1. Trưởng phòng công chứng có bắt buộc là công chứng viên?

Theo quy định tại Điều 19 Luật Công chứng 2014 thì phòng công chứng là một cơ quan quan trọng trong hệ thống pháp luật của tỉnh, được thiết lập dưới sự quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh với mục đích phục vụ công dân và doanh nghiệp trong việc thực hiện các giao dịch pháp lý. Với tư cách là một đơn vị sự nghiệp công lập, phòng công chứng hoạt động dưới sự quản lý của Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, đảm bảo tính chuyên nghiệp và độc lập trong hoạt động của mình.

Người đại diện pháp lý của phòng công chứng là Trưởng phòng, người phải là một công chứng viên được bổ nhiệm bởi Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Trưởng phòng công chứng không chỉ là một người lãnh đạo, mà còn là người đảm bảo sự uy tín và chất lượng trong mọi giao dịch mà phòng công chứng thực hiện. Vị trí và vai trò của Trưởng phòng công chứng là rất quan trọng, và việc bổ nhiệm, miễn nhiệm hay cách chức đều phải tuân thủ các quy định của pháp luật và được quyết định một cách công bằng và minh bạch.

Tên của phòng công chứng được đặt dưới dạng cụm từ "Phòng công chứng" kèm theo số thứ tự thành lập và tên cụ thể của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi mà nó được hình thành. Không chỉ thể hiện sự độc đáo mà còn là minh chứng cho sự phát triển và sự phục vụ chuyên nghiệp trong lĩnh vực pháp lý.

Một trong những biểu tượng quan trọng của tính chính xác và tính pháp lý của Phòng công chứng là con dấu mà nó sử dụng. Con dấu này không có hình ảnh của quốc huy, mà được khắc và sử dụng sau khi có quyết định thành lập. Thủ tục liên quan đến việc xin khắc dấu, cũng như việc quản lý và sử dụng nó, đều tuân theo nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về con dấu. Nhấn mạnh vào sự cẩn trọng và tính minh bạch trong mọi hoạt động của Phòng công chứng, đồng thời tôn vinh giá trị của sự chính trực và uy tín trong các giao dịch pháp lý.

=> Theo quy định hướng dẫn, Trưởng phòng công chứng không chỉ cần đáp ứng điều kiện của lãnh đạo, mà còn là một chuyên gia về mặt pháp lý với tư cách là một công chứng viên được chứng nhận. Vị trí này không chỉ đòi hỏi sự chuyên nghiệp mà còn yêu cầu sự tận tụy và trách nhiệm cao trong việc đại diện cho Phòng công chứng trước pháp luật và cộng đồng. Được thể hiện thông qua quy trình nghiêm ngặt của việc bổ nhiệm bởi Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đảm bảo rằng Trưởng phòng không chỉ có kinh nghiệm mà còn phải đáp ứng được các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về đạo đức và chuyên môn.

 

2. Cơ quan nào xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng?

Tại Điều 20 Luật Công chứng 2014 có quy định thành lập một Phòng công chứng là một quá trình phức tạp và quan trọng, đòi hỏi sự phối hợp và chiến lược từ nhiều bộ phận và cơ quan chính trị. Cơ sở cho việc này thường xuất phát từ nhu cầu cụ thể trong cộng đồng địa phương, và đòi hỏi sự chủ trì và phối hợp của các bộ phận chức năng.

Thường thì Sở Tư pháp sẽ đóng vai trò chính trong việc này, hợp tác cùng với các cơ quan như Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, và Sở Nội vụ. Họ sẽ cùng nhau lập ra một đề án chi tiết, bao gồm lý do và nhu cầu cụ thể cho việc thành lập Phòng công chứng. Đề án này không chỉ đề cập đến sự cần thiết của việc này, mà còn nêu rõ các yếu tố khác như tổ chức, tên gọi, cơ sở nhân sự, địa điểm trụ sở, cũng như các yếu tố vật chất cần thiết và kế hoạch thực hiện.

Trong quá trình thực hiện quyết định thành lập Phòng công chứng, việc thông báo và công bố thông tin đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự minh bạch và sự hiểu biết rộng rãi từ phía công chúng. Được thực hiện thông qua các bước cụ thể, trong đó Sở Tư pháp đóng vai trò quan trọng. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp sẽ tiến hành đăng tải thông tin liên quan trên ba số liên tiếp của báo trung ương hoặc báo địa phương tại nơi có trụ sở của Phòng công chứng. Các thông tin cần được công bố bao gồm:

- Tên gọi và địa chỉ trụ sở chính xác của Phòng công chứng, nhằm tạo ra sự nhận diện và tiện lợi cho những ai muốn liên hệ hoặc sử dụng dịch vụ của Phòng.

- Số quyết định thành lập, cùng với ngày, tháng, năm ra quyết định và ngày bắt đầu chính thức hoạt động của Phòng công chứng, nhấn mạnh vào tính chính xác và tính hợp pháp của các quy trình và hoạt động của Phòng.

Trong tình huống mà Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định điều chỉnh tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng, việc thông báo và công bố các thay đổi là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự nhận thức và tuân thủ từ phía cộng đồng và các bên liên quan. Trong trường hợp này, Sở Tư pháp có trách nhiệm tiến hành đăng tải các thông tin cập nhật theo quy định tại khoản 2 của Điều này.

