Mẫu Biên bản niêm phong tài liệu sử dụng trong thanh tra lĩnh vực quản lý nhà nước

1. Biên bản niêm phong tài liệu được hiểu là gì?

Biên bản là một dạng tài liệu ghi lại sự việc hoặc vụ việc đang diễn ra, được tạo ra nhằm cung cấp chứng cứ pháp lý cho các tình huống trong tương lai. Biên bản cần phải được viết một cách trung thực, khách quan, chính xác và đầy đủ. Nó không nên được chỉnh sửa sau khi đã ghi chép, mà phải được tạo ra ngay lập tức sau khi sự việc hoặc vụ việc đã hoặc đang diễn ra để đảm bảo sự chân thực.

Tầm quan trọng của biên bản là không thể phủ nhận, bởi nó có khả năng ghi chép lại những sự kiện đã xảy ra hoặc đang diễn ra. Mặc dù biên bản không mang tính chất pháp lý, nhưng nó được sử dụng rộng rãi để làm chứng cứ minh chứng cho các sự kiện thực tế trong quá khứ.

Biên bản hành chính thường được tạo ra trong nhiều tình huống, ví dụ như trong việc tổ chức các kỳ thi quan trọng, quản lý quan trọng, quá trình giao nhận, hoặc việc bàn giao. Biên bản với tính chất pháp lý được lập ra để ghi lại và mô tả toàn bộ diễn biến của sự kiện hoặc vụ việc xuất phát từ thực tế, dựa trên thông tin từ các bên liên quan (bao gồm cả trong các tình huống như phiên tòa, khám nghiệm tử thi, hay tai nạn giao thông).

Niêm phong tài liệu là hành động đặt dấu niêm phong hoặc tem niêm phong lên các tài liệu quan trọng như hợp đồng, văn bản, bưu kiện, hộp, hồ sơ, hoặc các vật phẩm khác nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, không thay đổi và không bị can thiệp từ lúc niêm phong cho đến khi mở niêm phong bởi những người được ủy quyền.

Hành động niêm phong tài liệu thường đi kèm với việc ghi chú thời gian niêm phong, danh tính người niêm phong, và mục đích của việc niêm phong. Điều này giúp đảm bảo rằng tài liệu không bị thay đổi hoặc mất tính toàn vẹn trong quá trình lưu trữ và chuyển giao. Niêm phong tài liệu thường được thực hiện trong các tình huống có tính chất quan trọng, như trong các thủ tục pháp lý, thanh tra, kiểm tra tài chính, vận chuyển hàng hóa quan trọng, và các hoạt động liên quan đến bảo mật thông tin.

Như vậy, niên bản niêm phong tài liệu là một loại tài liệu được tạo ra để ghi lại quá trình niêm phong các tài liệu quan trọng. Biên bản niêm phong tài liệu thường ghi chép chi tiết về quá trình niêm phong, bao gồm thời gian, địa điểm, danh sách những người tham gia, danh sách các tài liệu đã niêm phong, và mục đích của việc niêm phong. Điều này giúp bảo đảm rằng tài liệu không bị thay đổi hay bị can thiệp trong quá trình lưu trữ và vận chuyển.

Biên bản niêm phong tài liệu có tính chất pháp lý và thường được lập ra trong các tình huống có tính quan trọng và đòi hỏi tính toàn vẹn của các tài liệu, như trong các thủ tục pháp lý, thanh tra, kiểm tra tài chính, vận chuyển hàng hóa quan trọng, và các hoạt động liên quan đến bảo mật thông tin.

2. Niêm phong tài liệu sử dụng trong thanh tra lĩnh vực quản lý nhà nước được thực hiện trong trường hợp nào?

Liên quan đến điều kiện niêm phong, Điều 85 trong Luật Thanh tra 2022 đã quy định một cách chi tiết như sau:

Trong khoản 1, quy định rằng Trưởng đoàn thanh tra có quyền ra quyết định niêm phong một phần hoặc toàn bộ tài liệu của đối tượng bị thanh tra khi có căn cứ cho rằng những tài liệu này liên quan đến việc vi phạm pháp luật hoặc cần bảo đảm tính nguyên vẹn của chúng.

Quá trình ra quyết định niêm phong tài liệu phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó cụ thể rõ ràng những tài liệu cần phải được niêm phong, thời gian hiệu lực của việc niêm phong, cũng như các nghĩa vụ mà đối tượng bị thanh tra phải tuân theo trong thời gian niêm phong diễn ra. Danh sách các tài liệu bị niêm phong cần phải được lập thành một danh mục riêng biệt, có chứa chữ ký của người đại diện cho Đoàn thanh tra cùng với chữ ký của đối tượng bị thanh tra.

