Yêu cầu nộp bản sao công chứng, chứng thực trong một số thủ tục hành chính

1. Yêu cầu về nộp bản sao công chứng, chứng thực trong một số thủ tục hành chính

Ngày 30/01/2019, Chính phủ đã ban hành Nghị định 11/2019/NĐ-CP để điều chỉnh các quy định liên quan đến thủ tục hành chính (TTHC), đặc biệt là liên quan đến yêu cầu nộp bản sao giấy tờ có công chứng và chứng thực. Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch là cơ quan có trách nhiệm quản lý nghiệp vụ này. Theo Nghị định này, người thực hiện thủ tục hành chính phải nộp bản sao có chứng thực hoặc bản sao, và khi hồ sơ được nộp trực tiếp, họ cũng cần xuất trình bản chính để đối chiếu thông tin.

Nếu hồ sơ được nộp qua dịch vụ bưu điện, người nộp cần chỉ nộp bản sao có chứng thực trong các trường hợp sau: Giấy chứng nhận (GCN) đăng ký doanh nghiệp trong Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh vũ trụ hoặc cấp giấy phép kinh doanh karaoke; Hợp đồng sử dụng tác phẩm hoặc văn bản đồng ý của chủ sở hữu tác phẩm mẫu trong Hồ sơ cấp giấy phép sao chép tác phẩm mỹ thuật về danh nhân văn hóa, anh hùng dân tộc, lãnh tụ; Giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong Hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

2. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Bước 1: Để yêu cầu chứng thực, người đăng ký cần mang những giấy tờ sau: Chứng thực yêu cầu được tiến hành tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn. Thời gian tiếp nhận là từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07:30 đến 11:30 và buổi chiều từ 13:00 đến 17:00), cũng như buổi sáng thứ bảy (từ 07:30 đến 11:30). Người yêu cầu chứng thực cần xuất trình bản chính của giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao, cùng với bản sao cần chứng thực.

Bước 2: Công chức tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra thành phần và số lượng hồ sơ: Nếu hồ sơ đầy đủ, sẽ chuyển cho người có thẩm quyền thực hiện chứng thực. Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ theo quy định hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Nếu người yêu cầu chỉ xuất trình bản chính, Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn sẽ chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ khi không có phương tiện để chụp.

Bước 3: Người thực hiện chứng thực sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra bản chính và đối chiếu với bản sao. Nếu nội dung bản sao đúng và giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp không được chứng thực, sẽ thực hiện chứng thực bằng cách ghi lời chứng, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn. Đối với bản sao có nhiều trang, lời chứng được ghi ở trang cuối, và nếu có từ 2 tờ trở lên, sẽ đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ hoặc nhiều bản sao từ một bản chính trong cùng một thời điểm sẽ được ghi một số chứng thực. Nếu có từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực sẽ giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

Bước 4: Kết quả chứng thực sẽ được người yêu cầu nhận tại nơi nộp hồ sơ.

3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính cần đáp ứng yêu cầu, điều kiện nào?

Yêu cầu và điều kiện với thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm những nội dung sau đây:

- Đối với việc chứng thực bản sao, giấy tờ và văn bản được sử dụng làm cơ sở phải là bản chính và không thuộc vào các trường hợp sau đây:

+ Nếu bản chính của một tài liệu bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ hoặc bị hư hỏng, cũ nát đến mức không thể xác định được nội dung, đó có thể là một vấn đề lớn khi cố gắng chứng thực tài liệu đó. Trong nhiều trường hợp, việc này có thể làm giảm tính hợp lệ và tin cậy của tài liệu.

+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp. Dấu mật thường được sử dụng để chứng nhận tính chính xác và hợp lệ của tài liệu. Khi tài liệu có dấu mật, việc chứng thực thông thường yêu cầu bản sao hoặc bản chụp của bản chính, bao gồm cả dấu mật. Nếu bản chính không có dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp, có thể có nhiều lý do cho quyết định này. Có thể là để đảm bảo tính riêng tư, bảo mật hoặc để ngăn chặn việc sao chép và sử dụng trái phép của tài liệu. Trong trường hợp này, nếu bạn cần chứng thực, bạn có thể cần liên hệ trực tiếp với cơ quan hoặc tổ chức sở hữu tài liệu để biết thêm chi tiết và hướng dẫn cụ thể. Khi cần chứng thực tài liệu, quy trình chính thức thường sẽ được quy định bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, hoặc luật pháp địa phương. Việc này giúp đảm bảo tính hợp lệ và đáng tin cậy của thông tin được cung cấp.

+ Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân. Trong nhiều quốc gia, việc tạo ra, phát tán, hoặc sở hữu tài liệu chứa thông tin có thể gây hại cho cộng đồng, quốc gia, hoặc cá nhân có thể bị xem xét chặt chẽ và có thể bị xử lý pháp lý. Các hành vi như tuyên truyền chiến tranh, chống đối chính trị chủ nghĩa đặc biệt là trong trường hợp của một quốc gia cụ thể như Việt Nam, có thể bị coi là vi phạm pháp luật.

+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Nếu giấy tờ do cá nhân tự lập không có sự xác nhận và đóng dấu từ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, có thể không được chấp nhận trong các quy trình pháp lý, giao dịch tài chính, hay các quy trình quan trọng khác.

- Bản sao hoặc chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực cần phải bao gồm đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính. Điều này bao gồm tất cả các trang đã in, các dấu hiệu bảo mật, con dấu, chữ ký và bất kỳ thông tin chi tiết nào khác mà tài liệu gốc chứa.

4. Quy định về dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Theo quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính Phủ quy định về thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) trên môi trường điện tử có các điểm chính như sau:

- Thực hiện TTHC trên môi trường điện tử: Là quá trình mà cơ quan, tổ chức, và cá nhân thực hiện toàn bộ hoặc một số bước trong quá trình TTHC và giải quyết công việc thông qua các dịch vụ công trực tuyến. Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình thủ tục hành chính, làm giảm thời gian và công sức cần thiết từ cả hai bên, tổ chức cung cấp dịch vụ và người dùng.

- Bản sao điện tử: Được định nghĩa là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính văn bản giấy hoặc từ tập tin có nội dung đầy đủ và chính xác, tương đương với nội dung ghi trong sổ gốc hoặc bản chính giấy.

- Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc: Là quá trình cơ quan, tổ chức quản lý sổ gốc, dựa vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử. Bản sao điện tử này phải bao gồm nội dung đầy đủ và chính xác, tương đương với nội dung ghi trong sổ gốc.

- Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: Được thực hiện bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, dựa vào bản chính văn bản giấy để chứng thực bản sao điện tử, xác nhận rằng nó đúng với bản chính.

- Giá trị pháp lý: Việc thực hiện TTHC trên môi trường điện tử được công nhận có giá trị pháp lý tương đương với các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Chứng thực là gì? Những giấy tờ bắt buộc công chứng, chứng thực?

Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!