Áp dụng mã qr trong tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính

1. Hiểu thế nào về mã qr

Mã QR viết tắt của "Quick Response" hoặc "Ma trận phản ứng nhanh" trong tiếng Anh, là một loại mã hình vuông chứa thông tin có thể được đọc nhanh chóng bằng một thiết bị quét mã QR hoặc ứng dụng trên điện thoại di động hoặc máy tính. Mã QR thường chứa một loạt các dữ liệu, chẳng hạn như văn bản, URL, địa chỉ email, số điện thoại, vị trí địa lý, mã vạch, v.v., tùy thuộc vào mục đích sử dụng. 

QR Code xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1994, được tạo ra bởi Denso Wave (công ty con của Toyota). QR Code bao gồm những chấm đen và ô vuông mẫu trên nền trắng, có thể chứa những thông tin như URL, thời gian, địa điểm của sự kiện, mô tả, giới thiệu một sản phẩm nào đó,...

- Mã QR đã trở nên rất phổ biến và đa dạng trong các lĩnh vực khác nhau, ví dụ:

+ Thanh toán di động: Mã QR thường được sử dụng để thực hiện thanh toán điện tử nhanh chóng, thông qua ứng dụng di động, ví điện tử, hoặc các dịch vụ tài chính trực tuyến.

+ Truy cập thông tin: Mã QR có thể được đặt trên bảng thông báo, sách, sản phẩm hoặc biểu mẫu để người dùng có thể quét mã để truy cập thông tin chi tiết trên trang web hoặc ứng dụng.

+ Kiểm tra - in ấn: Trong in ấn, mã QR có thể chứa thông tin về sản phẩm, dự án, hoặc vị trí của nó trong quy trình sản xuất.

+ Kiểm tra vé và thẻ điện tử: Mã QR thường được sử dụng trong vé máy bay, vé xem phim, thẻ tập thể dục, và nhiều ứng dụng khác để kiểm tra và xác minh thông tin.

+ Y tế và chăm sóc sức khỏe: Trong lĩnh vực y tế, mã QR có thể được sử dụng để truy cập hồ sơ bệnh nhân, thông tin về thuốc, hoặc hướng dẫn chăm sóc sức khỏe.

+ Chứng nhận và bảo mật: Mã QR cũng có thể được sử dụng để tạo chứng thực hoặc để truyền dữ liệu một cách an toàn và bảo mật.

Trong cơ bản, mã QR là một công cụ tiện lợi để truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp tối ưu hóa quá trình truy cập dữ liệu hoặc thực hiện các tác vụ cụ thể dễ dàng hơn.

2. Áp dụng mã qr trong tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính

Cụ thể, việc sử dụng mã QR trong quá trình tiếp nhận và xử lý thủ tục hành chính được thực hiện như sau:

Sử dụng mã QR trong tiếp nhận thủ tục hành chính phải tuân theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7322:2009 (ISO/IEC 18004:2006) về Công nghệ thông tin - Kỹ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động - Yêu cầu kỹ thuật đối với mã hình QR code năm 2005.

Mã QR được in ở góc trên bên trái của các giấy tờ, được tạo ra từ dữ liệu trong Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cấp bộ hoặc cấp tỉnh. Mã QR bao gồm các thông tin cơ bản sau:

- Mã số hồ sơ thủ tục hành chính.

- Mã thủ tục hành chính.

- Mã định danh của tổ chức hoặc cá nhân thực hiện thủ tục hành chính.

- Tên của giấy tờ được tạo ra.

- Tên của hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu.

- Thời điểm tạo mã QR.

Nếu đó là Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả, mã QR cũng chứa thông tin về ngày hẹn trả kết quả. Trong trường hợp đó là Kết quả giải quyết thủ tục hành chính, mã QR cung cấp thông tin về thời hạn và phạm vi có hiệu lực (nếu có).

Với số người sử dụng điện thoại thông minh (smartphone) ngày càng lớn, việc dùng QR code trong hoạt động hành chính trở thành xu hướng chung. Tiện ích của mã QR được nhiều đơn vị, cơ quan hành chính Nhà nước áp dụng trong hoạt động quản lý điều hành, đặc biệt là niêm yết, công khai thông tin; giúp người dân dễ dàng tiếp cận, tìm hiểu TTHC, các văn bản pháp luật và thực hiện dịch vụ công trực tuyến (DVCTT). Đặc biệt ở những lĩnh vực người dân có nhu cầu cao như nhân thân, cấp CCCD, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cấp bản sao trích lục hộ tịch, đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh… 

Trên cơ sở ứng dụng mã QR, người dân có thể tra cứu thông tin của một thủ tục bất kỳ để chuẩn bị trước, hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần dẫn đến giải quyết chậm trễ. Mặt khác, người dân cũng tiết kiệm thời gian, công sức đi lại. Tại mỗi địa phương, tùy điều kiện và tình hình thực tế, tiện ích của mã QR cũng được vận dụng một cách linh hoạt.

