Ai có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty theo quy định?

1. Thế nào là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp?

Theo điều 1 của Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được xác định là cá nhân đại diện chịu trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của doanh nghiệp. Người này có vai trò đại diện cho doanh nghiệp khi có yêu cầu giải quyết các vấn đề dân sự, đóng vai trò là nguyên đơn hoặc bị đơn, và đại diện cho doanh nghiệp trong quá trình tham gia các vụ án trước Trọng tài, Tòa án. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải là cá nhân và có trách nhiệm đại diện cho doanh nghiệp trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ, cũng như duy trì tư cách pháp lý khi tham gia các thủ tục tại Tòa án và Trọng tài.

Qua khái niệm về người đại diện theo pháp luật (NĐDTPL), có thể nhận thấy rằng NĐDTPL của doanh nghiệp mang những đặc điểm cơ bản sau đây:

Đầu tiên, NĐDTPL của doanh nghiệp phải là cá nhân và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Việc này là cần thiết vì NĐDTPL thực hiện các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch, do đó, họ phải có khả năng hành vi dân sự đầy đủ.

Thứ hai, NĐDTPL của doanh nghiệp phải cư trú tại Việt Nam. Vì họ đại diện cho doanh nghiệp trong việc tổ chức công việc nội bộ và thực hiện giao dịch với bên ngoài, NĐDTPL thường xuyên phải có mặt tại doanh nghiệp để hoàn thành nghĩa vụ của mình. Pháp luật yêu cầu NĐDTPL cư trú tại Việt Nam, và nếu vắng mặt trong thời gian dài hơn 30 ngày, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác.

Thứ ba, NĐDTPL của doanh nghiệp phải hành động nhân danh doanh nghiệp. Trong quản lý doanh nghiệp, họ đại diện và thực hiện quyền, nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp thay mặt cho các chủ sở hữu.

Thứ tư, quyền và nghĩa vụ của NĐDTPL được xác định theo quy định của Bộ Luật Dân sự, Luật Doanh nghiệp, văn bản quy phạm pháp luật liên quan, Điều lệ của doanh nghiệp, và các văn bản thỏa thuận giữa chủ sở hữu doanh nghiệp với NĐDTPL, hoặc theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Do đó, NĐDTPL không thể tự quyết định quyền và nghĩa vụ của mình mà phải tuân theo các quy định và thỏa thuận được xác định bởi pháp luật và các bên liên quan.

2. Ai có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty theo quy định hiện hành?

Một doanh nghiệp cần phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật. Theo quy định tại khoản 2 của Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, các công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, Điều lệ của công ty sẽ chi tiết quy định về quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện.

Nếu Điều lệ của công ty không đưa ra các quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật, thì mỗi người đại diện của công ty sẽ được coi là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp khi tương tác với bên thứ ba. Trong trường hợp này, tất cả các người đại diện theo pháp luật đều phải chịu trách nhiệm liên đới đối với mọi thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp, theo quy định của pháp luật về dân sự và các quy định khác liên quan đến vấn đề này.

Về chức danh của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, quy định như sau:

- Đối với chủ doanh nghiệp tư nhân, chính là họ là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân.

- Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên, người đại diện theo pháp luật có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc. Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định cụ thể, Chủ tịch Hội đồng thành viên sẽ là người đại diện theo pháp luật.

- Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có một thành viên, người đại diện theo pháp luật có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trong trường hợp Điều lệ công ty không quy định, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty sẽ là người đại diện theo pháp luật của công ty.

- Đối với công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật có thể là Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Nếu Điều lệ không có quy định cụ thể, Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ là người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp công ty có nhiều người đại diện, Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đều là người đại diện theo pháp luật của công ty.

- Đối với công ty hợp danh, thành viên hợp danh sẽ là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Lưu ý rằng doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trong trường hợp chỉ còn một người đại diện cư trú tại Việt Nam, khi rời khỏi nước này, người đó phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác cư trú tại Việt Nam để thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật (Theo Khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020).

3. Quy định về trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Để đảm bảo tính khách quan, liêm khiết và trung thực, cũng như bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp 2020 đã đặt ra những quy định cụ thể về trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật, như sau (điều 13):

- Thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất: Người đại diện theo pháp luật phải thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao với tinh thần trung thực, sự cẩn trọng và tận tâm nhất, nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

- Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp: Người đại diện không được lạm dụng địa vị và chức vụ của mình để thu lợi cá nhân hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác. Họ không được sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, và tài sản khác của doanh nghiệp một cách không trung thành.

- Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác: Người đại diện phải thông báo kịp thời, đầy đủ và chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà họ, hoặc những người có liên quan đến họ, làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp, theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

4. Quy định về thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật

Cấu trúc tổ chức và thẩm quyền của các chức danh quản lý trong một công ty được chi tiết trong điều lệ của công ty. Để đảm bảo tính minh bạch và chính xác, công ty cần phải đặt ra các quy định cụ thể về số lượng, chức danh quản lý, cũng như quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định chi tiết về quyền và nghĩa vụ trong các trường hợp điều lệ công ty có phân quyền và không phân quyền cho mỗi người đại diện theo pháp luật.

Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, điều lệ công ty phải quy định đặc thù về quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp việc phân chia quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện chưa được đề cập rõ trong Điều lệ công ty, mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty tự động trở thành đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba.

Đồng thời, tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với mọi thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp, theo quy định của pháp luật về dân sự và các quy định khác có liên quan. Điều này nhấn mạnh vào trách nhiệm cá nhân của từng người đại diện theo pháp luật trong việc bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp.

Bài viết liên quan: Thay đổi người đại diện theo pháp luật có phải thông báo với cơ quan thuế không?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề: Ai có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty theo quy định? Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn sự quan tâm và theo dõi!