Xin mẫu giấy xác nhận đăng ký vắng mặt nghĩa vụ quân sự ở đâu?

Trong thời gian thuộc diện đăng ký nghĩa vụ quân sự, công dân có thể phải rời nơi cư trú để học tập, làm việc hoặc thực hiện những công việc khác trong thời gian dài. Khi đó, pháp luật đặt ra cơ chế đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng nhằm giúp cơ quan quân sự tiếp tục quản lý công dân và bảo đảm thông tin đăng ký nghĩa vụ quân sự không bị gián đoạn.

Trên thực tế, giấy tờ xác nhận việc đã hoàn thành thủ tục này thường được gọi là “Giấy xác nhận đăng ký vắng mặt nghĩa vụ quân sự”, “Giấy xác nhận vắng mặt nghĩa vụ quân sự” hoặc “Giấy xác nhận tạm vắng nghĩa vụ quân sự”. Tuy nhiên, cần hiểu chính xác bản chất của giấy tờ này để tránh nhầm lẫn với thủ tục đăng ký di chuyển nghĩa vụ quân sự hoặc thủ tục tạm hoãn gọi nhập ngũ.

1. Giấy xác nhận đăng ký vắng mặt nghĩa vụ quân sự là gì?

Pháp luật về nghĩa vụ quân sự không xác lập một thủ tục độc lập có tên gọi “xin giấy xác nhận đăng ký vắng mặt nghĩa vụ quân sự”. Về bản chất, đây là cách gọi thông dụng đối với giấy tờ xác nhận công dân đã thực hiện thủ tục đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng.

Khoản 3 Điều 17 Luật Nghĩa vụ quân sự năm 2015 quy định về đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng đối với công dân đã đăng ký nghĩa vụ quân sự khi đi khỏi nơi cư trú hoặc nơi làm việc, học tập trong một khoảng thời gian nhất định.

Theo đó, giấy xác nhận đăng ký vắng mặt có thể hiểu là giấy tờ được cơ quan quân sự có thẩm quyền xác nhận sau khi công dân thực hiện việc khai báo, đăng ký tình trạng tạm thời vắng khỏi địa bàn đang quản lý nghĩa vụ quân sự.

Giấy xác nhận này có ý nghĩa trên hai phương diện.

Đối với cơ quan quản lý nhà nước, việc đăng ký tạm vắng giúp theo dõi sự biến động của công dân thuộc diện quản lý nghĩa vụ quân sự, hạn chế tình trạng mất liên lạc hoặc bỏ sót thông tin khi thực hiện các công việc liên quan đến tuyển chọn, gọi công dân nhập ngũ.

Đối với công dân, giấy xác nhận có thể được sử dụng để chứng minh mình đã thực hiện thủ tục đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng khi đi học, đi làm hoặc tạm thời sinh sống tại địa phương khác.

Cần đặc biệt lưu ý rằng đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng không đồng nghĩa với tạm hoãn thực hiện nghĩa vụ quân sự. Việc công dân có thuộc trường hợp được tạm hoãn gọi nhập ngũ hay không phải được xác định theo các điều kiện riêng của Luật Nghĩa vụ quân sự.

2. Trường hợp nào cần xin giấy xác nhận đăng ký vắng mặt?

Theo khoản 3 Điều 17 Luật Nghĩa vụ quân sự năm 2015, công dân đã đăng ký nghĩa vụ quân sự khi đi khỏi nơi cư trú hoặc nơi làm việc, học tập từ 03 tháng trở lên phải thực hiện đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng.

Như vậy, yếu tố quan trọng để xác định nghĩa vụ đăng ký tạm vắng là thời gian công dân rời khỏi nơi đang cư trú, làm việc hoặc học tập.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Sinh viên đi học tại trường đại học, cao đẳng hoặc cơ sở giáo dục ở địa phương khác trong thời gian từ 03 tháng trở lên.
• Người lao động đi làm việc tại tỉnh, thành phố hoặc địa phương khác trong thời gian dài.
• Công dân được điều động, biệt phái hoặc phân công công tác dài hạn tại địa phương khác.
• Công dân ra nước ngoài học tập, làm việc hoặc thực hiện công việc trong một khoảng thời gian thuộc trường hợp phải đăng ký tạm vắng.
• Các trường hợp khác mà công dân đã đăng ký nghĩa vụ quân sự nhưng rời nơi cư trú hoặc nơi làm việc, học tập từ 03 tháng trở lên.

Quy định về mốc thời gian này có ý nghĩa quan trọng bởi không phải cứ rời khỏi địa phương là phải thực hiện đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng.

