm việc:

• Các bảng chọn
• Các nút lệnh thường dùng
• Cửa sổ làm việc chính

b. Dữ liệu
 

Dạng số, văn bản và kết quả tính toán luôn được trình bày dưới dạng bảng trong cửa sổ làm việc

Các dữ liệu trong chương trình bảng tính

c. Khả năng tính toán và sử dụng hàm có sẵn:

• Thực hiện cập nhật tự động công việc tính toán.
• Sử dụng hàm để tính toán rất thuận tiện.

d. Sắp xếp và lọc dữ liệu:

Dễ dàng, nhanh chóng lại thuận tiện.

e. Tạo biểu đồ:

• Là một trong những dạng trình bày dữ liệu cô đọng, trực quan.
• Đặc trưng chung của bảng tính:
  • Màn hình làm việc đều có dạng bảng (bao gồm cột, hàng và ô);
  • Có khả năng lưu trữ và xử lí nhiều loại dữ liệu như ờ dạng số, văn bàn, ngày tháng, tiền tệ,...
  • Khả năng tính toán và sử dụng hàm có sẵn;
  • Sắp xếp và lọc dữ liệu;
  • Tạo biểu đồ dựa vào dữ liệu có sẵn trong bảng.
• Tính năng chung của các chương trình bảng tính.

Hiện nay có rất nhiều chương trình bảng tính khác nhau như: Lotus, Quattro, Excel,…... Nhưng chúng đều có chung một số tính năng chung như sau:

• Màn hình làm việc đều có dạng bảng (bao gồm cột, hàng và ô);
• Có khả năng lưu trữ và xử lí nhiều loại dữ liệu như ờ dạng số, văn bàn, ngày tháng, tiền tệ…..
• Khả năng tính toán và sử dụng hàm có sẵn;
• Sắp xếp và lọc dữ liệu;
• Tạo biểu đồ dựa vào dữ liệu có sẵn trong bảng.

3. Màn hình làm việc của chương trình bảng tính

Màn hình làm việc của chương trình bảng tính Excel tương tự như màn hình soạn thảo Word nhưng giao diện này còn có thêm:

- Thanh công thức: hộp tên có chứa "Fx" dùng để nhập, hiển thị dữ liệu hoặc công thức trong ô tính.

- Bảng chọn Data: chứa các bảng chọn File, Edit, Insert, Format, Data,…

- Trang tính gồm các cột và các hàng là miền làm việc chính của bảng tính. Vùng giao nhau giữa cột và hàng là ô tính (còn gọi tắt là ô) dùng để chứa dữ liệu.

Màn hình làm việc của chương trình bảng tính

Ngoài ra:

- Trang tính là miền làm việc chính của bảng tính gồm có các cột, các hàng và các ô tính.

- Vùng giao nhau giữa cột và hàng gọi là ô tính dùng để chứa dữ liệu.

- Tên cột được đánh số thứ tự A, B, C,….

- Tên hàng được đánh số thứ tự là các chữ số 1, 2, 3, 4,.…

- Ô được đánh số tên cột trước hàng sau. Ví dụ: A5, B2, C9.

- Khối ô là tập hợp các ô tính liện kề nhau .

Cột, dòng, ô, khối ô trong trang tính

4. Nhập dữ liệu vào trang tính

4.1. Nhập dữ liệu vào trang tính

- Các bước nhập dữ liệu vào trang tính:

• Bước 1: Nháy chuột chọn ô cần nhập dữ liệu.
• Bước 2: Gõ dữ liệu từ bàn phím.
• Bước 3: Gõ phím Enter để kết thúc nhập dữ liệu.

- Các cách sửa dữ liệu:

• Cách 1: Nháy đúp chuột vào ô cần sửa → sửa → gõ phím Enter để kết thúc
• Cách 2: Nháy chọn ô cần sửa → gõ F5 → Sửa → gõ phím Enter để kết thức
• Cách 3: Nháy chọn ô cần sửa → nháy chuột vào thanh công thức → sửa → gõ phím Enter để kết thúc

4.2. Di chuyển trên trang tính:

Phím                                                               Chức năng
Con chuột                                                   Nháy chuột vào ô cần đến
→ , ← , ↑ , ↓ →,←,↑,↓                                 Sang phải 1 ô, sang trái 1 ô, lên 1 ô, xuống 1 ô
Home                                                          Về ô đầu tiên của hàng
End + ↑ ↑                                                    Về hàng 1 của trang tính E
nd + ↓ ↓                                                       Về hàng cuối của trang tính
Gõ địa chỉ ô vào hộp tên                            Đến ô bất kì

4.3. Gõ chữ việt trên trang tính:

- Sử dụng phần mềm Vietkey hoặc Unikey.

