Viết tờ trình xin cơ quan có thẩm quyền giải quyết vấn đề như thế nào?

Cảm ơn bạn đã tin tưởng đặt câu hỏi cho Luật Minh Khuê. Với thắc mắc của bạn, đội ngũ Luật sư của công ty đã nghiên cứu kỹ lưỡng các quy định và xin giải đáp bạn qua bài viết sau đây. 

1. Hiểu thế nào là văn bản hành chính?

Văn bản hành chính được biết đến là loại văn bản rất quen thuộc, thường gặp trong cuộc sống hiện nay. Theo đó, có thể hiểu, văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng trong cơ quan nhà nước để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết. Ngoài ra, văn bản hành chính cũng có thể dùng để cụ thể hóa những văn bản pháp quy, giải quyết những công việc cụ thể trong quá trình quan lý, điều hành một cơ quan, tổ chức.

Hàng ngày, chúng ta tiếp xúc với rất nhiều văn bản như quyết định của cơ quan nhà nước như quyết định nâng lương, quyết định xử lý luật lao động, thông báo cuộc họp, thư mời cuộc họp… Căn cứ vào nội dung và hình thức của các văn bản đó, ta có thể phân loại nó thành văn bản hành chính.

Trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP có công nhận các loại văn bản hành chính sau: "Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công".

Xem thêm: Mẫu quyết định ban hành quy chế chi tiêu nội bộ năm 2023 mới nhất

2. Giới thiệu về tờ trình

2.1. Khái niệm về tờ trình

Tờ trình là một loại văn bản trình bày được sử dụng để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một chủ trương hoạt động, một phương án công tác, một công trình xây dựng hoặc một giải pháp nào khác mà cơ quan viết tờ trình không thể tự quyết định được. Có thể hiểu đây là 01 văn bản dùng để trình bày, đề xuất với cấp trên một sự việc, đề xuất phê chuẩn một chủ trương, một giải pháp… để xin kết luận, chỉ đạo của cấp trên.

2.2. Đối tượng sử dụng tờ trình

Thông thường, tờ trình được sử dụng thường dành cho đối tượng là cấp dưới hay người thực hiện hành động, sự việc, trình bày nội dung sự việc đã xảy ra và xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên để thực hiện một nội dung nào đó.

Phạm vi áp dụng của tờ trình cũng khá rộng lớn: Bao gồm các công ty, tổ chức, hoặc các cơ quan chức năng. Thông dụng hiện nay, những mẫu tờ trình được dùng để gửi cho giám đốc, mẫu tờ trình giới thiệu nhân sự, hay gửi các cơ quan có thẩm quyền… đều được sử dụng những mẫu tờ trình này trong hoạt động thường ngày.

Theo như bạn trình bày, gia đình bạn và một số hộ gia đình ở Hà Tĩnh chịu ảnh hưởng của sự cố môi trường do formosa gây ra. Như vậy, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tờ trình để trình bày lại nội dung sự việc mà bạn không tự giải quyết được lên cơ quan cấp trên có thẩm quyền xin ý kiến chỉ đạo.

2.3. Bố cục của tờ trình

Thông thường trong một tờ trình sẽ phải đảm bảo có bố cục ba phần:

Phần 1: Trình bày lý do tại sao lại trình bày nội dung trình duyệt trong tờ trình.

Thông qua việc nhận định tình hình dựa trên những căn cứ thực tiễn, cá nhân/tổ chức cần nêu ra được lý do tại sao lại đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ diễn ra trên thực tế để làm nổi bật lên các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.

Khi trình bày phần lý do này cá nhân/tổ chức cần phải sử dụng lời văn và góc nhìn mang tính khách quan, đưa ra những phân tích dựa trên tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị. Điều đó sẽ giúp cho tổng thể tờ trình trở nên chuyên nghiệp và thuyết phục cấp trên hơn.

Phần 2: Nội dung của các vấn đề cần đề xuất, trong đó phải gồm có tờ trình các phương án, sự phát triển và chứng minh bằng các lý lẽ và lập luận để lập luận cho sự khả thi của các phương án đó

+ Cần phải tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể rõ ràng, với các luận cứ cụ thể kèm theo có thông tin trung thực đem lại độ tin cậy cao.

+ Chỉ ra những vấn đề có thể xảy ra xuất phát từ đề nghị mới nếu được áp dụng vào thực tiễn, đưa ra những mục tiêu chung, khái quát, có thể dự tính dựa trên những con số dựa theo kết quả của kỳ trước.

+ Những khó khăn và thuận lợi khi triển khai dự án vào trong thực tiễn là gì, biện pháp cần được áp dụng để khắc phục phải được trình bày một cách khách quan, tránh những nhận xét một cách chủ quan, thiên vị và không sát với nhu cầu của thực tiễn.