Phân biệt đăng ký tạm vắng với đăng ký di chuyển nghĩa vụ quân sự

Hai thủ tục này rất dễ bị nhầm lẫn.

Đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng được áp dụng khi công dân rời nơi cư trú hoặc nơi làm việc, học tập từ 03 tháng trở lên nhưng sự thay đổi mang tính tạm thời. Thông tin quản lý nghĩa vụ quân sự của công dân về cơ bản vẫn gắn với nơi đã đăng ký.

Trong khi đó, đăng ký di chuyển nghĩa vụ quân sự được đặt ra khi có sự thay đổi thuộc trường hợp phải chuyển việc quản lý đăng ký nghĩa vụ quân sự sang nơi mới theo quy định.

Do đó, trước khi làm hồ sơ, công dân cần xác định mình chỉ tạm thời đi học, đi làm xa hay đã thay đổi nơi cư trú, nơi làm việc hoặc nơi học tập theo trường hợp phải thực hiện đăng ký di chuyển. Việc xác định đúng sẽ tránh làm nhầm thủ tục.

3. Thủ tục và địa điểm xin giấy xác nhận đăng ký vắng mặt

3.1. Xin giấy xác nhận đăng ký vắng mặt ở đâu?

Việc đăng ký nghĩa vụ quân sự được thực hiện thông qua cơ quan quân sự có thẩm quyền tại cơ sở theo quy định của Luật Nghĩa vụ quân sự và các văn bản hướng dẫn.

Trong thực tế, công dân nên liên hệ Ban Chỉ huy quân sự cấp xã nơi mình đang được quản lý đăng ký nghĩa vụ quân sự để được kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục đăng ký tạm vắng.

Đây cũng là điểm cần lưu ý khi công dân đang học tập hoặc làm việc ở địa phương khác: không nên mặc nhiên đến bất kỳ cơ quan quân sự nào tại nơi đang tạm trú để yêu cầu cấp giấy, mà trước hết cần xác định cơ quan đang trực tiếp quản lý hồ sơ đăng ký nghĩa vụ quân sự của mình.

3.2. Hồ sơ đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng

Khi thực hiện thủ tục, công dân nên chuẩn bị giấy tờ về đăng ký nghĩa vụ quân sự và giấy tờ tùy thân để cơ quan tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu.

Tùy trường hợp và yêu cầu của cơ quan giải quyết, các giấy tờ liên quan đến lý do tạm vắng như giấy báo nhập học, giấy xác nhận của cơ sở giáo dục, hợp đồng lao động hoặc quyết định điều động công tác cũng có thể giúp xác định rõ thời gian và lý do vắng mặt.

Nếu địa phương yêu cầu văn bản đề nghị, công dân có thể sử dụng đơn đề nghị cấp giấy xác nhận đăng ký vắng mặt với các thông tin cơ bản về nhân thân, nơi đã đăng ký nghĩa vụ quân sự, nơi đến học tập hoặc làm việc, lý do và thời gian dự kiến tạm vắng.

3.3. Trình tự thực hiện

Về cơ bản, người thực hiện có thể tiến hành theo trình tự sau:

Bước 1. Xác định mình thuộc trường hợp phải đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng.

Trước hết cần xác định đã đăng ký nghĩa vụ quân sự và việc rời nơi cư trú hoặc nơi làm việc, học tập thuộc trường hợp phải đăng ký tạm vắng.

Bước 2. Chuẩn bị giấy tờ.

Công dân chuẩn bị giấy tờ đăng ký nghĩa vụ quân sự, giấy tờ nhận diện và các tài liệu cần thiết liên quan đến việc đi học, đi làm hoặc lý do tạm vắng.

Bước 3. Liên hệ cơ quan quân sự có thẩm quyền.

Công dân thực hiện đăng ký tạm vắng tại cơ quan quân sự có thẩm quyền nơi đang quản lý đăng ký nghĩa vụ quân sự của mình.

Bước 4. Cơ quan quân sự kiểm tra và cập nhật thông tin.

Sau khi tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin, ghi nhận tình trạng tạm vắng vào hệ thống, sổ hoặc hồ sơ quản lý theo quy định.

Bước 5. Nhận kết quả xác nhận.

Sau khi hoàn thành thủ tục, công dân nhận giấy tờ xác nhận việc đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng để sử dụng khi cần thiết.

Đối với thời hạn giải quyết, công dân nên căn cứ thủ tục hành chính đang được cơ quan có thẩm quyền công bố tại thời điểm nộp hồ sơ, bởi quy trình tiếp nhận và hình thức trả kết quả có thể được điều chỉnh trong quá trình cải cách thủ tục hành chính.

