Các chứng từ kế toán trong giao nhận, điều chuyển tiền mặt tại NHNN

1. Các loại chứng từ kế toán được quy định trong giao nhận, điều chuyển tiền mặt tại NHNN

Khoản 1 của Điều 6 trong Thông tư 25/2022/TT-NHNN quy định về việc sử dụng các chứng từ kế toán trong các hoạt động liên quan đến tiền mặt như sau:

- Chứng từ sử dụng khi nhập hoặc xuất tiền từ Quỹ dự trữ phát hành bao gồm các loại sau đây: lệnh điều chuyển hoặc lệnh xuất/nhập của Quỹ dự trữ phát hành, các phiếu nhập kho, xuất kho cùng với biên bản giao nhận tiền. Các loại chứng từ này đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc quản lý và sử dụng tiền từ Quỹ dự trữ phát hành, và cũng giúp trong việc kiểm tra và xác minh các giao dịch tài chính.

- Chứng từ sử dụng trong quá trình thu hoặc chi tiền thuộc Quỹ nghiệp vụ phát hành bao gồm giấy nộp tiền, séc, lệnh chuyển Có, giấy lĩnh tiền, phiếu thu, phiếu chi cùng với bảng kê các loại tiền thu và bảng kê các loại tiền chi.

- Chứng từ sử dụng khi nhập tiền để tiêu hủy bao gồm lệnh điều chuyển, phiếu nhập kho cùng với biên bản giao nhận tiền.

- Chứng từ sử dụng khi xuất tiền để tiêu hủy bao gồm lệnh điều chuyển, phiếu xuất kho cùng với biên bản giao nhận tiền. Lệnh điều chuyển được tạo ra để chứng minh việc chuyển đổi tiền từ tài khoản hoặc nguồn tài chính cụ thể sang một tài khoản hoặc mục đích khác để tiêu hủy. Lệnh điều chuyển này ghi chính xác số tiền cần chuyển và mục đích của việc chuyển đổi. Khi tiền được xuất ra để tiêu hủy, một phiếu xuất kho sẽ được tạo ra để ghi nhận giao dịch này. Phiếu này cung cấp thông tin về số tiền được xuất ra, ngày giờ xuất kho, thông tin về người gửi và người nhận tiền, cũng như các thông tin khác liên quan. Biên bản giao nhận tiền là một tài liệu chứng minh việc chuyển giao tiền từ người gửi (người xuất tiền) đến người nhận (người nhập tiền) trong quá trình tiêu hủy. Biên bản này cung cấp thông tin về số tiền chuyển giao, thông tin về người gửi và người nhận, cũng như thời gian và điều kiện của giao dịch.

- Chứng từ sử dụng khi nhập tiền mới in hoặc đúc từ đơn vị sản xuất bao gồm phiếu nhập kho cùng với biên bản giao nhận tiền.

- Các chứng từ khác bao gồm biên bản chi tiết kết quả kiểm đếm và biên bản tổng hợp kết quả kiểm đếm của Hội đồng kiểm đếm, biên bản tạm thu giữ tiền, biên bản thu giữ tiền, biên bản phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật, và giấy ủy quyền vận chuyển.

Các loại chứng từ như phiếu nhập kho/phiếu xuất kho, giấy nộp tiền, phiếu hạch toán Nợ/Có tài khoản ngoại bảng "tiền đang vận chuyển" phải tuân thủ theo mẫu được quy định tại Phụ lục số IXA đến Phụ lục số IXĐ của Thông tư 25/2022/TT-NHNN.

2. Trách nhiệm trong lập chứng từ kế toán giao nhận, điều chuyển tiền mặt tại NHNN

Theo quy định của Khoản 2 Điều 6 trong Thông tư 25/2022/TT-NHNN, việc lập các chứng từ được phân công trách nhiệm như sau:

- Vụ Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm lập phiếu nhập kho/phiếu xuất kho khi có sự nhập tiền hoặc xuất tiền tại kho tiền I. Trong quá trình quản lý tài chính và kế toán của một tổ chức, việc lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận các giao dịch liên quan đến hàng hóa hoặc tài sản di động. Tuy nhiên, khi có sự nhập tiền hoặc xuất tiền tại kho tiền (kho tiền thường chỉ người ta lưu trữ tiền mặt hoặc các tài sản tương đương như séc, chứng từ thanh toán), trách nhiệm lập các loại phiếu này có thể thuộc về các bộ phận khác nhau tùy thuộc vào cách tổ chức đã tổ chức và phân chia trách nhiệm. Tuy nhiên, thường thì trong một tổ chức, bộ phận Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm chính trong việc lập các loại phiếu này khi có sự nhập tiền hoặc xuất tiền tại kho tiền. Việc này bảo đảm rằng các giao dịch tài chính liên quan được ghi nhận đầy đủ và chính xác trong hệ thống kế toán của tổ chức.

