1. Nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp được hiểu như thế nào?

Nhân viên hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc  trong phòng hành chính cụ thể như lễ tân,  tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác, theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác (quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…).

Mô tả công việc hành chính nhân sự tổng hợp như sau:

- Công việc hành chính: quản lý, mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng; thanh toán chi phí Văn phòng như điện, nước, mạng,..

- Công việc nhân sự: theo dõi chấm công, quản lý con dấu, sắp xếp phòng họp, soạn thảo công văn, hợp đồng,..

- Công việc tuyển dụng: đăng tin tuyển dụng, sắp xếp lịch phỏng vấn, tổng hợp kết quả, báo cáo kết quả, hỗ trợ training nhân viên mới,..

- Các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.

Yêu cầu về vị trí công việc hành chính nhân sự tổng hợp như sau:

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị nhân lực, văn hóa, xã hội văn thư lưu trữ, quản trị..

- Kỹ năng giao tiếp tốt, thành thạo tin học văn phòng.

- Biết sắp xếp và xử lý công việc chủ động, khoa học, nhanh nhẹn, nhiệt tình chịu khó học hỏi, cẩn thận, trung thực.

- Kỹ năng sắp xếp, lưu trữ, tổ chức các hoạt động, giải quyết tình huống.

Bộ phận hành chính nhân sự có vị trí quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động và tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Vị trí này có mặt từ các công ty nhỏ cho đến các công ty lớn. Một nhân viên hành chính nhân sự được xem như là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với cấp trên. Chính vì thế, nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp khéo léo để xử lý các công việc cũng như biết cách gắn kết tập thể nhân viên trong tổ chức lại với nhau để tăng năng suất lao động. Đồng thời, với cách ứng xử tinh tế và khéo léo của mình, bản thân nhân viên hành chính nhân sự sẽ giúp họ biết cách dung hòa mọi thứ, sao cho không mất lòng sếp nhưng vẫn được lòng nhân viên, đồng nghiệp trong công ty.

 

2. Bảng mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp 

                                                        Bảng mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp

1. Thông tin chung về công việc

- Vị trí: Nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp.

- Bộ phận : Phòng hành chính nhân sự.

- Thời gian làm việc : 8h/1 ngày

+ Sáng : 8h-12h

+ Chiều : 13h-17h

- Thời gian thử gian: 2 tháng

- Địa điểm làm việc: Phòng 2007, tầng 20, Tòa nhà C2, D'capitale, 119 Đ. Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội

- Thu nhập : 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng

- Chính sách phúc lợi:

+ Sau thử việc, được nhận sẽ được đóng bảo hiểm xã hội đóng theo quy định nhà nước.

+ Thưởng lễ, tết, cuối năm Được tham gia đào tạo kĩ năng - nghiệp vụ.

+ Có cơ hội thăng tiến theo lộ trình công việc.

+ Các chế độ khác Nghỉ mát, du lịch, team building…..chế độ đãi ngộ khác

+ Môi trường làm việc trẻ trung, thân thiện.

>> Tham khảo: Nhân viên hành chính tiếng Anh là gì? Hành chính nhân sự bằng tiếng Anh

 

2. Các công việc chính

- Các công việc hành chính hằng ngày: 

+ Tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty.

+ Tiếp nhận cuộc gọi chuyển đến các phòng ban trong công ty.

+ Soạn thảo văn bản, quy chế và hợp đồng theo phân công Ban lãnh đạo công ty.

+ Thực hiện sao chép các dữ liệu và chuyển đến cá nhân, bộ phận theo yêu cầu từ Ban lãnh đạo công ty.

+ Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu.

+  Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.

+  Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương, …

- Tổ chức các buổi tiếp khách, cuộc họp trong công ty, tổ chức liên hoan, tất niên, sinh nhật , khen thưởng.

- Quản lý chi tiêu chi phí  hành chính của công ty:

+ Chi phí hành chính bao gồm : phí điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, tiền điện nước, tiền cáp internet, tiền thuê văn phòng, chi phí tiếp khách … đều sẽ gửi hóa đơn về cho chuyên viên hành chính tổng hợp.

+ Việc tổng hợp, phê duyệt và thanh toán cho các bên liên quan sẽ được tiến hành theo từng tháng. Chuyên viên hành chính tổng hợp phải đảm bảo các chi phí hành chính đúng như quy định và hợp đồng đã ký, những trường hợp vượt quá quy định cần được báo cáo lên cấp trên.

+  Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp / Event, nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác / lịch hẹn cho sếp, ...

- Quản lý nhân viên của nhân viên công ty

+ Theo dõi và quản lý lịch làm việc của Nhân sự trong công ty.

+  Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty.

+  Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.

- Quản lý thông tin, dự liệu tổng hợp: 

+  Phụ trách Photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng, …), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, …).

+ Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp.

+  Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng :

+ Nhân viên Hành chính nhân sự có trách nhiệm tổng hợp ý kiến và nhu cầu của các phòng ban. Lập kế hoạch tuyển dụng để trình lên Trưởng phòng.

+ Đăng bài tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ của các ứng viên.

+ Phối hợp với các bộ phận liên quan, chọn ra những ứng viên phù hợp.

+ Gửi thông báo, soạn thảo hợp đồng lao động tới những ứng viên đã trúng tuyển.

+ Đánh giá kết quả trong báo cáo trình lên trưởng phòng.

+ Hướng dẫn, giới thiệu cho nhân viên mới về các chính sách, quy định nhân sự của công ty.

3. Yêu cầu vị trí nhân sự tổng hợp

- Tốt nghiệp cao đẳng trở lên các ngành nhân sự …

- Độ tuổi từ 22 - 35 tuổi Am hiểu các quy định, pháp luật của Nhà nước trong lĩnh vực Nhân sự, lao động, Bảo hiểm…

- Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm tại vị trí tương đương.

- Ưu tiên ứng viên mạnh nghiệp vụ C&B Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Powerponit ...)

-  Là người nhiệt tình, chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ và biết quan sát.

 

3. Những tiêu chí cần có để trở thành nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp giỏi

-  Tốt nghiệp có bằng Cao đẳng trở lên các ngành liên quan đến quản lý nhân sự, công đoàn, hành chính, nhân sự.

- Trình độ ngoại ngữ  là một lợi thế như: tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Pháp....

- Kỹ năng giao tiếp tốt ỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định đúng đắn, nhanh nhạy.

-  Kỹ năng xây dựng mối quan hệ, ngoại giao tốt Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả và làm việc độc lập thông minh.

-  Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả Kỹ năng thuyết trình tự tin, hấp dẫn.

- Tỉ mỉ, cẩn thận, nhạy bén, tinh tế, trung thực trong thực hiện công việc.

Ngoài quy định về nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, Quý khách hàng có thắc mắc thêm về chế độ tiền lương có thể tham khảo thêm bài viết sau đây: Quy định về thời gian thử việc đối với người lao động?

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê đã biên soạn. Trường hợp Quý khách hàng còn bất cứ vướng mắc gì về nội dung đã nêu trên Quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với bộ phận Luật sư tư vấn pháp luật lao động trực tuyến qua tổng đài, gọi ngay số: 19006162 để được hỗ trực tuyến. Rất mong nhận được sự hợp tác từ Quý khách hàng. Trân trọng!