4. Mẫu đơn xin cấp giấy xác nhận vắng mặt nghĩa vụ quân sự mới nhất

Cần phân biệt giữa “đơn đề nghị” do công dân lập và giấy xác nhận do cơ quan quân sự cấp.

Nếu cơ quan tiếp nhận không yêu cầu sử dụng một biểu mẫu riêng, công dân có thể tham khảo mẫu đơn dưới đây:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

............., ngày ..... tháng ..... năm .....

ĐƠN ĐỀ NGHỊ
Về việc đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng và cấp giấy xác nhận

Kính gửi: Ban Chỉ huy quân sự ....................................................

Tôi tên là: ........................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ....................................................................

Số Thẻ căn cước/Căn cước công dân: .............................................

Nơi thường trú: ................................................................................

Nơi ở hiện tại: ..................................................................................

Số điện thoại liên hệ: .......................................................................

Tôi đã thực hiện đăng ký nghĩa vụ quân sự tại: .................................

Thông tin Giấy chứng nhận đăng ký nghĩa vụ quân sự (nếu có):

Số: ............................................ Ngày cấp: .................................

Nay tôi làm đơn này đề nghị cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng và xác nhận việc đăng ký tạm vắng cho tôi với nội dung như sau:

Nơi đến học tập/làm việc/tạm trú: ....................................................

Cơ sở giáo dục/cơ quan/đơn vị làm việc: ..........................................

Lý do tạm vắng: ...............................................................................

Thời gian dự kiến tạm vắng:

Từ ngày ...../...../......... đến ngày ...../...../.........

Tôi cam kết các thông tin kê khai trên là đúng sự thật; thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ liên quan đến đăng ký nghĩa vụ quân sự và chấp hành yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Khi kết thúc thời gian tạm vắng và trở về, tôi sẽ thực hiện thủ tục đăng ký lại theo quy định.

Kính đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết.

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Tài liệu gửi kèm:

1. Bản chụp Giấy chứng nhận đăng ký nghĩa vụ quân sự, nếu có;
2. Bản sao giấy tờ nhận diện;
3. Giấy tờ chứng minh việc học tập, làm việc hoặc lý do tạm vắng, nếu cần.

NGƯỜI LÀM ĐƠN

(Ký và ghi rõ họ tên)

Mẫu trên mang tính chất tham khảo để công dân trình bày yêu cầu. Nếu cơ quan quân sự nơi thực hiện thủ tục có biểu mẫu hoặc hướng dẫn riêng thì nên sử dụng biểu mẫu được cơ quan đó cung cấp.

5. Những lưu ý pháp lý quan trọng khi thực hiện thủ tục vắng mặt

5.1. Đăng ký tạm vắng không đồng nghĩa với được tạm hoãn gọi nhập ngũ

Đây là vấn đề quan trọng nhất cần phân biệt.

Giấy xác nhận đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng chỉ xác nhận việc công dân đã khai báo và đăng ký tình trạng vắng khỏi nơi đang được quản lý trong một khoảng thời gian nhất định.

Nó không phải “giấy tạm hoãn nghĩa vụ quân sự” và cũng không tự động làm phát sinh quyền được miễn gọi nhập ngũ.

Việc tạm hoãn gọi nhập ngũ phải được xem xét riêng theo Điều 41 Luật Nghĩa vụ quân sự năm 2015 và các quy định pháp luật có liên quan.

Ví dụ, một sinh viên đi học xa có thể vừa phải thực hiện quy định về đăng ký nghĩa vụ quân sự khi thay đổi địa điểm học tập, vừa có thể thuộc trường hợp được xem xét tạm hoãn gọi nhập ngũ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện luật định. Đây là hai vấn đề pháp lý khác nhau.

5.2. Phải đăng ký lại khi trở về

Khoản 3 Điều 17 Luật Nghĩa vụ quân sự năm 2015 quy định khi trở về nơi cư trú hoặc nơi làm việc, học tập, công dân phải thực hiện đăng ký lại trong thời hạn luật định.

Theo nội dung quy định này, thời hạn đăng ký lại là 10 ngày làm việc kể từ ngày trở về.

Vì vậy, công dân không nên cho rằng hoàn thành đăng ký tạm vắng một lần là đã kết thúc toàn bộ trách nhiệm liên quan. Khi trở về, thông tin quản lý cần tiếp tục được cập nhật.

5.3. Tạm vắng không làm mất nghĩa vụ chấp hành lệnh gọi hợp pháp

Trong thời gian tạm vắng, công dân vẫn thuộc diện quản lý nghĩa vụ quân sự theo quy định.

