1. Treo bảng hiệu công ty

Căn cứ theo quy định tại khoản 4, điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Kể từ khi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu lực, bạn cần tiến hành treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở công ty. Bảng hiệu công ty cần đảm bảo các tiêu chí sau:

- Phải chứa các thông tin bao gồm: Tên công ty, Mã Số Thuế, Địa Chỉ.

- Kích thước: Đối với biển hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét (m), chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà; Đối với biển hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét (m), chiều cao tối đa là 04 mét (m) nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.

- Vị trí: tại nơi có thể nhìn rõ từ bên ngoài.

- Bảng hiệu phải được đặt xuyên suốt tại địa chỉ trụ sở kể từ khi công ty được thành lập cho đến khi công ty bạn thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở hay giải thể.

Nếu không treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp sẽ bị phạt theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP).

2. Doanh nghiệp mới cần lựa chọn loại hóa đơn sử dụng

Doanh nghiệp mới thành lập muốn lựa chọn được loại hóa đơn sử dụng thì trước hết cần phải xác định được công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp nào. Cụ thể:

- Doanh nghiệp chọn kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì sẽ sử dụng hóa đơn GTGT. Hiện tại chủ yếu là sử dụng hóa đơn điện tử.

Chú ý: Doanh nghiệp nên chọn những bên uy tín như: Viettel, VNPT, FPT, BKAV, Misa. Tuy chi phí cao hơn đôi chút nhưng đảm bảo về mặt kỹ thuật và hỗ trợ.

+ Sau khi đã có hóa đơn điện tử phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng. Vì sử dụng mà chưa thông báo phát hành hóa đơn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính

- Doanh nghiệp chọn kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng thì có 2 loại là: mua hóa đơn giấy hoặc phát hành hoá đơn điện tử. Hiện tại chủ yếu là sử dụng hoá đơn điện tử.

- Khi đã thông báo phát hành hóa đơn hoặc mua hóa đơn bán hàng của Chi cục thuế thì hàng quý doanh nghiệp phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Doanh nghiệp mới thành lập nộp báo cáo sử dụng hóa đơn theo Quý kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn).

3. Lựa chọn Chế độ kế toán và Phương pháp Khấu hao Tài sản cố định

Lựa chọn chế độ kế toán

Căn cứ theo quy định Điều 1 và Điều 2 của Luật kế toán 2015, sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì công ty phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm hoặc thuê đơn vị hành nghề để thực hiện ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, sổ sách kế toán; nộp các loại báo cáo thuế, quyết toán thuế, theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán. Trong trường hợp không bổ nhiệm kế toán trưởng công ty có thể bị phạt hành chính lên tới 20 triệu đồng (theo Điều 17 Nghị định 41/2018/NĐ-CP).

Rất nhiều công ty mới thành lập thường bỏ qua hoặc không thực sự chú tâm đến công tác này, dẫn đến phát sinh nhiều rắc rối trong các đợt thanh tra và quyết toán thuế từ các lỗ hổng của hồ sơ sổ sách kế toán.

Do vậy, song song với việc chuẩn bị các điều kiện khác, chủ doanh nghiệp cần chú trọng tìm kiếm và bổ nhiệm kế toán để hạn chế những rủi ro về tài chính trong quá trình hoạt động.

Để lựa chọn được chế độ kế toán phù hợp cần phải xác định được quy mô doanh nghiệp của mình, có như vậy khi hạch toán sổ sách kế toán mới chính xác.

- Doanh nghiệp vừa và nhỏ được sử dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC, nhưng thường sẽ chọn thông tư 133/2016/TT-BTC

- Doanh nghiệp lớn chỉ được sử dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi chế độ kế toán: Ví dụ doanh nghiệp vừa và nhỏ đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133, bây giờ muốn áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200 thì phải thông báo cho cơ quan thuế và thực hiện nhất quán trong năm tài chính.

Đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định

Nếu doanh nghiệp có tài sản cố định thì mới cần đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định nhé. Doanh nghiệp tự quyết định phương pháp trích khấu hao, thời gian trích khấu hao tài sản cố định theo quy định và thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi bắt đầu thực hiện.

Có 3 phương pháp trích khấu hao như sau:

- Phương pháp trích khấu hao theo đường thẳng (thường lựa chọn phương pháp này)

- Phương pháp trích khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh.

- Phương pháp trích khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm

4. Đăng ký và kích hoạt chữ ký số điện tử

Chữ ký số điện tử có giá trị tương đương với con dấu của doanh nghiệp, hỗ trợ việc kê khai thuế điện tử, nộp thuế điện tử, kê khai BHXH, ký hóa đơn,… Vì thế, công ty cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín để đặt mua chữ ký số và đăng ký sử dụng với Cơ quan thuế.

Chữ ký số được dùng trong các trường hợp phổ biến như:

- Ký hóa đơn điện tử

- Ký tờ khai thuế điện tử

- Ký hợp đồng điện tử

Khi đăng ký sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Bản sao hợp lệ Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật (ví dụ: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực).

5. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn

Đối với các thông tin còn thiếu trong quá trình đăng ký thành lập công ty như giấy phép con hay chứng chỉ hành nghề (đối với các mã ngành kinh doanh có điều kiện), doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thiện để tránh bị xử phạt trong trường hợp có đoàn thanh tra.

Đồng thời, đối với các loại hình công ty như công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh… phải thực hiện đúng cam kết góp vốn trong thời hạn quy định 90 ngày kể từ khi có giấy phép kinh doanh. Trường hợp sau khi thành lập, có các phát sinh không mong muốn gây ảnh hưởng đến tài chính và thời hạn cam kết góp vốn, doanh nghiệp phải thực hiện làm thủ tục điều chỉnh giảm vốn điều lệ.

5. Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký khai và nộp thuế điện tử

Hiện nay không có quy định nào bắt buộc phải doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng, tuy nhiên việc có tài khoản giao dịch online đem lại một số lợi ích, như:

- Nộp thuế mà không phải đến trực tiếp ngân hàng hoặc kho bạc;

- Thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trước đối tác và khách hàng;

- Thuận tiện trong giao dịch với khách hàng; tiết kiệm thời gian, chi phí;

- Kiểm soát, quản lý tốt việc chi tiêu cũng như vấn đề tài chính của doanh nghiệp;

+ Chứng minh hợp lệ đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên.

- Đồng thời, pháp luật doanh nghiệp hiện hành không yêu cầu doanh nghiệp thông báo số tài khoản ngân hàng cho Sở Kế hoạch - Đầu tư nữa, nhưng sau khi nhận có tài khoản ngân hàng, công ty vẫn phải điền thông tin trên Mẫu 08-MST Thông tư 105/2020/TT-BTC để bổ sung thêm thông tin đăng ký mới rồi tiến hành thông báo cho Chi cục thuế đang quản lý trực tiếp tại nơi đặt trụ sở.

Để tham khảo thêm thông tin về vấn đề này, quý khách hàng có thể tìm hiểu tại bài viết: Công ty, doanh nghiệp mới thành lập cần làm những gì năm 2023? của Luật Minh Khuê.

Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Các công việc pháp lý doanh nghiệp phải làm khi mới thành lập công ty mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!