Văn bản dịch thuật công chứng có thời hạn trong bao lâu?

1. Thế nào là văn bản dịch thuật công chứng?

Dịch thuật công chứng gồm hai bước chính là dịch thuật và công chứng bản dịch. Quá trình này bao gồm việc chuyển đổi văn bản hoặc tài liệu từ ngôn ngữ gốc sang ngôn ngữ đích, sau đó thực hiện công chứng để đảm bảo rằng bản dịch này đáp ứng đúng nội dung và tuân theo pháp luật so với bản gốc. Dịch thuật công chứng thường được thực hiện tại ba loại tổ chức được cấp phép:

- Công ty dịch thuật chuyên nghiệp: Đây là các doanh nghiệp chuyên về dịch thuật, có khả năng thực hiện cả công chứng tư pháp và công chứng tư nhân cho bản dịch. Chúng có đội ngũ chuyên viên dịch thuật có kinh nghiệm.

- Văn phòng công chứng tư nhân: Các văn phòng này chuyên thực hiện công chứng tư nhân và liên kết với các nhân viên thực hiện dịch thuật theo quy trình công chứng tư nhân quy định.

- Phòng công chứng (thuộc sở tư pháp các quận huyện): Tương tự như văn phòng công chứng, phòng công chứng thuộc sở tư pháp cũng có thể thực hiện dịch thuật, nhưng chúng cũng có chức năng làm công chứng tư pháp, đặc biệt là tại cấp địa phương.

Người yêu cầu có thể chọn tổ chức dịch thuật công chứng tùy thuộc vào mục đích sử dụng bản dịch. Ví dụ, nếu cần chứng thực từ một cơ quan cụ thể, người yêu cầu có thể chọn tổ chức có thẩm quyền tại đó, như một số đại sứ quán yêu cầu bản dịch thuật công chứng nhà nước.

Trong trường hợp khách hàng chỉ mong muốn dịch thuật công chứng nhà nước (Tư pháp nhà nước) mà không sử dụng các văn phòng công chứng, sự lựa chọn này phụ thuộc vào nhu cầu và mục đích cụ thể của khách hàng, cũng như nơi họ đều nộp hồ sơ. Đối với giá trị pháp lý, bản dịch thuật công chứng từ tổ chức nhà nước hoặc các văn phòng công chứng đều được xem xét với giá trị tương đương.

Theo quy định của Điều 61 trong Văn bản hợp nhất số 11/VBHN-VPQH 2023 hợp nhất Luật Công chứng, người thực hiện dịch thuật phải là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng. Chữ ký của biên dịch viên, làm việc trong công ty và đơn vị công chứng, cần được đăng ký. Cộng tác viên phải đáp ứng điều kiện là người tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại ngữ hoặc ngành khác có kiến thức sâu rộng về ngôn ngữ nước ngoài và chịu trách nhiệm về tính chính xác, phù hợp của bản dịch mình thực hiện.

Mặc dù cá nhân có thể tự dịch thuật tài liệu, nhưng bản dịch tự thực hiện này không được các đơn vị công chứng tư nhân và tư pháp chấp nhận để thực hiện công chứng. Do đó, tự dịch thuật tài liệu, hồ sơ giấy tờ không thể tự công chứng tại các đơn vị công chứng như Văn phòng công chứng tư nhân hay Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp các quận, huyện.

Trong những trường hợp đặc biệt, công chứng viên không thể nhận và công chứng bản dịch bao gồm:

- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả.

- Giấy tờ, văn bản cần dịch đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung.

- Giấy tờ, văn bản cần dịch thuộc loại bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật.

2. Văn bản dịch thuật công chứng có thời hạn trong bao lâu theo quy định?

Theo quy định hiện hành, không có các quy tắc cụ thể về thời hạn của một bản dịch thuật công chứng. Chỉ được đề cập đến thời điểm bắt đầu có hiệu lực của văn bản công chứng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy thời hạn của bản dịch công chứng phụ thuộc vào các hạn chế đã được xác định trên giấy tờ liên quan.

