Mục lục bài viết

1. Quy định văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được định dạng tệp dữ liệu thế nào?

Dựa vào quy định tại Điều 6 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, về khuôn dạng của văn bản điện tử, đây là một hệ thống rõ ràng và chi tiết nhằm đảm bảo sự đồng nhất và hiệu quả trong việc quản lý văn bản. Các điều khoản chính bao gồm:
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử: Tuân thủ đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành, nhằm đảm bảo sự chuyên nghiệp và dễ đọc của văn bản.
- Định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử:
+ Định dạng văn bản điện tử phải tuân thủ theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT và Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
+ Cụ thể, văn bản điện tử có thể sử dụng các định dạng như (.txt), (.odt), (.rtf), (.doc), (.xls), (.ppt), (.docx), (.xlsx), (.pptx), (.pdf), (.xml).
+ Văn bản điện tử số hóa dạng ảnh quét cần sử dụng định dạng (.pdf) và phải đảm bảo toàn vẹn nội dung khi chuyển đổi từ văn bản giấy.
- Bộ mã ký tự tiếng Việt: Sử dụng bộ mã ký tự tiếng Việt theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (font chữ tiếng Việt Unicode) khi gửi và nhận văn bản điện tử, nhằm đảm bảo tính nhất quán và đồng đều của thông điệp.
Như vậy, theo quy định trên, văn bản điện tử của Tổng cục Thuế sẽ được định dạng tệp dữ liệu đa dạng, từ văn bản thông thường đến văn bản số hóa, nhằm đáp ứng nhu cầu truy cập và xử lý thông tin một cách thuận tiện và hiệu quả trên các phương tiện điện tử.
 

2. Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế có giá trị pháp lý như văn bản giấy hay không?

Dựa vào quy định tại Điều 7 của Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, ta nhận thấy rằng quy định này đặt ra các nguyên tắc quan trọng nhằm thúc đẩy sự chuyển đổi từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. Điều này được thể hiện qua các điểm sau:
- Văn bản điện tử đã ký số: Theo quy định hiện hành, văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật, khi truyền đạt thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo Quy chế, sẽ được công nhận và có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy. Điều này đồng nghĩa với việc văn bản điện tử không chỉ là một hình thức thay thế hiệu quả cho văn bản giấy mà còn đảm bảo tính minh bạch, pháp lý và uy tín trong quản lý và truyền đạt thông tin.
Quy định này mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là sự thuận tiện trong quá trình gửi và nhận văn bản, giảm bớt thủ tục liên quan đến văn bản giấy. Đồng thời, việc áp dụng chữ ký số theo đúng quy định của pháp luật cũng đảm bảo tính bảo mật và xác thực, từ đó tạo nên một môi trường làm việc điện tử an toàn và hiệu quả. Điều này làm nổi bật sự linh hoạt và hiện đại trong quản lý văn bản, phản ánh cam kết của cơ quan về việc thích nghi và áp dụng công nghệ để nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường tính chuyên nghiệp trong các hoạt động quản lý và truyền đạt thông tin.
Điều này không chỉ giúp giảm thủ tục, chi phí liên quan đến văn bản giấy mà còn thúc đẩy tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thông tin.
- Văn bản điện tử không thuộc quy định trên: Các văn bản điện tử không rơi vào phạm vi của quy định trên khi được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành vẫn có giá trị để biết, tham khảo.
Tuy nó không thay thế hoàn toàn văn bản giấy, nhưng vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và tạo thuận lợi cho quá trình làm việc.
Như vậy, theo quy định trên, văn bản điện tử của Tổng cục Thuế đã ký số sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy, đồng thời, các văn bản không thuộc quy định trên vẫn đảm bảo giá trị để biết, tham khảo, làm nền tảng cho quá trình quản lý và trao đổi thông tin giữa các đơn vị. Điều này chứng tỏ sự chuyển đổi và áp dụng công nghệ vào quản lý văn bản, mang lại lợi ích to lớn trong quản lý thông tin và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động của Tổng cục Thuế.
 

3. Hình thức về chữ ký số trong văn bản điện tử của Tổng cục Thuế như thế nào?

Dựa vào quy định tại Khoản 3 Điều 8 của Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, về quy định về chữ ký số, cơ quan này đã xây dựng một hệ thống chữ ký số chi tiết và hiệu quả. Cụ thể, quy định như sau:
- Sử dụng chứng thư số hợp lệ: Đơn vị và cá nhân chỉ được sử dụng chứng thư số hợp lệ từ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng, đó là Ban Cơ yếu Chính phủ. Chứng thư số này được sử dụng để ký số xác nhận văn bản điện tử cuối cùng trước khi chính thức ban hành.
Trong trường hợp văn bản điện tử hình thành từ việc số hóa từ văn bản giấy, chữ ký số của cơ quan tổ chức thực hiện số hóa được yêu cầu.
Đối với các trường hợp khác, văn bản điện tử cần có chữ ký số hợp lệ của thủ trưởng và của cơ quan ban hành văn bản, kèm theo con dấu thời gian.
- Kiểm tra chữ ký số: Việc kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông, định rõ về sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
- Hình thức chữ ký số: Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản được xác định tại vị trí ký của người đó trên văn bản giấy. Chữ ký có màu xanh và định dạng (.png).
Hình thức chữ ký số của đơn vị ban hành văn bản bao gồm dấu của đơn vị, có màu đỏ và định dạng .png. Dấu được đặt lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền, và thông tin bao gồm tên đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601), được đặt dọc phía bên phải.
Theo quy định được mô tả, chữ ký số trong văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được thiết lập theo các hình thức chi tiết và chính xác, nhằm đảm bảo tính xác thực và minh bạch trong quản lý văn bản điện tử. Dưới đây là mô tả chi tiết về hình thức chữ ký số theo quy định:
- Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản:
+ Vị trí: Chữ ký được đặt tại vị trí ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy.
+ Hình ảnh: Chữ ký của người có thẩm quyền có màu xanh, và được lưu trữ dưới định dạng (.png).
- Hình thức chữ ký số của đơn vị ban hành văn bản:
+ Vị trí: Dấu của đơn vị được trùm lên khoảng 1/3 phần chữ ký của người có thẩm quyền, vị trí này đặt về phía bên trái.
+ Hình ảnh: Dấu của đơn vị có màu đỏ và kích thước giống với kích thước thực tế của dấu, được lưu trữ dưới định dạng .png.
+ Thông tin: Ngoài ra, chữ ký số của đơn vị còn đi kèm với thông tin như tên của đơn vị, thời gian ký (bao gồm ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; theo múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601), và được đặt dọc phía bên phải.
Với cách bố trí chi tiết và rõ ràng như vậy, hình thức chữ ký số trong văn bản điện tử của Tổng cục Thuế không chỉ là biểu tượng của quy trình pháp lý mà còn là minh chứng cho sự chuyên nghiệp và hiện đại trong quản lý văn bản điện tử. Điều này hỗ trợ tăng cường độ tin cậy và an toàn trong việc trao đổi thông tin, đồng thời thúc đẩy sự hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong công tác quản lý của cơ quan.
 

Liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp pháp luật nhanh chóng