1. Yêu cầu tiêu hủy chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính?
Quy định tại khoản 2 Điều 11 Nghị định 165/2018/NĐ-CP về việc tiêu hủy chứng từ điện tử là một phần quan trọng của quy trình quản lý văn bản và thông tin trong hệ thống công nghiệp điện tử. Theo đó, quá trình tiêu hủy phải tuân thủ các nguyên tắc quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của thông tin.
Trước hết, quy định rõ ràng về thời hạn lưu trữ của chứng từ điện tử, và chỉ khi chúng đã hết thời hạn theo quy định mới có thể được tiêu hủy. Sự can thiệp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền là cần thiết, và quyết định về việc tiêu hủy này phải được đưa ra theo quy trình chặt chẽ.
Quan trọng hơn, việc tiêu hủy không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các chứng từ điện tử chưa tiêu hủy. Điều này đặt ra yêu cầu cao về quá trình xác nhận, kiểm tra, và quản lý thông tin để đảm bảo rằng tất cả các dữ liệu quan trọng vẫn được bảo tồn một cách đầy đủ.
Cuối cùng, việc ghi nhận chi tiết về quá trình tiêu hủy trong hệ thống thông tin, bao gồm thông tin về thời điểm và người thực hiện, là quan trọng để tra cứu và kiểm soát. Điều này không chỉ tăng tính minh bạch của quy trình mà còn làm cơ sở cho quản lý thông tin hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật.
2. Yêu cầu đối với việc niêm phong chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 165/2018/NĐ-CP, quy định về niêm phong chứng từ điện tử được trình bày như sau:
- Thẩm quyền niêm phong: Thẩm quyền niêm phong chứng từ điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về niêm phong tài liệu, vật chứng, phục vụ quá trình kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, điều tra.
- Điều kiện niêm phong - Việc niêm phong chứng từ điện tử phải đảm bảo:
+ Không làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của hệ thống thông tin và hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức, cá nhân.
+ Có khả năng khôi phục toàn vẹn chứng từ điện tử bị niêm phong tại hệ thống thông tin của tổ chức, cá nhân sau thời hạn niêm phong.
+ Xác định được việc truy cập, thay đổi nội dung của chứng từ điện tử bị niêm phong.
+ Hệ thống thông tin phải đánh dấu chứng từ điện tử bị niêm phong và ghi nhận thời điểm, người thực hiện niêm phong chứng từ điện tử.
- Hạn chế sử dụng sau niêm phong: Sau khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định và thực hiện niêm phong, tổ chức, cá nhân không được phép truy cập, khai thác, sao chép, sửa đổi, hoặc sử dụng chứng từ điện tử này trong hệ thống thông tin của mình để giao dịch hoặc sử dụng cho mục đích khác.
Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch, an toàn và toàn vẹn của thông tin ghi chú trong chứng từ điện tử, đồng thời hạn chế tác động tiêu cực đối với hoạt động của tổ chức, cá nhân sau quá trình niêm phong.
3. Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi nào?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 165/2018/NĐ-CP, chứng từ điện tử cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý nhà nước và phải tuân theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử được xác định dựa trên các biện pháp nhất định, nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của thông tin.
- Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:
+ Chữ ký số: Chứng từ điện tử cần được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
+ Bảo đảm toàn vẹn trong hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin phải đảm bảo toàn vẹn của chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận và lưu trữ trên hệ thống. Cần ghi nhận thông tin về người khởi tạo và người tham gia xử lý chứng từ điện tử.
+ Xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, hoặc xác thực từ hai yếu tố trở lên: Đối với trường hợp không sử dụng chữ ký số, hệ thống có thể áp dụng các biện pháp xác thực khác như sử dụng chứng thư số, sinh trắc học, hoặc xác thực từ hai yếu tố trở lên, trong đó có mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.
+ Biện pháp khác: Các bên tham gia giao dịch có thể lựa chọn biện pháp khác để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.
- Ghi nhận thông tin: Hệ thống thông tin cần ghi nhận chi tiết về việc tiêu hủy chứng từ điện tử, bao gồm thời điểm và người thực hiện. Thông tin này sẽ được lưu trữ trên hệ thống và sẵn sàng để tra cứu khi cần thiết, đảm bảo tính minh bạch và quản lý hiệu quả của quá trình.
Như vậy, việc áp dụng những biện pháp trên sẽ giúp chứng từ điện tử có giá trị pháp lý và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của pháp luật.
4. Việc xác minh thông tin về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính?
Theo quy định tại Điều 16 của Nghị định 165/2018/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền khi kiểm tra, thanh tra, điều tra theo pháp luật chuyên ngành có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính liên quan sẽ xác minh thông tin về giao dịch điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo các phương thức sau:
- Sử dụng bản xác nhận điện tử: Cơ quan có thể yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân xuất trình bản xác nhận điện tử về kết quả thực hiện giao dịch điện tử. Bản xác nhận này do chủ quản hệ thống thông tin gửi dưới dạng tệp tin hoặc thư điện tử.
- Quan sát tại chỗ trên hệ thống thông tin: Cơ quan có thể quan sát trực tiếp tại chỗ trên hệ thống thông tin để kiểm tra và xác minh kết quả thực hiện giao dịch điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Sử dụng tính năng truy vấn thông tin: Cơ quan có thể sử dụng tính năng truy vấn thông tin về chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử mà chủ quản hệ thống thông tin đã cung cấp.
- Kết nối, truyền số liệu, trao đổi thông tin: Cơ quan có thể kết nối, truyền số liệu, và trao đổi thông tin với cơ quan tài chính để có thông tin chi tiết về giao dịch điện tử của đối tượng thực hiện thủ tục hành chính. Tuy nhiên, quy định này chỉ áp dụng đối với cơ quan có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính liên quan.
Ngoài ra, cơ quan kiểm tra, thanh tra, điều tra, và cơ quan giải quyết thủ tục hành chính chỉ có quyền yêu cầu xuất trình chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử khi không thể thực hiện được việc xác minh thông tin theo các phương thức. Cơ quan có thẩm quyền có quyền yêu cầu xuất trình bản xác nhận điện tử, quan sát trực tiếp trên hệ thống thông tin, sử dụng tính năng truy vấn thông tin, hoặc kết nối, truyền số liệu để xác minh thông tin về giao dịch điện tử. Các cơ quan chỉ được yêu cầu xuất trình chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử trong trường hợp không thực hiện được việc xác minh thông tin theo các phương thức trên. Quy định này giúp tăng cường tính minh bạch và chính xác trong việc xác minh thông tin giao dịch điện tử, đồng thời thúc đẩy sự chuyển đổi từ giao dịch giấy sang giao dịch điện tử theo hướng hiện đại và tiện lợi.
Nội dung khác có liên quan xem thêm bài viết sau: Làm giả chứng từ kế toán phạm tội gì? Hình phạt làm giả hồ sơ, tài liệu
Để giúp quý khách giải quyết mọi thách thức này, chúng tôi đã thiết lập Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến với số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia luật sư tận tâm và có kinh nghiệm sẽ sẵn sàng lắng nghe và cung cấp giải pháp pháp lý chính xác. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết của mình qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi cam kết sẽ xử lý và phản hồi một cách nhanh chóng, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ nhất để giải đáp mọi thắc mắc của quý khách.