Văn bản công chứng bắt đầu có hiệu lực từ ngày công chứng viên ký tên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng lên văn bản. Bản chính của văn bản công chứng, như hợp đồng hoặc giao dịch được công chứng, cùng với các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng như giấy tờ về quyền nhân thân và tài sản, sẽ được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng).

Do đó, không có quy định nào về thời hạn có hiệu lực của công chứng. Thời gian hiệu lực của văn bản công chứng phụ thuộc vào sự thỏa thuận trong nội dung của văn bản hoặc có thể không có thời hạn nếu không có thỏa thuận cụ thể và pháp luật không quy định khác. Các loại văn bản dịch thuật công chứng nhất định phụ thuộc vào sự thỏa thuận của các bên, như hợp đồng uỷ quyền sẽ có hiệu lực theo thoả thuận và, trong trường hợp không có thoả thuận cụ thể và pháp luật không quy định, thì thời hạn hiệu lực của hợp đồng uỷ quyền là 01 năm; với hợp đồng thuê nhà, thời hạn của nó sẽ phụ thuộc vào thoả thuận của các bên...

Ngoài ra, có thể xác định thời hạn của văn bản dịch thuật công chứng dựa trên hiệu lực của bản gốc. Ví dụ, đối với các giấy tờ vô thời hạn như bằng cấp, bản dịch thuật công chứng sẽ có giá trị vô thời hạn, trừ khi loại giấy tờ này bị thu hồi hoặc hủy bỏ. Ngược lại, đối với các giấy tờ có thời hạn như căn cước công dân, văn bản dịch thuật công chứng cũng chỉ có giá trị trong thời hạn mà bản gốc giấy tờ này còn hạn sử dụng.

Thêm vào đó, tùy thuộc vào địa điểm tiếp nhận hồ sơ, có thể có các bản công chứng dịch thuật chỉ có hiệu lực trong khoảng thời gian ngắn từ 3 đến 6 tháng. Sau thời gian này, hồ sơ cần được công chứng lại.

Đối với thời hạn công chứng, thì thời gian này được xác định từ ngày nhận hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng, không vượt quá 2 ngày làm việc. Trong trường hợp phức tạp, thời gian có thể được gia hạn, nhưng không quá 10 ngày, và không tính thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết thông tin về thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, và các văn bản khác.

3. Trình tự thực hiện dịch thuật công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng

Quy trình thực hiện công chứng dịch thuật được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Công chứng viên nhận bản chính của giấy tờ hoặc văn bản cần dịch, sau đó kiểm tra và giao nhiệm vụ cho người phiên dịch, người này là cộng tác viên của tổ chức. Lưu ý rằng đối với tài liệu nước ngoài, cần phải hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao trước khi tiến hành dịch và công chứng, trừ khi có các quy định miễn hợp thức hóa theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia đó là thành viên.

Bước 2: Người phiên dịch ký tên trên từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký tên trên mỗi trang của bản dịch. Trên mỗi trang, phải có dấu chữ "Bản dịch" ở phía trên bên phải; bản dịch cần được đính kèm với bản sao của bản chính và đóng dấu giáp lai. Người dịch chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

Bước 3: Bản dịch được chuyển đến công chứng viên của tổ chức, người này sẽ ghi lời chứng và đóng dấu của tổ chức công chứng. Bản dịch cần phải được đóng dấu giáp lai và kèm theo bản sao của tài liệu gốc cùng với bản chính của bản dịch. Lời chứng của công chứng viên xác nhận tính chính xác nội dung, tính hợp pháp về cả nội dung và hình thức của bản dịch.

Lời chứng của công chứng viên cho bản dịch phải ghi rõ các thông tin sau:

- Thời điểm và địa điểm công chứng.

- Họ tên của công chứng viên và tên của tổ chức công chứng.

- Họ tên của người phiên dịch.

- Chứng nhận rằng chữ ký trên bản dịch là chữ ký của người phiên dịch.

- Chứng nhận rằng nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không xâm phạm đạo đức xã hội; có chữ ký của công chứng viên và dấu của tổ chức công chứng.

Bài viết liên quan: Công chứng bản dịch là gì? Dịch thuật công chứng là gì? Quy định về công chứng, dịch thuật

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!