Mục lục bài viết
1. Bản photo công chứng và bản sao là gì?
Theo cách giải thích từ ngữ theo Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được định nghĩa là một bản chụp hoặc bản đánh máy của tài liệu gốc, bao gồm nội dung đầy đủ và chính xác giống như nội dung ghi trong tài liệu gốc. Điều này có nghĩa rằng việc cấp bản sao không đòi hỏi sự xác nhận từ bất kỳ cơ quan nào có thẩm quyền. Mặc dù như vậy, khi đọc định nghĩa này, nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc phân biệt giữa bản photo và bản sao.
Để làm sáng tỏ hơn, chúng ta cần tìm hiểu trách nhiệm của cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận bản sao theo Điều 6 của Nghị định này:
- Khi luật quy định việc nộp bản sao, cơ quan hoặc tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, và không cần phải yêu cầu rằng bản sao phải được chứng thực, nhưng họ có quyền yêu cầu bản gốc để so sánh. Người tiếp nhận bản gốc phải đảm bảo tính chính xác của bản sao so với bản gốc.
- Nếu cơ quan hoặc tổ chức cấp bản sao từ tài liệu gốc và bản sao này đã được chứng thực, họ không cần phải xuất trình bản gốc, trừ khi có căn cứ cho việc nghi ngờ về tính giả mạo hoặc không hợp pháp của bản sao. Trong trường hợp đó, họ có thể yêu cầu xuất trình bản gốc để so sánh hoặc thực hiện xác minh nếu cần.
Theo quy định này, bản sao có thể được chia thành ba loại: bản sao thông thường, bản sao đã chứng thực và bản sao được cấp từ tài liệu gốc. Vì vậy, bản photo của một tài liệu gốc (nếu không chứng thực) cũng được xem là bản sao, bất kể nó được chụp bằng điện thoại, máy ảnh hoặc đánh máy.
Hiện nay, nhiều người vẫn hiểu sai rằng bản sao là bản photo đã được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ tài liệu gốc. Tuy nhiên, đây là một quan điểm không chính xác, nhưng lại phổ biến trong nhiều cơ quan và tổ chức.
2. Bản photo công chứng và bản sao có giống nhau không?
Mặc dù cụm từ "photo công chứng" hiện đang rất phổ biến trong xã hội, nhưng cần nhấn mạnh rằng cụm từ này đang được sử dụng không chính xác.
Theo định nghĩa của Luật Công chứng năm 2014, công chứng là quá trình mà một công chứng viên từ một tổ chức chuyên nghiệp trong lĩnh vực công chứng xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp của các văn bản, hợp đồng và các giao dịch dân sự khác bằng văn bản. Điều này bao gồm việc đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và không vi phạm đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ hoặc văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.
Ngược lại, theo Nghị định 23/2015, việc chứng thực bản sao từ bản chính là quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền, theo quy định trong nghị định này, sử dụng bản chính để xác minh rằng bản sao này trùng khớp với bản chính.
Do đó, có thể khẳng định rằng "photo công chứng" mà nhiều người thường nói đến thực tế là "photo chứng thực." Nếu bản sao là một bản chụp hoặc bản đánh máy của bản chính và có nội dung đầy đủ và chính xác như nội dung trong tài liệu gốc, thì "photo chứng thực" là bản sao đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận là đúng và chính xác so với bản gốc. Điều này có nghĩa rằng "photo chứng thực" có giá trị pháp lý cao hơn.
Điều 3 của Nghị định 23/2015 cũng xác định như sau:
- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị tương đương với bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp có quy định khác theo luật.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định của Nghị định này cũng có giá trị tương đương với bản chính đã sử dụng cho mục đích đối chiếu trong các giao dịch, trừ trường hợp có quy định khác theo luật.
Tuy nhiên, trong thực tế, trong quá trình xử lý thủ tục hành chính, các cơ quan và đơn vị thường yêu cầu người dân cung cấp bản sao đã được chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc. Nếu yêu cầu là cung cấp bản sao thông thường, thì thường đòi hỏi có bản chính để đối chiếu.
Ngoài ra, hiện nay, người dân cũng có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cung cấp bản sao điện tử, không chỉ bản sao trên giấy.
