Cấp bản sao văn bản công chứng theo quy định mới nhất

Trong hoạt động bổ trợ tư pháp, văn bản công chứng được coi là "chứng thư" có giá trị chứng cứ cao nhất, bảo đảm an toàn cho các giao dịch dân sự và kinh tế. Tuy nhiên, trong quá trình tham gia các quan hệ pháp luật khác nhau, người dân không thể luôn sử dụng bản chính duy nhất. Chính vì vậy, nghiệp vụ cấp bản sao văn bản công chứng đóng vai trò như một cánh tay nối dài, giúp các bên tham gia giao dịch có thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình một cách linh hoạt mà vẫn giữ nguyên tính xác thực của thông tin gốc.

Bước sang năm 2026, khi Luật Công chứng 2024 đã chính thức đi vào cuộc sống, quy định về việc cấp bản sao không còn bó hẹp trong những trang giấy photo đóng dấu đỏ truyền thống. Một chương mới đã mở ra với sự hiện diện của bản sao điện tử được chứng thực từ kho dữ liệu số tập trung. Điều này không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng lưu trữ vật lý mà còn tạo ra một cơ chế chia sẻ dữ liệu thông minh, minh bạch giữa các cơ quan nhà nước và người dân. Tuy nhiên, để đảm bảo tính nghiêm minh, pháp luật cũng đặt ra những rào cản chặt chẽ về đối tượng có quyền yêu cầu, trình tự thực hiện và trách nhiệm của Tổ chức hành nghề công chứng. 

1. Cấp bản sao văn bản công chứng là gì?

Thuật ngữ "cấp bản sao văn bản công chứng" trong bối cảnh Luật Công chứng 2024 cần được hiểu theo nghĩa rộng và sâu sắc hơn so với các quy định trước đây. Đây là một nghiệp vụ hành chính - tư pháp được thực hiện bởi các tổ chức hành nghề công chứng, dựa trên việc trích xuất thông tin từ hồ sơ gốc đang được lưu trữ nghiêm ngặt tại kho lưu trữ của tổ chức đó.

Bản sao văn bản công chứng là văn bản do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính thực hiện việc sao chụp, trích lục toàn bộ nội dung của văn bản công chứng gốc. Bản sao này phải đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác tuyệt đối so với bản gốc và được công chứng viên ký xác nhận, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Điểm khác biệt cốt lõi nằm ở chỗ, bản sao này được hình thành từ "sổ gốc" (sổ công chứng) và hồ sơ lưu trữ, do đó nó mang tính chất của một bản trích lục hành chính có giá trị chứng minh cao nhất về sự tồn tại và nội dung của giao dịch.

Theo quy định mới, bản sao văn bản công chứng không còn bó hẹp trong hình thức văn bản giấy mà đã mở rộng sang hình thức điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc các tổ chức hành nghề công chứng sẽ thực hiện việc số hóa hồ sơ, cho phép trích xuất các file dữ liệu có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, đảm bảo giá trị pháp lý tương đương với bản giấy trong các giao dịch trên môi trường mạng.

2. Phân biệt bản sao văn bản công chứng với bản sao chứng thực từ bản chính

Sự nhầm lẫn giữa hai loại hình bản sao này thường dẫn đến những sai sót trong thủ tục hành chính. Bản chất và cơ chế xác thực của chúng có những dị biệt rất lớn về mặt pháp lý và thẩm quyền thực hiện.

Hoạt động công chứng tập trung vào việc bảo đảm nội dung và tính hợp pháp của giao dịch, trong khi hoạt động chứng thực chủ yếu tập trung vào hình thức và sự trùng khớp bề mặt của tài liệu. Do đó, bản sao văn bản công chứng theo Điều 69 mang tính đặc thù cao, gắn liền với trách nhiệm bảo quản hồ sơ trọn đời của tổ chức hành nghề công chứng.

