1. Trường hợp nào thực hiện tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Quy chế ban hành kèm theo Nghị quyết 757/NQ-UBTVQH15 năm 2023, các trường hợp tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải tuân theo quy định tại khoản 1 Điều 23 của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2018. Việc tiêu hủy này cần được thực hiện một cách cẩn thận và có sự xác nhận chặt chẽ, nhằm đảm bảo an toàn thông tin quốc gia.
Khi không còn sự cần thiết phải lưu giữ, việc tiêu hủy tài liệu và vật chứa bí mật nhà nước phải được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong trường hợp này, ưu tiên hàng đầu là đảm bảo rằng quá trình tiêu hủy không gây nguy hại đến lợi ích quốc gia và dân tộc. Sự quản lý cẩn thận và chính xác trong việc xác định những thông tin nào cần được tiêu hủy sẽ giúp ngăn chặn sự lạc lõng và sử dụng hiệu quả nguồn lực.
Ngược lại, nếu việc tiêu hủy không được thực hiện ngay, có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia và dân tộc. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về sự linh hoạt và sẵn sàng đối với các cơ quan chịu trách nhiệm trong việc thực hiện quá trình tiêu hủy. Sự đánh giá kỹ lưỡng về tình trạng và tính cần thiết của thông tin cần tiêu hủy là quan trọng để đảm bảo rằng quyết định này được đưa ra đúng đắn và trong quy định của pháp luật, từ đó bảo vệ tối đa lợi ích quốc gia và dân tộc.
 

2. Thực hiện tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải đáp ứng yêu cầu nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Quy chế ban hành kèm theo Nghị quyết 757/NQ-UBTVQH15 năm 2023, việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải tuân theo các yêu cầu nhất định, nhằm đảm bảo an toàn và bảo mật cao nhất. Cụ thể, theo quy định tại khoản 2 Điều 23 của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2018, quá trình tiêu hủy phải đáp ứng các tiêu chí sau:
Đầu tiên, việc tiêu hủy không được để bị lộ hoặc bị mất bí mật nhà nước. Điều này đặt ra yêu cầu cao về việc thực hiện quá trình tiêu hủy một cách kín đáo và an toàn, tránh mọi khả năng rò rỉ thông tin quốc gia.
Thứ hai, quá trình tiêu hủy phải tác động vào tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước sao cho chúng trở nên không thể nhận biết được hình dạng, tính năng, và tác dụng ban đầu. Điều này đảm bảo rằng ngay cả khi thông tin đã được tiêu hủy, khả năng khôi phục lại các chi tiết liên quan đến nội dung bí mật sẽ trở nên không khả thi.
Cuối cùng, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước sau khi tiêu hủy phải đạt đến mức độ không thể phục hồi hình dạng, tính năng, tác dụng, và nội dung. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo rằng thông tin bí mật đã được triệt hạ và không thể tái tạo, nhằm ngăn chặn mọi đe dọa đối với an ninh quốc gia và bảo vệ lợi ích của cộng đồng.
 

3. Cơ quan có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước

Theo khoản 3 Điều 12 Quy chế ban hành kèm theo Nghị quyết 757/NQ-UBTVQH15, quyết định tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được giao cho các cơ quan và chức danh có thẩm quyền cụ thể. Cụ thể như sau:
Các cấp lãnh đạo của Quốc hội, bao gồm Tổng Thư ký Quốc hội, Chủ tịch Hội đồng Dân tộc, Chủ nhiệm Ủy ban của Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, Trưởng Ban thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội, và Viện trưởng Viện Nghiên cứu lập pháp, có trách nhiệm quyết định việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước khi chúng đã hết giá trị lưu giữ và không còn sử dụng trong hoạt động của cơ quan mình.
Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, ngoài trách nhiệm trong việc quyết định tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, còn có nhiệm vụ phối hợp với người đứng đầu cơ quan chủ trì nội dung quy định tại khoản 2 Điều 2 của Quy chế, đặc biệt là trong quá trình quyết định việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước của Quốc hội và Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
Người đứng đầu đơn vị cũng được ủy quyền quyết định việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước khi chúng đã hết giá trị lưu giữ và không còn sử dụng trong hoạt động của đơn vị mình.
Người quản lý tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đảm bảo vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin nhạy cảm và bí mật của quốc gia. Trong trường hợp không tiêu hủy ngay có thể gây nguy hại cho lợi ích quốc gia và dân tộc, họ phải chấp hành các quy định và trách nhiệm cụ thể.
Người quản lý này có thẩm quyền quyết định việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trong trường hợp không thể tiêu hủy ngay mà không ảnh hưởng đến an ninh quốc gia. Trong trường hợp này, họ phải ngay lập tức báo cáo bằng văn bản về quyết định tiêu hủy cho người đứng đầu cơ quan hoặc đơn vị mà họ đang phục vụ.
Ngoài ra, nếu người quản lý tài liệu tự tiêu hủy mà không có lý do chính đáng, họ sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của sự minh bạch và trách nhiệm cá nhân trong quá trình quản lý và xử lý thông tin bí mật. Đồng thời, việc áp đặt trách nhiệm pháp lý sẽ giúp đảm bảo rằng người quản lý tài liệu hiểu rõ và tuân thủ đúng quy trình, từ đó đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin quốc gia.
Người có trách nhiệm in, sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước cũng phải đảm bảo tiêu hủy tại chỗ bản dư thừa, bị hỏng sau khi hoàn thành việc in, sao, chụp, nhằm ngăn chặn bất kỳ nguy cơ mất mát thông tin quan trọng và bảo vệ tối đa an ninh quốc gia.
 

4. Thực hiện tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước như thế nào?

Theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Quy chế ban hành kèm theo Nghị quyết 757/NQ-UBTVQH15 năm 2023, việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, khi không còn cần thiết phải lưu giữ và không gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc, được tổ chức và thực hiện một cách có tổ chức và minh bạch theo các nguyên tắc sau:
Đầu tiên, cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện định kỳ hằng năm hoặc trước khi kết thúc nhiệm kỳ, hoặc khi cần thiết, rà soát tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Sau đó, họ báo cáo người có thẩm quyền quyết định, được quy định tại khoản 3 Điều 12 này, để quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
Người có thẩm quyền quy định tại điểm a và điểm b của khoản 3 Điều này sẽ quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, với sự tham gia của các đại diện lãnh đạo cơ quan, đơn vị trực tiếp lưu giữ tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, người trực tiếp quản lý, và người được phân công bảo vệ bí mật nhà nước tại cơ quan, đơn vị.
Hội đồng tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có trách nhiệm và chủ trì việc soát tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được đề nghị tiêu hủy, sau đó báo cáo người có thẩm quyền quy định tại điểm a và điểm b của khoản 3 Điều này để quyết định cuối cùng.
Mọi thông tin liên quan đến quá trình tiêu hủy, bao gồm văn bản thành lập Hội đồng, danh sách tài liệu đề nghị tiêu hủy, biên bản họp Hội đồng, quyết định tiêu hủy, biên bản tiêu hủy và các tài liệu khác, đều phải được lưu trữ đầy đủ để đảm bảo minh bạch và kiểm soát.
Các quy định về việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trong lĩnh vực cơ yếu sẽ tuân theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
Trong trường hợp có thông tin trùng lặp, việc tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước sẽ được thực hiện theo hướng dẫn của Văn phòng Quốc hội, đảm bảo tính hiệu quả và đồng bộ trong quá trình quản lý thông tin.

Liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp những thắc mắc đang gặp phải. Xem thêm bài viết: Quy định về xác định bí mật nhà nước trong Công an nhân dân