3. Các loại bản sao công chứng sử dụng thay cho bản chính
Không phải mọi bản sao đều có khả năng thay thế bản chính trong các giao dịch. Chỉ có hai loại bản sao sau đây mới có thể làm được điều đó:
- Bản sao được cấp từ sổ gốc: Việc cấp bản sao từ sổ gốc là quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức quản lý sổ gốc sẽ dựa vào thông tin trong sổ gốc để tạo ra một bản sao. Bản sao từ sổ gốc cần phải có nội dung đầy đủ và chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính: Chứng thực bản sao từ bản chính là quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền sẽ sử dụng bản chính để xác minh và chứng thực rằng bản sao này là đúng và chính xác so với bản chính. Các cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, phường, thị trấn, cơ quan công chứng và cơ quan ngoại giao.
Trong cuộc sống hàng ngày, khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có thẩm quyền yêu cầu bản sao thay thế bản chính, bạn cần cung cấp một bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc một bản sao được chứng thực từ bản chính, và không phải là bản chụp hoặc bản photo.
4. Có đem bản sao đi photo công chứng tiếp được nữa không?
Theo quy định tại khoản 2 của Điều 2 trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao từ bản chính là quá trình mà các cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền sẽ sử dụng bản chính để kiểm tra và xác nhận rằng bản sao này chính xác và tương tự với bản chính.
Theo Điều 18 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, giấy tờ hoặc văn bản cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm:
- Bản chính của giấy tờ hoặc văn bản do các cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền cấp.
- Bản chính của giấy tờ hoặc văn bản do cá nhân tự lập, được xác nhận và đóng dấu bởi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.
Khoản 1 của Điều 20 trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: "Người yêu cầu chứng thực phải cung cấp bản chính của giấy tờ hoặc văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao, cùng với bản sao cần được chứng thực".
Dựa trên quy định trên, để chứng thực các loại giấy tờ hoặc văn bản do cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền cấp, người yêu cầu chứng thực phải cung cấp bản gốc của những loại giấy tờ đó để cho người có thẩm quyền chứng thực kiểm tra và đối chiếu. Vì vậy, bạn không thể sử dụng bản sao đã được chứng thực để chứng thực thêm lần nữa. Theo quy định, bạn phải có bản gốc để cho người có thẩm quyền chứng thực lại bản sao cho bạn.
5. Bản sao chứng thực có giá trị sử dụng trong bao lâu?
Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015 không đề cập đến thời hạn có hiệu lực của bản sao sau khi được công chứng hoặc chứng thực. Vì vậy, theo quy tắc chung, bản sao sau khi được công chứng hoặc chứng thực được coi là có giá trị vô thời hạn.
Tuy nhiên, trong thực tế, bản sao sau công chứng hoặc chứng thực có thể được phân loại thành hai loại:
- Bản sao vô thời hạn: Bản sao này được chứng thực từ các tài liệu như bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô và có giá trị vô thời hạn, trừ khi bản chính đã bị thu hồi hoặc hủy bỏ.
- Bản sao có thời hạn: Bản sao này được chứng thực từ các tài liệu có thời hạn xác định, ví dụ như Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng) và CCCD bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn còn hạn sử dụng của bản gốc.
Trước đây, Bộ Tư pháp đã phát hành Công văn để trả lời kiến nghị của công dân về thời hạn sử dụng và giá trị pháp lý của bản sao chứng thực từ bản chính.
Theo Bộ Tư pháp, hiện nay, pháp luật chứng thực không quy định về thời hạn sử dụng bản sao sau chứng thực từ bản chính. Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 của Nghị định 23/2015 (về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch), bản sao sau khi chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi có quy định khác theo luật.
Như vậy, bản sao sau khi chứng thực từ bản chính được coi là có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu trong quá trình chứng thực. Tuy nhiên, nếu bản chính có sự thay đổi thông tin hoặc nội dung, bản sao đã được chứng thực trước đó sẽ không còn giá trị và không thể thay thế bản chính hiện tại.
Bài viết liên quan:
- Dùng đăng ký xe photo công chứng khi lái xe được hay không?
- Thời hạn văn bản công chứng, chứng thực có giá trị bao lâu?
Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn về mặt pháp lý của quý khách hàng thông qua số hotline Luật Sư Tư Vấn Pháp Luật Miễn Phí Online 24/24: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!