Dựa theo những quy định trên, Trưởng đoàn thanh tra được ủy quyền quyết định việc niêm phong một phần hoặc toàn bộ tài liệu của đối tượng bị thanh tra trong hai trường hợp sau:

- Khi có căn cứ cho rằng tài liệu này có liên quan đến việc vi phạm pháp luật.

- Khi cần thiết để đảm bảo tính nguyên vẹn của tài liệu.

Việc quyết định niêm phong tài liệu phải được thực hiện bằng văn bản và bao gồm đầy đủ chữ ký của đại diện Đoàn thanh tra cùng với chữ ký của đối tượng bị thanh tra.

3. Mẫu Biên bản niêm phong tài liệu sử dụng trong thanh tra lĩnh vực quản lý nhà nước

>> Tải ngay: Mẫu Biên bản niêm phong tài liệu sử dụng trong thanh tra lĩnh vực quản lý nhà nước

Mẫu biên bản niêm phong tài liệu của đối tượng thanh tra được thực hiện theo Mẫu 13 ban hành kèm theo Thông tư 06/2021/TT-TTCP.

 BIÊN BẢN

Niêm phong tài liệu

Căn cứ Quyết định số 123 ngày 25/8/2023 của (Trưởng đoàn thanh tra) về việc niêm phong tài liệu,

Vào 15 giờ 00  ngày 29/8/2023, tại (Địa điểm thực hiện việc niêm phong tài liệu)

Chúng tôi gồm có:

I. Thành phần

1. Đại diện Đoàn thanh tra:

Ông (bà) Nguyễn Văn Thanh, chức vụ Trưởng Đoàn Thanh tra.

Số điện thoại: 0901 234 567

Địa chỉ email: nguyenvanthanh@example.com

2. Đại diện Công ty:

Ông (bà) Nguyễn Hoàng Minh, chức vụ Giám đốc Công ty ABC.

Số điện thoại: 0987 654 321

Địa chỉ email: nguyenhoangminh@example.com

II. Nội dung

Tiến hành niêm phong các tài liệu sau:

1. Hợp đồng ký kết với Nhà cung cấp A (có danh mục kèm theo).

2. Báo cáo tài chính quý II/2023 (có danh mục kèm theo).

Tài liệu sau khi niêm phong được giao cho Ông Nguyễn Minh Hải - Trưởng phòng Kế toán quản lý.

Việc niêm phong tài liệu hoàn thành vào 14:30 giờ ngày 25/08/2023. Biên bản niêm phong tài liệu đã được đọc lại cho những người có tên nêu trên nghe và ký xác nhận; biên bản được lập thành 3 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản, lưu hồ sơ 01 bản. 

DANH MỤC TÀI LIỆU

(Kèm theo Biên bản niêm phong tài liệu ngày 29/8/2023)

4. Khi nào kết thúc việc niêm phong tài liệu?

Việc niêm phong tài liệu là một quá trình có điểm dừng tại thời hạn niêm phong, được quy định tại khoản 2 của Điều 85 trong Luật Thanh tra 2022, như sau:

Thời hạn niêm phong tài liệu không được kéo dài ra ngoài thời gian thực hiện công tác thanh tra trực tiếp tại nơi được thanh tra. Điều này đồng nghĩa với việc thời gian niêm phong sẽ được xác định dựa trên khoảng thời gian thực tế mà hoạt động thanh tra được thực hiện tại địa điểm liên quan. Mọi hoạt động khai thác và sử dụng các tài liệu bị niêm phong đều phải tuân theo sự đồng ý của Trưởng đoàn thanh tra.

Cùng với điều này, chúng ta cũng cần nhớ đến quy định tại khoản 2 của Điều 81 trong Luật Thanh tra 2022, nêu rõ: Khi việc áp dụng biện pháp như đã quy định tại các điểm d, đ, e, h và i khoản 1 của Điều này không còn cần thiết, Trưởng đoàn thanh tra phải ra quyết định hoặc đề xuất hủy bỏ ngay các biện pháp đã áp dụng.

Như vậy, khi áp dụng những quy định nêu trên cùng với các điều khoản khác, việc niêm phong tài liệu của đối tượng thanh tra sẽ kết thúc trong các tình huống sau:

- Khi thời hạn niêm phong đã kết thúc.

- Khi Trưởng đoàn thanh tra đưa ra quyết định hoặc kiến nghị hủy bỏ biện pháp niêm phong sau khi xem xét thấy không còn cần thiết.

Bài viết liên quan: Mẫu biên bản mở niêm phong tang vật, phương tiện vi phạm hành chính bị tạm giữ theo thủ tục hành chính (Mẫu biên bản số 17) 

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.6162 hoặc qua email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!