3. Ai có quyền yêu cầu cấp bản sao 

Việc xác định đối tượng có quyền yêu cầu cấp bản sao là một sự cân bằng tinh tế giữa quyền riêng tư, bảo mật giao dịch và quyền tiếp cận thông tin của các bên có lợi ích liên quan. Luật Công chứng 2024 (Luật 2024) đã mở rộng và làm rõ các nhóm đối tượng này để tránh những tranh chấp không đáng có trong thực tiễn.

3.1. Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

Chủ thể đầu tiên và quan trọng nhất có quyền yêu cầu cấp bản sao chính là các bên trực tiếp ký kết vào văn bản công chứng. Đây là quyền lợi mặc nhiên của chủ sở hữu giao dịch. Trong các hợp đồng song vụ hoặc đa vụ, bất kỳ bên nào cũng có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng cấp bản sao cho mình để thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đó. Việc này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch dài hạn như hợp đồng thuê nhà, thế chấp tài sản hoặc hợp đồng kinh doanh, nơi mà bản chính có thể bị thất lạc qua nhiều năm.

3.2. Người thừa kế và người được ủy quyền hợp pháp

Luật Công chứng 2024 đã cụ thể hóa quyền của người thừa kế, một điểm vốn còn gây nhiều lúng túng trong Luật Công chứng 2014 (Luật 2014). Khi một bên tham gia giao dịch là cá nhân đã qua đời hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết, người thừa kế của họ có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng để thực hiện các thủ tục khai nhận di sản hoặc giải quyết các vấn đề pháp lý tồn đọng.

Tương tự, trong trường hợp bên tham gia giao dịch là tổ chức đã giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, tổ chức hoặc cá nhân kế thừa quyền và nghĩa vụ (người kế thừa) sẽ có tư cách yêu cầu cấp bản sao. Điều này đảm bảo tính liên tục của các quan hệ pháp lý và bảo vệ quyền sở hữu tài sản của các thực thể sau khi chuyển đổi hoặc chấm dứt hình thức pháp lý ban đầu.

Đối với người đại diện theo ủy quyền, họ có quyền thực hiện việc yêu cầu cấp bản sao nếu trong văn bản ủy quyền có ghi rõ phạm vi công việc này. Quy định này tạo thuận lợi cho các giao dịch xuyên quốc gia hoặc các trường hợp người dân không có điều kiện trực tiếp đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.

3.3. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong các trường hợp đặc biệt

Khoản 1 Điều 69 quy định cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng bằng văn bản. Các trường hợp này thường phục vụ cho mục đích công vụ như: giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xét xử hoặc thi hành án liên quan đến nội dung đã được công chứng. Trong trường hợp này, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp mà không cần sự đồng ý của các bên tham gia giao dịch, nhằm đảm bảo tính thượng tôn pháp luật và hỗ trợ các cơ quan tư pháp trong việc phá án hoặc giải quyết tranh chấp.

3.4. Người có quyền, nghĩa vụ liên quan và cơ chế đồng ý

Một điểm đáng lưu ý là việc cấp bản sao cho "người có quyền, nghĩa vụ liên quan" không thuộc các nhóm nêu trên phải được sự đồng ý của người yêu cầu công chứng. Nếu người yêu cầu công chứng ban đầu đã chết hoặc pháp nhân đã chấm dứt, việc này phải được sự đồng ý của người thừa kế hoặc người kế thừa. Quy định này nhằm bảo vệ bí mật thông tin của các bên tham gia hợp đồng, tránh việc các đối tượng không liên quan khai thác thông tin cá nhân hoặc bí mật kinh doanh có trong hồ sơ công chứng.

4. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bản công chứng

Thẩm quyền cấp bản sao được thiết kế gắn liền với trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, tạo thành một quy trình khép kín và an toàn.

