1. Quy định về việc cấp số văn bản hành chính
Theo quy định của pháp luật căn cứ tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 về công tác văn thư, quy định về việc cấp văn bản hành chính được cụ thể như sau:
- Hệ thống số cho từng loại văn bản:
+ Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật sẽ được cấp một hệ thống số riêng biệt. Việc này sẽ giúp phân biệt rõ ràng giữa các loại văn bản, tạo thuận lợi công tác quản lý, tra cứu và sử dụng.
+ Hệ thống số cho văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
- Cấp số văn bản chuyên ngành:
+ Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
+ Mục đích nhằm đảm bảo thống nhất trong việc quản lý, theo dõi văn bản chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý của từng cơ quan.
+ Hệ thống số văn bản chuyên ngành cần đảm bảo tính khoa học, logic, dễ ghi nhớ và phù hợp với đặc thù của từng ngành, lĩnh vực.
- Cấp số văn chuyên ngành:
+ Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
+ Mục đích nhằm đảm bảo thống nhất trong việc quản lý, theo dõi văn bản chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý của từng cơ quan.
+ Hệ thống số văn bản chuyên ngành cần đảm bảo tính khoa học, logic, dễ ghi nhớ và phù hợp với đặc thù của từng ngành, lĩnh vực.
- Cấp số văn bản hành chính:
+ Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản quy định.
+ Mục đích nhằm thống nhất quản lý, theo dõi văn bản hành chính của từng cơ quan, tổ chức
+ Hệ thống số văn bản hành chính cần đảm bảo tính khoa học, logic, dễ ghi nhớ và phù hợp với đặc thù của từng cơ quan, tổ chức.
2. Ai có thẩm quyền cấp số văn bản hành chính
Theo quy định hiện hành thì những cá nhân có thẩm quyền cấp số văn bản hành chính bao gồm:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức:
- Phạm vi thẩm quyền: Có thẩm quyền cấp số cho tất cả các văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức mình ban hành.
Ví dụ: Giám đốc Sở Y tế có thẩm quyền cấp số cho văn bản do Sở Y tế ban hành bao gồm văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn y tế, văn bản giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực y tế,...
Hiệu trưởng trường Đại học có thẩm quyền cấp số cho văn bản do Nhà trường ban hành, bao gồm văn bản tuyển sinh, văn bản quy định nội quy, quy chế hoạt động của trường,...
Người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực:
- Phạm vi thẩm quyền: Có thẩm quyền cấp số cho các văn bản chuyên ngành thuộc lĩnh vực do mình quản lý
Ví dụ: Bộ trưởng Bộ Giáo dục và đào tạo có thẩm quyền cấp số cho các văn bản chuyên ngành giáo dục do Bộ ban hành bao gồm văn bản quy định chương trình giảng dạy, văn bản hướng dẫn thi cử,...
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nội có thẩm quyền cấp số cho các văn bản chuyên ngành về quản lý đô thị do Ủy ban ban hành bao gồm văn bản quy định về trật tự xây dựng, văn bản về quản lý giao thông,...
Lưu ý: - Việc cấp số văn bản hành chính phải tuân thủ theo quy định về trật tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.
- Mỗi văn bản hành chính chỉ được cấp một số duy nhất
- Số văn bản hành chính có tác dụng giúp quản lý theo dõi văn bản một cách khoa học, hiệu quả
Ngoài ra, theo quy định của pháp luật, một số trường hợp khác cũng có thể được cấp số văn bản hành chính.
Ví dụ:
- Văn bản do cơ quan, tổ chức nhà nước cấp trên giao cho cơ quan, tổ chức mình thực hiện.
- Văn bản do cơ quan, tổ chức nhà nước phối hợp ban hành.