- Phòng Kế toán - Tài vụ của Chi cục Phát hành và Kho quỹ có nhiệm vụ lập phiếu nhập kho/phiếu xuất kho trong quá trình nhập tiền hoặc xuất tiền tại kho tiền II. Việc lập các loại phiếu này giúp đảm bảo rằng các giao dịch tài chính liên quan đến kho tiền được ghi nhận chính xác, minh bạch và có thể kiểm tra được. Đồng thời, nó cũng giúp trong việc theo dõi lưu chuyển tiền mặt và tài sản tương đương trong tổ chức, từ đó giúp quản lý tài chính và kế toán hiệu quả hơn.

- Phòng Kế toán - Thanh toán của các NHNN chi nhánh đảm nhận việc lập phiếu nhập kho/phiếu xuất kho, phiếu thu/phiếu chi khi có sự nhập tiền hoặc xuất tiền tại kho tiền của NHNN chi nhánh. Phòng Kế toán của Sở Giao dịch cũng có trách nhiệm lập phiếu thu/phiếu chi khi có sự nhập tiền hoặc xuất tiền tại kho tiền của Sở Giao dịch.

- Bộ phận kế toán của Hội đồng tiêu hủy được giao trách nhiệm lập phiếu nhập kho/phiếu xuất kho khi có sự nhập tiền hoặc xuất tiền để tiêu hủy tại các Cụm tiêu hủy. Việc lập các loại phiếu này không chỉ giúp đảm bảo rằng các giao dịch tiêu hủy được ghi nhận chính xác, mà còn giúp trong việc theo dõi và kiểm soát việc sử dụng và tiêu hủy tài sản trong tổ chức.

3. Quy định về chế độ chứng từ kế toán NHNN khi luân chuyển chứng từ

Theo quy định tại Điều 7 của Thông tư 25/2022/TT-NHNN, việc luân chuyển chứng từ bằng giấy và bằng dữ liệu điện tử được thực hiện theo chế độ chứng từ kế toán của NHNN như sau:

- Trong trường hợp xuất tiền hoặc chi tiền: Vụ Tài chính - Kế toán sẽ lập phiếu xuất kho/phiếu chi dựa trên lệnh điều chuyển hoặc Lệnh xuất - nhập Quỹ dự trữ phát hành được phê duyệt bởi Giám đốc NHNN chi nhánh và các tài liệu liên quan. Sau đó, bộ phận kế toán chuyển bộ chứng từ xuất tiền/chi tiền sang bộ phận kho quỹ để thực hiện quy trình xuất tiền/chi tiền. Bộ phận kho quỹ sẽ kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ dựa trên thông tin từ bộ phận kế toán, sau đó lập biên bản giao nhận tiền hoặc bảng kê các loại tiền chi theo quy định. Tiếp theo, chứng từ và thông tin liên quan sẽ được nhập vào sổ theo dõi, ký tên, đóng dấu "đã chi tiền" trên chứng từ chi tiền và bảng kê các loại tiền chi trước khi được chuyển trả lại cho bộ phận kế toán.

- Trong trường hợp nhập tiền hoặc thu tiền: Bộ phận kho quỹ sẽ kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ dựa trên lệnh điều chuyển hoặc Lệnh xuất - nhập Quỹ dự trữ phát hành đã được phê duyệt bởi Giám đốc NHNN chi nhánh và các tài liệu liên quan. Sau đó, chứng từ và thông tin liên quan sẽ được nhập vào sổ theo dõi, ký tên, đóng dấu "đã thu tiền" trên chứng từ thu tiền và bảng kê các loại tiền thu trước khi được chuyển trả lại cho bộ phận kế toán.

- Các biên bản giao nhận tiền, bảng kê các loại tiền thu, và chứng từ nộp tiền do khách hàng nộp sẽ được bộ phận kế toán lập, hạch toán và lưu trữ theo quy định. Quá trình này đảm bảo rằng thông tin về các khoản thu và các giao dịch tài chính liên quan được ghi nhận đúng cách và được bảo quản một cách an toàn và tiện lợi để sử dụng cho mục đích báo cáo và kiểm toán sau này.

- Trong trường hợp nhập tiền hoặc xuất tiền để tiêu hủy: Khi nhập kho tiền để tiêu hủy, các chứng từ được chuyển đến bộ phận kho tiền Trung ương dựa trên các tài liệu như lệnh điều chuyển, biên bản giao nhận và giấy ủy quyền. Bộ phận này sẽ thực hiện quy trình nhập tiền và lập biên bản giao nhận tiền, sau đó chuyển chứng từ sang bộ phận kế toán của Hội đồng tiêu hủy. Bộ phận kế toán Hội đồng tiêu hủy sẽ lập phiếu nhập kho, hạch toán và lưu trữ chứng từ theo quy định khi tiến hành tiêu hủy tiền mặt.

Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết: Xử lý bộ chứng từ kế toán nhập, xuất tiền thuộc Quỹ dự trữ phát hành?

Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!