+ Nêu lên ý nghĩa và tác dụng của đề nghị mới đối với sản xuất, đời sống xã hội, công tác lãnh đạo và quản lý.

Trong phần nội dung trình bày về các vấn đề cần đề xuất cần phải đảm bảo cách hành văn trau chuốt và rõ ràng, mạch lạc, những tài liệu tham khảo được sử dụng trong tờ trình phải đảm bảo có độ tin cậy cao để quá trình xác minh các số liệu được trung thực và khách quan hơn.

Những bằng chứng được đưa ra trong tờ trình cần phải bám sát với thực tế, thông qua những con số về những kết quả và thành tích đã đạt được, không đưa ra những lập luận mang tính mập mờ chung chung. Như vậy sẽ khiến cho tổng thể tờ trình không có điểm nhấn, không tạo được sự xác thực và uy tín, từ đó sẽ không có được sự thuyết phục nhất định từ người đọc.

Phần 3: Kiến nghị cấp trên

Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án, xin cấp trên duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển từ phương án chính thức sang phương án dự phòng đã được chuẩn bị trước đó, được lên kế hoạch và chuẩn bị sẵn sàng, cố gắng kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai hoạt động vào thực tiễn, thực hiện đề xuất mới. Có thể trình bày phương án dự phòng nếu cần thiết.

Đối với phần kiến nghị với cấp trên, nên lựa chọn văn phong nghiêm túc và lịch sự, nhã nhặn, lời văn có một chút thiết tha, nghiêm túc nhất định, đưa ra những lý do phù hợp với thực tiễn và hoàn cảnh để có thể thuyết phục được cấp trên một cách tuyệt đối. Nội dung kiến nghị phải có tính khả thi thì bên có thẩm quyền mới có đủ những lý lẽ và bằng chứng, căn cứ dựa vào đó để phê duyệt cho bạn được.

3. Viết tờ trình xin cơ quan có thẩm quyền giải quyết vấn đề như thế nào?

Tải ngay mẫu tờ trình mới nhất năm 2023 tại đây:

TỜ TRÌNH
Về vấn đề sự cố môi trường biển do formosa gây ra tại Hà Tĩnh

- Nêu cụ thể lý do viết tờ trình

- Nêu những khó khăn, những hệ lụy tiêu cực về sự cố môi trường biển gây ra cho bản thân, gia đình, xã hội

- Đề xuất những phương án giải quyết sự cố do formosa gây ra

- Xin ý kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên để giải quyết tình hình 

Cách viết tờ trình như sau:

Thứ nhất, phần nêu lý do cũng như căn cứ thì phải viết giọng văn phù hợp, sao cho thể hiện được nhu cầu khách quan cũng như hoàn cảnh thực tế đòi hỏi. 

Thứ hai, trong phần đề xuất đòi hỏi phải có tính thuyết phục. Giọng văn cần phải đảm bảo cụ thể, rõ ràng. Chú ý không nên nói kiểu chung chung làm người khác rất khó hiểu. Nếu đưa ra các luận cứ thì quý khách cần phải chọn lọc thông tin, số liệu tin cậy, đảm bảo sự chính xác tuyệt đối. 

Thứ ba, trong tờ trình, khách hàng cần phải nêu rõ được các lợi ích cũng như những khó khăn, cản trở trong những phương án. Cần phải nêu khách quan, tránh đưa ra những nhận xét chủ quan hay thiên vị theo ý kiến cá nhân. 

Thứ tư, phần kiến nghị đưa ra phải thực sự xác đáng, mang văn phong lịch sự, đúng chuẩn mực, nhã nhặn. Ngoài ra, nội dung, ý kiến đề xuất phải có sự khả thi, thực hiện được. Điều đó mới tạo ra niềm tin và dễ dàng giúp cho cấp trên phê duyệt. 

Ngoài ra, trong mẫu tờ trình, quý khách cũng có thể đính kèm thêm phụ lục. Nó giúp minh hoạ cho các phương án đã được nêu ra. 

Trên đây là toàn bộ nội dung về chủ đề Viết tờ trình xin cơ quan có thẩm quyền giải quyết vấn đề như thế nào? mà Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách hàng. Ngoài ra, quý khách có thể tham khảo thêm về bài viết Mẫu báo cáo thành tích cá nhân mới nhất 2023 của Luật Minh Khuê. Còn bất cứ vướng mắc nào, quý khách vui lòng liên hệ hotline: 19006162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Chúng tôi rất hân hạnh hợp tác với quý khách hàng. Trân trọng ./.