1. Thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp trước đây được quy định như nào?
Con dấu doanh nghiệp là một biểu tượng pháp lý đặc trưng của mỗi công ty, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó thường được sử dụng để xác nhận và chứng thực các văn bản, tài liệu nội bộ và các giao dịch của doanh nghiệp. Con dấu có chức năng đại diện cho ý chí của doanh nghiệp và đảm bảo tính chính xác và uy tín của các tài liệu mà nó gắn ký. Con dấu doanh nghiệp có thể có nhiều loại, từ con dấu truyền thống được khắc tại cơ sở đến con dấu dưới hình thức chữ ký số, tuân thủ quy định về giao dịch điện tử.
Vai trò của con dấu trong doanh nghiệp:
Con dấu của doanh nghiệp, bao gồm cả con dấu của công ty, có vai trò quan trọng trong việc thể hiện ý chí của doanh nghiệp trong các hoạt động mà nó tham gia. Con dấu đại diện cho uy tín và pháp nhân của doanh nghiệp, được sử dụng trong việc ký và giữ các văn bản quan trọng như hợp đồng, giấy tờ pháp lý, và các tài liệu có giá trị pháp lý khác. Trong phạm vi của doanh nghiệp, con dấu thường được sử dụng để: ký tên và chứng thực các hợp đồng, thỏa thuận, văn bản nội bộ của công ty; xác nhận và chứng thực các chứng từ tài chính như hóa đơn, biên lai, báo cáo tài chính; đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch và thủ tục pháp lý; đảm bảo tính pháp lý của các tài liệu và báo cáo trước pháp luật.
Thông báo mẫu dấu và quy định:
Theo quy định trước đây tại Luật Doanh nghiệp năm 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung của con dấu. Tuy nhiên, con dấu của doanh nghiệp phải luôn đảm bảo thể hiện đầy đủ thông tin như tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác.
Thông báo mẫu dấu và các trường hợp thực hiện:
Hiện nay, theo quy định tại Nghị định số 78/2015-NĐ/CP của Chính phủ (được sửa đổi và bổ sung bởi Nghị định số 108/2018-NĐ/CP) về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo mẫu con dấu trong ba trường hợp sau:
- Khi mới thành lập doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp được thành lập, cần thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Khi thay đổi dấu công ty: Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi con dấu công ty, cần thực hiện thông báo mẫu con dấu mới để cập nhật thông tin đầy đủ và chính xác.
- Khi hủy mẫu con dấu: Nếu doanh nghiệp không còn sử dụng con dấu hoặc hủy mẫu con dấu hiện có, cần thông báo về việc này để cập nhật thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp được thực hiện bằng văn bản và gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh để tiến hành đăng tải công khai thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp và đáp ứng các quy định về đăng ký kinh doanh.
2. Bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp
Việc thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp trước đây và sau khi Luật Doanh nghiệp năm 2020 bãi bỏ quy định này. Ngoài ra, cũng đề cập đến quy định về việc sử dụng con dấu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Quy định trước đây về thông báo mẫu con dấu:
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014, doanh nghiệp trước khi sử dụng con dấu có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thủ tục thông báo mẫu dấu được coi là bắt buộc. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bãi bỏ quy định này, giúp đơn giản hóa các thủ tục hành chính và tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
Quy định về sử dụng con dấu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP:
Theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu. Điều này đồng nghĩa rằng các tài liệu như giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi, nghị quyết, quyết định và biên bản họp không cần đóng dấu để có giá trị pháp lý.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, như văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, vẫn phải tuân thủ quy định và đóng dấu theo quy định tại Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 04/01/2021 và thay thế Nghị định 78/2015/NĐ-CP và Nghị định 108/2018/NĐ-CP. Việc bãi bỏ một số thủ tục như thông báo thay đổi thông tin người quản lý doanh nghiệp và thông báo chào bán cổ phần riêng lẻ cũng giúp đơn giản hóa quy trình đăng ký kinh doanh. Xem thêm: Những quy định mới về con dấu của doanh nghiệp đầy đủ, chi tiết
3. Khi nào được thay đổi con dấu của doanh nghiệp?
Con dấu trong Luật Doanh nghiệp năm 2020 bao gồm dấu được khắc tại cơ sở hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số, và nó phải tuân thủ quy định về giao dịch điện tử. Con dấu được coi là biểu tượng pháp lý của mỗi công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân tham gia hoạt động sản xuất. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc khẳng định và đảm bảo tính tin cậy và chính xác của các văn bản, tài liệu nội bộ và công khai.
Những trường hợp cần thay đổi mẫu dấu của doanh nghiệp:
- Thay đổi tên doanh nghiệp.
- Thay đổi loại hình doanh nghiệp.
- Hợp nhất mã số thuế doanh nghiệp.
- Mất dấu hoặc dấu bị mờ, hỏng, mòn méo không thể tiếp tục sử dụng.
Trong những trường hợp trên, doanh nghiệp phải thay đổi con dấu để đồng bộ thông tin và đảm bảo tính pháp lý của các văn bản hoặc báo cáo.
Vấn đề đổi địa chỉ trụ sở và thay đổi mẫu con dấu:
Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở và việc này không ảnh hưởng đến mẫu con dấu, thì không cần phải thay đổi mẫu dấu. Tuy nhiên, trong trường hợp đổi địa chỉ trụ sở, khi mẫu con dấu cũ có địa chỉ trụ sở, thì cần phải thay đổi con dấu để cập nhật thông tin mới.
Nhìn chung, việc thay đổi mẫu dấu và quy trình thực hiện đó cần được thực hiện nghiêm túc và đảm bảo tính pháp lý của doanh nghiệp. Điều này giúp đơn giản hóa và chuẩn hóa các thông tin trong quá trình thực hiện các giao dịch và hoạt động của doanh nghiệp.
4. Những vấn đề cần lưu ý khi có sự thay đổi về quy định thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp
- Công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp: Luật Doanh nghiệp năm 2020 công nhận chữ ký số là một dạng dấu của doanh nghiệp, thay đổi hoàn toàn quy định so với Luật Doanh nghiệp năm 2014. Chữ ký số là chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu và thông tin của doanh nghiệp, thay thế cho chữ ký trên các văn bản và tài liệu số trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.
- Quyền được tự quyết đối với con dấu: Trước đây, Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung của con dấu, nhưng cần thể hiện tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp năm 2020 loại bỏ các quy định bắt buộc về nội dung con dấu, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của con dấu mà không bị ràng buộc bởi quy định pháp luật.
- Không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng: Trước đây, Luật Doanh nghiệp năm 2014 đòi hỏi doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bãi bỏ quy định này. Từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng.
Nhận định: Nội dung phân tích một số quy định mới và thay đổi trong lĩnh vực con dấu doanh nghiệp trong Luật Doanh nghiệp năm 2020. Những điểm quan trọng cần nhấn mạnh bao gồm công nhận chữ ký số là một dạng dấu của doanh nghiệp, quyền tự quyết đối với con dấu, và không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng. Các thay đổi này nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong việc sử dụng con dấu, giúp giảm bớt thủ tục phức tạp và tăng tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh của họ.
Liên hệ ngay với tổng đài: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: lienhe@luatminhkhue.vn để được Luật Minh Khuê giải đáp nhanh chóng. Xem thêm: Con dấu doanh nghiệp là gì? Các cách đóng dấu mới nhất