4.1. Tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính

Nguyên tắc vàng của Điều 69 là: "Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính thực hiện". Điều này có nghĩa là người dân phải tìm đến đúng nơi mình đã thực hiện việc công chứng trước đây. Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm các Phòng công chứng (do Nhà nước thành lập) và các Văn phòng công chứng (do tư nhân thành lập).

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng theo Luật 2024 được quy định cực kỳ nghiêm ngặt :

• Thành phần hồ sơ lưu trữ: Bao gồm bản gốc văn bản công chứng, các bản sao giấy tờ mà người yêu cầu đã nộp, các bản in khai thác từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, ảnh của người ký (trong một số trường hợp) và các giấy tờ xác minh liên quan.
• Thời hạn lưu trữ: Bản chính văn bản công chứng phải được lưu trữ ít nhất 30 năm đối với giao dịch bất động sản và ít nhất 10 năm đối với các giao dịch khác. Thực tế, nhiều tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc lưu trữ vĩnh viễn để đảm bảo an toàn pháp lý cho khách hàng.

4.2. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng biến động

Một câu hỏi thường gặp là: "Nếu Văn phòng công chứng đã đóng cửa thì xin cấp bản sao ở đâu?". Luật Công chứng 2024 dự liệu các tình huống sau :

Tạm ngừng hoạt động: Khi một tổ chức hành nghề công chứng tạm ngừng hoạt động, hồ sơ lưu trữ sẽ được bàn giao cho một tổ chức khác do Sở Tư pháp chỉ định tiếp nhận và giải quyết việc cấp bản sao cho người dân trong thời gian này.

Giải thể hoặc chấm dứt hoạt động: Tổ chức hành nghề công chứng phải thỏa thuận với một tổ chức khác cùng địa bàn để bàn giao hồ sơ. Nếu không thỏa thuận được, Sở Tư pháp sẽ chỉ định một Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng đủ điều kiện tiếp nhận lưu trữ.

Chuyển đổi, chuyển nhượng: Trường hợp Phòng công chứng chuyển đổi thành Văn phòng công chứng, đơn vị mới sẽ kế thừa toàn bộ hồ sơ và trách nhiệm cấp bản sao.

Quy định này đảm bảo rằng dù tổ chức hành nghề có thay đổi về mặt nhân sự hay hình thức pháp lý, kho dữ liệu công chứng của Nhà nước vẫn luôn hiện hữu và sẵn sàng phục vụ nhu cầu của nhân dân.

5. Trình tự, thủ tục cấp bản sao văn bản công chứng mới nhất

Quy trình thực hiện thủ tục cấp bản sao theo Luật Công chứng 2024 được tinh gọn tối đa, đồng thời tích hợp các phương thức nộp hồ sơ hiện đại.

5.1. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Người yêu cầu cấp bản sao cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các loại giấy tờ sau :

5.2. Các bước thực hiện chi tiết

Quy trình giải quyết thông thường diễn ra nhanh chóng, có thể lấy ngay trong ngày làm việc.

Bước 1: Nộp hồ sơ. Người dân có thể nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, gửi qua bưu chính, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công nếu tổ chức đó đã triển khai hệ thống công chứng điện tử.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra. Công chứng viên hoặc nhân viên nghiệp vụ kiểm tra tính hợp pháp của người yêu cầu và đối chiếu thông tin trong phiếu yêu cầu với sổ công chứng lưu trữ. Nếu hồ sơ thiếu, người yêu cầu sẽ được hướng dẫn bổ sung bằng phiếu hướng dẫn.

Bước 3: Sao chụp và trích lục. Sau khi tìm thấy bản chính trong kho lưu trữ, nhân viên sẽ tiến hành sao chụp (photo) hoặc in từ dữ liệu điện tử. Công chứng viên thực hiện đối chiếu bản sao với bản gốc để đảm bảo sự trùng khớp 100%.

Bước 4: Ký lời chứng và đóng dấu. Công chứng viên ký lời chứng bản sao (ghi rõ số lượng bản sao, ngày cấp, và xác nhận đúng với bản chính đang lưu trữ). Sau đó, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đóng dấu và dấu giáp lai (nếu có nhiều trang).

