Thành lập Công ty có cần hợp đồng thuê nhà không?

1. Có cần hợp đồng thuê nhà khi thành lập công ty?

Khi thành lập công ty thì cần chuẩn bị những giấy tờ, tài liệu theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 về đăng ký doanh nghiệp sau: 

Thứ nhất, doanh nghiệp tư nhân

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân bao gồm những giấy tờ, tài liệu sau: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân (Bản sao chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực).

Thứ hai, công ty hợp danh

Để thành lập công ty hợp danh thì người nộp chuẩn bị đầy đủ: 

(1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; 

(2) Điều lệ công ty; Danh sách thành viên;

(3) Bản sao của những giấy tờ: Bản sao các giấy tờ pháp lý của thành viên công ty là cá nhân (chứng minh nhân dân/ căn cước công dân/ hộ chiếu); Bản sao các giấy tờ pháp lý của thành viên công ty là tổ chức (quyết định thành lập công ty hoặc giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp, chứng minh nhân dân/ căn cước công dân/ hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật); Bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp công ty được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định của pháp luật.

Thứ ba, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Những giấy tờ, tài liệu khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn bao gồm: 

(1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn;

(2) Điều lệ công ty;

(3) Bản sao của những giấy tờ sau: Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân (chứng minh nhân dân/ căn cước công dân/ hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật công ty, của chủ sở hữu công ty là cá nhân); Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức (quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp đối với chủ sở hữu là tổ chức); Bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định của pháp luật.

Thứ tư, công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên

Khi tiến hành thành lập công ty cổ phần thì cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

(1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

(2) Điều lệ công ty; Danh sách thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên; Danh sách cổ đông sáng lập công ty và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần;

(3) Bản sao giấy tờ pháp lý bao gồm: Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (chứng minh nhân dân/ căn cước công dân/ hộ chiếu); Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức (giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, quyết định thành lập,...); Bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư của nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định của pháp luật.

Tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì những điều khoản quy định về hồ sơ thành lập công ty thì những giấy tờ, tài liệu cần nộp cho Sở Kế hoạch và Đầu tư không có hợp đồng cho thuê nhà. Do đó, hợp đồng cho thuê nhà không phải là những giấy tờ bắt buộc phải nộp nhưng sẽ có một số trường hợp cần phải xuất trình hợp đồng cho thuê nhà để kiểm tra, xác thực như: địa chỉ của trụ sở chính không được thể hiện một cách rõ ràng, cụ thể hay địa chỉ công ty ở tòa nhà chung cư hỗn hợp (vừa có chức năng để ở vừa có chức năng để kinh doanh) hay tòa nhà chung cư chỉ có mục đích để ở (không có chức năng để kinh doanh).

Tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, trụ sở chính của công ty đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của công ty và được xác định theo địa giới hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã quy định cởi mở hơn khi địa chỉ của trụ sở chính công ty sẽ được xác định theo địa giới hành chính mà không buộc ghi rõ: số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương như luật doanh nghiệp trước đây. Điều khoản này đã giải quyết nhiều vấn đề đối với những địa chỉ chưa được xác định rõ về số nhà, ngách, hẻm,...  nhưng cũng có những trường hợp địa chỉ ghi trên giấy đăng ký doanh nghiệp sẽ bỏ sót thông tin địa chỉ của trụ sở chính nên người nộp hồ sơ có thể phải xuất trình hợp đồng cho thuê nhà theo yêu cầu.

Giai đoạn sau khi thành lập công ty và đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì công ty sẽ gửi hợp đồng thuê nhà cho cơ quan thuế để cơ quan thuế xác định địa điểm hoạt động có thuộc quyền sử dụng hợp pháp của công ty đó không và sau này kiểm tra công ty có còn hoạt động tại địa điểm đã đăng ký hay không. Tham khảo ngay: Mẫu hợp đồng thuê nhà, cho thuê nhà mới nhất  

2. Hợp đồng cho thuê nhà nên ký vào thời điểm nào khi thành lập công ty?

Căn cứ vào khoản 1 Điều 18 Luật Doanh nghiệp năm 2020, quy định về ký kết hợp đồng trước khi đăng ký thành lập công ty như sau: Người thành lập công ty được ký hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của công ty trước và trong quá trình đăng ký thành lập công ty. 

Khi thực hiện thủ tục đăng ký công ty thì mình cần điền thông tin địa chỉ của công ty trên giấy đề nghị thành lập doanh nghiệp - một trong những giấy tờ cần nộp để đăng ký công ty. Trong trường hợp không có địa điểm để hoạt động kinh doanh thì người thành lập công ty buộc phải đi thuê địa điểm, mà việc ký hợp đồng thuê này nhằm mục đích cho việc thành lập và hoạt động công ty nên có thể ký trước hoặc trong quá trình đăng ký thành lập công ty theo khoản 1 Điều 18 Luật Doanh nghiệp năm 2020.

Và khoản 1 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định như sau: "Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo."

Do đó, việc ký kết hợp đồng cho thuê trước hay trong quá trình đăng ký thành lập công ty thì doanh nghiệp cần đảm bảo tính hợp pháp, trung thực và tính chính xác trong việc kê khai những thông tin trong hồ sơ đăng ký thành lập công ty theo quy định của pháp luật.

3. Khi mới thành lập công ty thì nên ký hợp đồng thuê hay hợp đồng mượn?

Theo khía cạnh của kế toán, khi lập hợp đồng thuê thì bên cho thuê phải đóng thuế theo quy định của pháp luật về thuế. Vì nếu cá nhân cho thuê tài sản mà phát sinh thu nhập thì phải kê khai thuế, còn nộp thuế thì xác định theo quy định Thông tư 40/2021/TT-BTC ngày 01 tháng 06 năm 2021 hướng dẫn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:

+ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống thì thuộc trường hợp không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân.

+ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng trở lên trong năm dương lịch thì phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân.

Trường hợp bên cho thuê là tổ chức kinh doanh bất động sản thì bên cho thuê sẽ xuất hóa đơn cho bên thuê. Còn hợp đồng mượn thì không phát sinh thu nhập nên bên cho thuê không phải chịu thuế.

Hợp đồng thuê nhà để làm trụ sở của công ty sẽ được đưa vào chi phí hợp lý của công ty còn hợp đồng mượn nhà thì không được đưa vào chi phí của công ty do không phát sinh chi phí.

Như vậy, hợp đồng thuê hay mượn nhà là sự thỏa thuận của bên cho thuê/ bên cho mượn và bên đi thuê/ bên đi mượn. Nếu công ty (bên đi thuê) ký hợp đồng thuê nhà thì công ty chi trả một khoản tiền cho chủ nhà (bên cho thuê) và chi phí đó được đưa vào chi phí hợp lý của công ty. Còn công ty ký hợp đồng mượn nhà thì công ty không phải trả khoản tiền nào cho chủ nhà. Chú ý rằng, việc ký hợp đồng nào thì cần xác lập trên nội dung xác thực và không nhằm mục đích trục lợi nào cả.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài "Thành lập công ty có cần hợp đồng thuê nhà không?". Nếu bạn đọc có vướng mắc nào về vấn đề này hay vấn đề pháp lý khác thì vui lòng liên hệ tới số tổng đài tư vấn pháp luật doanh nghiệp trực tuyến, gọi ngay số: 1900.6162 hoặc gửi thư qua email lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ kịp thời. Xin chân thành cảm ơn!.