Quá trình này sẽ bao gồm việc thông báo chi tiết về các thay đổi, bao gồm cả tên gọi mới hoặc địa chỉ trụ sở mới của Phòng công chứng. Bằng cách này, mọi bên có thể dễ dàng nhận biết và cập nhật thông tin mới nhất về Phòng công chứng, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thực hiện các thủ tục pháp lý. Quan trọng hơn nữa, việc công bố các thay đổi này cũng là một phần quan trọng của quá trình xây dựng và duy trì uy tín của Phòng công chứng trong cộng đồng, đồng thời tạo ra sự tin cậy và sự ổn định trong các hoạt động pháp lý.

=> Quy trình lập đề án thành lập Phòng công chứng là một quy trình chi tiết và kỹ lưỡng, yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ từ các cơ quan và bộ phận chức năng. Trong quá trình này, Sở Tư pháp sẽ đảm nhận vai trò chủ trì, hợp tác với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, và Sở Nội vụ để xây dựng và trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh một đề án chi tiết.

Đề án này sẽ đề cập đến nhiều khía cạnh quan trọng, bao gồm cần thiết của việc thành lập Phòng công chứng, kế hoạch tổ chức, đặt tên, cấu trúc nhân sự, địa điểm trụ sở, cũng như các yêu cầu về điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện. Mục tiêu của đề án là tạo ra một kế hoạch toàn diện và cụ thể, đảm bảo rằng việc thành lập và hoạt động của Phòng công chứng sẽ diễn ra một cách hiệu quả và bền vững.

Lưu ý rằng mỗi khía cạnh của đề án sẽ được xem xét và đánh giá một cách cẩn thận, đảm bảo tính khả thi và tính chất pháp lý của các quyết định. Đặt ra một tiêu chuẩn cao về chất lượng và minh bạch trong quá trình lập và thực hiện đề án, nhằm đảm bảo rằng Phòng công chứng sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu và mong muốn của cộng đồng.

 

3. Ai quyết định việc phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng?

Điều 10 Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định quyết định chuyển đổi từ Phòng công chứng sang Văn phòng công chứng là một bước quan trọng nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ pháp lý trong cộng đồng. Quá trình này thường diễn ra dưới sự chủ trì của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, theo đề xuất của Sở Tư pháp.

Trong quá trình chuyển đổi, Văn phòng công chứng sẽ tiếp tục thực hiện các thủ tục đăng ký hoạt động theo quy định của Luật Công chứng. Trong khi đó, Phòng công chứng sẽ tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng được cấp giấy đăng ký hoạt động, đảm bảo rằng dịch vụ công chứng vẫn được cung cấp liên tục và không bị gián đoạn trong quá trình chuyển đổi.

Trong khoảng thời gian 15 ngày, bắt đầu từ ngày nhận được Giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng sẽ thực hiện quá trình ký kết hợp đồng lao động với công chứng viên, viên chức và nhân viên của Phòng công chứng đã được chuyển đổi. Việc ký kết hợp đồng lao động giữa Văn phòng công chứng và các công chứng viên hoặc viên chức từ Phòng công chứng được chuyển đổi thường là loại hợp đồng không xác định thời hạn, tuy nhiên, có thể có sự thỏa thuận khác từ các bên trong trường hợp cụ thể.

Trong khi đó, hợp đồng lao động giữa Văn phòng công chứng và các nhân viên từ Phòng công chứng được chuyển đổi thường dựa trên hợp đồng đã được ký kết trước đó với Phòng công chứng gốc, trừ khi có các điều khoản khác được thảo luận và thỏa thuận bởi cả hai bên. Qua việc xác định rõ các điều khoản và thỏa thuận, mục tiêu là đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi diễn ra một cách trơn tru, đồng thời tôn trọng quyền lợi và nghĩa vụ của tất cả các bên liên quan, từ nhân viên đến công chứng viên, trong việc tiếp tục cung cấp dịch vụ công chứng một cách liên tục và chất lượng.

=> Do quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Phòng công chứng đã trở thành Văn phòng công chứng, một bước quan trọng nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ pháp lý trong cộng đồng. Đáng lưu ý, Phòng công chứng đã được chuyển đổi vẫn tiếp tục hoạt động cho đến khi Văn phòng công chứng nhận được giấy đăng ký hoạt động.

Hợp đồng lao động giữa Văn phòng công chứng và các công chứng viên hoặc viên chức từ Phòng công chứng được chuyển đổi thường là hợp đồng không xác định thời hạn, tuy nhiên, có thể có sự thỏa thuận khác từ các bên trong trường hợp cụ thể. Thông qua việc xác định rõ các điều khoản và thỏa thuận, mục tiêu là đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi diễn ra một cách trơn tru, đồng thời tôn trọng quyền lợi và nghĩa vụ của tất cả các bên liên quan, từ nhân viên đến công chứng viên, trong việc tiếp tục cung cấp dịch vụ công chứng một cách liên tục và chất lượng.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Văn phòng công chứng có làm việc thứ 7, chủ nhật hay không. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.