Do đó, việc đã đăng ký tạm vắng không phải là căn cứ để tự ý không chấp hành lệnh gọi kiểm tra, khám sức khỏe hoặc lệnh gọi nhập ngũ được ban hành hợp pháp.

Nếu nhận được lệnh của cơ quan có thẩm quyền, công dân cần kiểm tra nội dung, thời gian, địa điểm và thực hiện theo quy định. Trường hợp có lý do khách quan khiến không thể có mặt đúng thời gian, cần chủ động liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn, thay vì tự ý vắng mặt.

5.4. Không nhầm giấy xác nhận tạm vắng với giấy tạm hoãn nghĩa vụ quân sự

Đây là hai loại kết quả pháp lý khác nhau.

Giấy xác nhận đăng ký tạm vắng phản ánh tình trạng quản lý đăng ký nghĩa vụ quân sự khi công dân tạm thời đi khỏi địa bàn.

Tạm hoãn gọi nhập ngũ lại liên quan đến việc công dân có thuộc một trong những trường hợp luật định để chưa bị gọi nhập ngũ trong một thời gian nhất định hay không.

Vì vậy, nếu trường đại học, cơ quan hoặc tổ chức yêu cầu “giấy nghĩa vụ quân sự”, công dân nên hỏi rõ họ cần giấy chứng nhận đăng ký nghĩa vụ quân sự, giấy xác nhận đăng ký tạm vắng hay giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp tạm hoãn để tránh xin nhầm.

5.5. Không phải mọi trường hợp đi học hoặc đi làm xa đều phải “chuyển nghĩa vụ quân sự”

Nếu việc rời địa phương chỉ mang tính tạm thời thì có thể thuộc trường hợp đăng ký tạm vắng.

Ngược lại, nếu phát sinh thay đổi thuộc trường hợp phải đăng ký di chuyển nghĩa vụ quân sự thì công dân phải thực hiện đúng thủ tục tương ứng.

Do đó, không nên sử dụng “đăng ký tạm vắng” và “đăng ký di chuyển nghĩa vụ quân sự” như hai cách gọi của cùng một thủ tục.

5.6. Cần khai báo trung thực về nơi đến và thời gian tạm vắng

Thông tin về nơi học tập, nơi làm việc, thời gian vắng mặt và thông tin liên hệ cần được kê khai chính xác.

Khi có thay đổi lớn so với nội dung đã đăng ký, công dân nên chủ động thông báo hoặc liên hệ cơ quan quân sự đang quản lý để được hướng dẫn cập nhật.

5.7. Vi phạm nghĩa vụ đăng ký có thể bị xử lý

Đăng ký nghĩa vụ quân sự là nghĩa vụ pháp lý chứ không đơn thuần là thủ tục tự nguyện.

Việc không thực hiện đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng, không đăng ký lại sau khi trở về hoặc không chấp hành các yêu cầu hợp pháp về nghĩa vụ quân sự có thể dẫn đến trách nhiệm hành chính theo quy định hiện hành. Trong trường hợp hành vi đáp ứng đầy đủ dấu hiệu cấu thành tội phạm, trách nhiệm hình sự còn có thể được xem xét theo Điều 332 Bộ luật Hình sự về tội trốn tránh nghĩa vụ quân sự.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ hành vi vi phạm thủ tục đăng ký với hành vi trốn tránh nghĩa vụ quân sự. Không phải cứ chậm hoặc thiếu một thủ tục hành chính là mặc nhiên cấu thành tội phạm.

Kết luận

“Giấy xác nhận đăng ký vắng mặt nghĩa vụ quân sự” về bản chất gắn với thủ tục đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng của công dân đã đăng ký nghĩa vụ quân sự khi rời nơi cư trú hoặc nơi làm việc, học tập từ 03 tháng trở lên.

Khi thực hiện, công dân cần đặc biệt phân biệt ba vấn đề: đăng ký nghĩa vụ quân sự tạm vắng, đăng ký di chuyển nghĩa vụ quân sự và tạm hoãn gọi nhập ngũ. Ba thủ tục này có mục đích và hậu quả pháp lý khác nhau.

Đồng thời, việc đăng ký tạm vắng không làm chấm dứt nghĩa vụ quân sự và cũng không tự động tạo ra quyền được tạm hoãn gọi nhập ngũ. Công dân vẫn cần duy trì thông tin liên hệ, chấp hành các yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền và thực hiện đăng ký lại khi trở về theo thời hạn luật định.

Quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm:

• Mẫu giấy chứng nhận đăng ký nghĩa vụ quân sự 
• Gãy chân có phải tham gia nghĩa vụ quân sự không?
• Đăng ký nghĩa vụ quân sự hải quân thế nào? Đi nước ngoài có phải nhập ngũ nữa hay không ?