Quy định về những người có thẩm quyền cấp số văn bản hành chính nhằm đảm bảo việc quản lý, theo dõi văn bản một cách có hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
3. Quy trình cấp số văn bản hành chính
Đối với văn bản giấy:
- Hoàn thiện nội dung văn bản: Đảm bảo văn bản đã được soạn thảo đầy đủ, chính xác theo quy định bao gồm nội dung, bố cục, trình bày và có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của các cá nhân, tổ chức liên quan.
- Thẩm định văn bản: Văn bản được trình lên người có thẩm quyền để xem xét, phê duyệt nội dung.
- Cấp số và thời gian ban hành: Sau khi có chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền, văn bản được cấp số và ghi thời gian ban hành. Việc này cần được thực hiện chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo sau khi có chữ ký phê duyệt.
- Lưu trữ văn bản: Bản gốc văn bản được lưu trữ theo quy định của cơ quan, tổ chức.
Đối với văn bản điện tử:
- Hoàn thiện nội dung văn bản: Tương tự như văn bản giấy thì văn bản điện tử cần được soạn thảo đầy đủ, chính xác theo quy định bao gồm nội dung, bố cục, trình bày và có đầy đủ chữ ký điện tử của các cá nhân, tổ chức liên quan.
- Thẩm định văn bản: Văn bản điện tử được trình lên người có thẩm quyền để xem xét, phê duyệt nội dung qua hệ thống quản lý văn bản điện tử.
- Cấp số tự động: Hệ thống phần mềm quản lý văn bản điện tử sẽ tự động cấp số cho văn bản ngay sau khi có chữ ký điện tử phê duyệt của người có thẩm quyền.
- Lưu trữ văn bản: Văn bản điện tử được lưu trữ theo quy định của cơ quan, tổ chức trên hệ thống quản lý văn bản điện tử.
Lưu ý:
- Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng theo quy định về bảo mật thông tin.
- Việc cấp số và ghi thời gian ban hành văn bản cần được thực hiện chính xác, đảm bảo tính thống nhất và liên tục
- Cán bộ, công chức có trách nhiệm thực hiện đúng quy trình cấp số văn bản chính theo quy định.
Ngoài ra, để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, các cơ quan, tổ chức nên:
- Áp dụng các giải pháp công nghệ thông tin để hỗ trợ việc quản lý văn bản bao gồm hệ thống quản lý văn bản điện tử, hệ thống lưu trữ văn bản điện tử,...
- Nâng cao tập huấn cho cán bộ, công chức về công tác văn thư, nhất là về quy trình cấp số văn bản hành chính.
4. Ví dụ
Ví dụ 1: Theo quy định của Thủ tướng Chính phủ thì người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, là Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của sở, ban, ngành thuộc thẩm quyền. Do đó, Văn phòng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 123/QCP - VPCP về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ Y tế. Quyết định này quy định chi tiết về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế nhằm đảm bảo hoạt động hiệu lực, hiệu quả và thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.
Ví dụ 2: Bộ Y tế, theo thẩm quyền được giao thì việc ban hành Thông tư số 456/TB-BYT nhằm hướng dẫn việc kiểm tra sức khỏe định kỳ cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức sự nghiệp công lập và các đơn vị khác do Bộ Y tế quản lý. Theo quy định của Thông tư này thì việc kiểm tra sức khỏe định kỳ cho cán bộ, công chức, viên chức được thực hiện nhằm đánh giá tình trạng sức khỏe, phát hiện sớm các bệnh tật, kịp thời điều trị, góp phần bảo vệ sức khỏe, nâng cao chất lượng cuộc sống cho cán bộ, công chức, viên chức và nâng cao hiệu quả công tác. Việc ban hành Thông tư này góp phần thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước.
Bạn đọc có thể tham khảo bài viết sau: Tổng hợp các loại văn bản hành chính theo quy định hiện hành
Bài viết trên luật Minh Khuê đã gửi Việc cấp số văn bản hành chính sẽ do ai quyết định theo quy định. Bạn đọc có bất kỳ thắc mắc về vấn đề pháp lý có thể liên hệ qua số tổng đài 19006162 hoặc thông qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn cụ thể.