- Chú ý: Trước khi chọn phông tiếng việt cần chọn cả trang tính bằng cách nháy chuột vào ô giao nhau giữa tên cột và tên hàng ở góc trên bên trái.

5.  Bài tập minh họa

Câu 1: Hãy nêu những khả năng của chương trình bảng tính mà em biết?

Gợi ý trả lời:

- Màn hình làm việc:

• Các bảng chọn, thanh công cụ, các nút lệnh và cửa sổ làm việc chính...
• Cửa sổ làm việc chính được trình bày dưới dạng bảng và chia thành các hàng và các cột

- Dữ liệu.

- Chương trình bảng tính có khả năng lưu giữ và xử lý nhiều kiểu dữ liệu khác nhau. Trong đó có dữ liệu số, dữ liệu văn bản

- Khả năng tính toán và sử dụng các hàm có sẵn:

• Tự động tính toán, khả năng thực hiện các phép toán từ đơn giản đến phức tạp một cách chính xác
• Cung cấp các hàm có sẳn. Ví dụ: Hàm tính tổng, hàm tính trung bình cộng…. 

- Sắp xếp và lọc dữ liệu:

• Sắp xếp và lọc dữ liệu theo những tiêu chuẩn khác nhau mà không ảnh hưởng tới các dữ liệu ban đầu.
• Tạo biểu đồ: Hỗ trợ tạo biểu đồ giúp cho việc so sánh, đánh giá, thống kê, dự đoán số liệu

Câu 2: Phân biệt bảng tính, trang tính, trang màn hình?

Gợi ý trả lời:

- Bảng tính: Là phần mềm dùng để tính toán, là tệp tin (File)

- Trang tính: Là vùng soạn thảo chính gọi là Sheet gồm có cột, hàng, ô. Một bảng tính gồm có nhiều trang tính.

- Trang màn hình: Là vùng soạn thảo mà ta nhìn thấy ở màn hình làm việc.

Các thao tác khác:

Theo mặc định, tham chiếu ô là một tham chiếu tương đối, có nghĩa là tham chiếu tương đối với vị trí của ô. Ví dụ: nếu bạn tham chiếu đến ô A2 từ ô C2, thực tế bạn đang tham chiếu đến ô cách đó hai cột về bên trái (C trừ A) - trong cùng một hàng (2). Khi bạn sao chép một công thức có chứa tham chiếu ô tương đối, tham chiếu đó trong công thức đó sẽ thay đổi.

Ví dụ: nếu bạn sao chép công thức =B4*C4 từ ô D4 sang ô D5, công thức trong D5 sẽ điều chỉnh sang phải một cột và trở thành =B5*C5. Nếu bạn muốn duy trì tham chiếu ô gốc trong ví dụ này khi sao chép, hãy biến tham chiếu ô đó thành tuyệt đối bằng cách đặt dấu đô la ($) trước các cột (B và C) và hàng (2). Sau đó, khi bạn sao chép công thức =$B$4*$C$4 từ D4 sang D5, công thức sẽ không thay đổi.

Ít thường xuyên hơn, bạn có thể muốn kết hợp các tham chiếu ô tuyệt đối và tương đối bằng cách đặt trước hoặc giá trị cột hoặc giá trị hàng một dấu đô la - việc này sẽ khắc phục sự cố cho cột hoặc hàng (ví dụ: $B 4 hoặc C$4).

Để thay đổi loại tham chiếu ô: Chọn ô có chứa công thức.

Trong thanh công thức: Trong chương trình bảng tính, ký hiệu khối ô từ ô a2 đến ô b5 ta viết, chọn tham chiếu bạn muốn thay đổi. Nhấn F4 để chuyển đổi giữa các loại tham chiếu. Bảng dưới đây tóm tắt cách thức một loại tham chiếu cập nhật nếu một công thức có chứa tham chiếu được sao chép xuống dưới hai ô và hai ô về bên phải.

Hy vọng bài viết trên của Luật Minh Khuê của Luật Minh Khuê đã cung cấp cho quý bạn đọc những kiến thức hữu ích. Trân trọng cảm ơn.