Bước 5: Trả kết quả. Người yêu cầu nộp phí theo quy định và nhận bản sao văn bản công chứng.

5.3. Thời gian giải quyết và phí, lệ phí

Thời gian giải quyết thông thường là trong vòng 01 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với những hồ sơ đã lưu trữ quá lâu hoặc số lượng bản sao lớn, thời gian có thể kéo dài hơn nhưng không quá 02 ngày làm việc.

Mức phí cấp bản sao văn bản công chứng được tính dựa trên quy định của Bộ Tài chính (thông thường là Thông tư 257/2016/TT-BTC và các văn bản sửa đổi).

Lưu ý: Tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, mức phí này có thể được thu bằng ngoại tệ (khoảng 10 USD/bản). Ngoài phí công chứng, người yêu cầu có thể phải trả thù lao cho việc sao chụp, in ấn hồ sơ tùy theo biểu giá niêm yết của từng tổ chức hành nghề công chứng.

6. Giá trị pháp lý của bản sao văn bản công chứng

Bản sao văn bản công chứng được cấp theo đúng quy định tại Điều 69 có một sức mạnh pháp lý tương đương với bản chính trong hầu hết các tương tác xã hội. Khoản 3 Điều 69 khẳng định: "Bản sao văn bản công chứng có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác". Điều này mang lại sự an tâm tuyệt đối cho người dân khi bản chính bị thất lạc hoặc hư hỏng. Bản sao này có thể dùng để :

• Đăng ký biến động đất đai tại Văn phòng đăng ký đất đai (sang tên, thế chấp).
• Thực hiện các thủ tục tại ngân hàng (vay vốn, giải chấp).
• Quyết toán thuế, khai báo tại cơ quan hải quan.
• Chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản trước các cơ quan hành chính nhà nước.

Trong tố tụng, văn bản công chứng (bao gồm cả bản sao từ hồ sơ lưu trữ) có giá trị chứng cứ cao. Các tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Do được cấp từ kho lưu trữ của tổ chức hành nghề công chứng - nơi chịu sự quản lý của Sở Tư pháp - bản sao này được mặc định là phản ánh trung thực nội dung giao dịch gốc, có độ tin cậy vượt trội so với các loại bản sao tự sao chụp hoặc bản sao chứng thực thông thường.

Kết luận

Những quy định mới nhất về cấp bản sao văn bản công chứng là minh chứng rõ nét cho nỗ lực cải cách hành chính và chuyển đổi số của ngành tư pháp Việt Nam. Việc đa dạng hóa hình thức bản sao – từ bản giấy truyền thống đến bản dữ liệu điện tử có chữ ký số – đã giải quyết triệt để bài toán về thời gian và chi phí đi lại cho người dân, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Đây không chỉ là sự thay đổi về mặt kỹ thuật, mà còn là sự thay đổi về tư duy phục vụ: lấy sự thuận tiện của người dân làm trung tâm nhưng vẫn đặt sự an toàn pháp lý lên hàng đầu.

Dù thực hiện dưới hình thức nào, giá trị của bản sao văn bản công chứng vẫn luôn dựa trên nền tảng của sự trung thực và tính chính xác tuyệt đối so với bản gốc đang được lưu trữ tại hồ sơ công chứng. Trong tương lai, khi hệ thống Cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc hoàn thiện và liên thông hoàn toàn, việc cấp bản sao có thể sẽ chỉ còn là những thao tác "click chuột" đơn giản nhưng lại chứa đựng hàm lượng bảo mật cực cao. Hiểu và vận dụng đúng các quy định này không chỉ giúp mỗi cá nhân, tổ chức bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình mà còn góp phần xây dựng một xã hội số tin cậy, nơi mọi thông tin pháp lý đều được minh bạch hóa và lưu giữ bền vững với thời gian.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!