Mã QR cho các TTHC đang thực hiện đăng ký trực tuyến qua mạng, đã in và niêm yết tại Bộ phận một cửa các xã; thực hiện công khai trên các phương tiện truyền thông như trang thông tin điện tử, Zalo, phát giấy cho các công dân khi đến thực hiện thủ tục để công dân có thể chủ động thực hiện đăng ký tại nhà…

Từ đó, giúp người dân cũng như cán bộ làm việc tại Bộ phận một cửa thuận tiện hơn khi thực hiện đăng ký, rút ngắn được thời gian cũng như công sức khi làm thủ tục đăng ký trực tuyến. Việc triển khai quét mã QR khi thực hiện TTHC nhận được đánh giá tích cực từ phía người dân.

3. Đẩy mạnh việc sử dụng mã qr trong các thủ tục hành chính

Để tạo điều kiện thuận lợi và nhanh chóng cho việc số hóa hồ sơ và giải quyết Thủ tục hành chính (TTHC) trên nền tảng điện tử, vào ngày 5/4/2023, Văn phòng Chính phủ đã ban hành Thông tư số 01/2023/TT-VPCP về việc số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC cũng như thực hiện TTHC trên môi trường điện tử. Thông tư này cụ thể hóa việc áp dụng mã QR trong quá trình tiếp nhận và xử lý TTHC.

Theo hướng dẫn trong thông tư, mã QR của hồ sơ TTHC là một mã vạch hai chiều được tạo ra để cho phép tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ hoặc thanh toán hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng DVC Quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ và cấp tỉnh.

Thông tư này bao gồm 6 chương và 32 điều quy định về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, quá trình tái cấu trúc quy trình TTHC, đánh giá TTHC để đảm bảo sự hiệu quả và chuẩn hóa trong việc quản lý DVC, tích hợp dữ liệu, và chia sẻ thông tin trong quá trình thực hiện TTHC trên nền tảng điện tử.

Áp dụng mã QR trong quá trình tiếp nhận và giải quyết TTHC giúp tạo điều kiện thuận lợi và nhanh chóng cho cả người dân và cán bộ tham gia trong quá trình số hóa hồ sơ và giải quyết TTHC trực tuyến. Điều này đòi hỏi tuân thủ các tiêu chuẩn, quy định và kỹ thuật liên quan đến mã QR, phân tích và thu thập dữ liệu của các hồ sơ, thủ tục, và thông tin liên quan như mã số hồ sơ giải quyết TTHC, mã TTHC, mã định danh của tổ chức hoặc cá nhân thực hiện TTHC, tên giấy tờ, tên hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu, và thời điểm tạo mã QR.

Thông tư số 01/2023 của Văn phòng Chính phủ có hiệu lực từ ngày 25/5/2023, và áp dụng cho tất cả các cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia vào quá trình thực hiện TTHC, cung cấp DVC, thanh toán trực tuyến, số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC.

Để thúc đẩy việc sử dụng mã QR trong hoạt động giải quyết TTHC và để người dân có thói quen quét mã QR, các địa phương có thể thực hiện các biện pháp sau:

Niêm yết mã QR tại các bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở cấp tỉnh, huyện, và xã. Điều này có thể được thực hiện song song với việc niêm yết thông tin về TTHC bằng giấy như trước đây. Mục tiêu là tạo dần thói quen cho người dân sử dụng mã QR để tiếp cận thông tin và kết quả giải quyết TTHC trên môi trường điện tử.

Tăng cường hoạt động tuyên truyền và hướng dẫn người dân và doanh nghiệp về cách quét mã QR và theo dõi trang web để nhận thông báo về kết quả giải quyết TTHC.

Sự phổ biến của mã QR trong vài năm gần đây đã có sự đóng góp quan trọng từ các doanh nghiệp, tổ chức và các cơ quan hành chính Nhà nước. Họ đã chủ động áp dụng mã QR vào hoạt động của họ và tích cực truyền thông và tuyên truyền để người dân cũng như doanh nghiệp nắm vững cách sử dụng mã QR. Việc thường xuyên xuất hiện thông tin về mã QR thông qua nhiều kênh truyền thông sẽ giúp hình thành thói quen sử dụng mã QR của người dân một cách nhanh chóng.

Quý khách có thể tham khảo bài viết liên quan cùng chủ đề của Luật Minh Khuê như sau: Mã QR trên CCCD gắn chíp bị mờ, xước không quét được, phải làm gì? Khi có thắc mắc về quy định pháp luật, hãy liên hệ hotline 19006162 hoặc qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được sự tư vấn từ chúng tôi. Trân trọng./.